nach oben
Meine Merkliste
Ihre Merklisteneinträge speichern
Wenn Sie weitere Inhalte zu Ihrer Merkliste hinzufügen möchten, melden Sie sich bitte an. Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben, registrieren Sie sich bitte im Hanser Kundencenter.

» Sie haben schon ein Benutzerkonto? Melden Sie sich bitte hier an.
» Noch kein Benutzerkonto? Registrieren Sie sich bitte hier.
Ihre Merklisten
Wenn Sie Ihre Merklisten bei Ihrem nächsten Besuch wieder verwenden möchten, melden Sie sich bitte an oder registrieren Sie sich im Hanser Kundencenter.
» Sie haben schon ein Benutzerkonto? Melden Sie sich bitte hier an.
» Noch kein Benutzerkonto? Registrieren Sie sich bitte hier.

« Zurück

Ihre Vorteile im Überblick

  • Ein Login für alle Hanser Fachportale
  • Individuelle Startseite und damit schneller Zugriff auf bevorzugte Inhalte
  • Exklusiver Zugriff auf ausgewählte Inhalte
  • Persönliche Merklisten über alle Hanser Fachportale
  • Zentrale Verwaltung Ihrer persönlichen Daten und Newsletter-Abonnements

Jetzt registrieren
Merken Gemerkt

Eine Prozesswelt für alle

Teil 22: Finden ohne Suchen!

„Für welche Prozesse sind denn Sie verantwortlich?“ fragt der externe Auditor. Herr Graf, Produktionsmitarbeiter in der Weißfertigung bei Pottbäcker, blickt sich hilfesuchend um. Der Auditor setzt nach: „Wenn Sie das Unternehmen verlassen würden, wie könnten Sie sicherstellen, dass Ihr Nachfolger alle relevanten Informationen zu seinen Aufgaben erhält?“ Eine Frage ins Herz des normenrelevanten Dokumentenmanagements.

© photo-dave – Fotolia.de

Bevor Herr Graf ins Straucheln kommt, eilt ihm Frau Macchiato elegant zu Hilfe. Gelassen ruft Sie in Pottbäckers Prozesswelt, der QM-Software des Unternehmens, das Profil des Kollegen auf und gibt ein: Meine Funktion: „Mitarbeiter, Weißfertigung“ und: „Zeige mir meine Prozesse und Dokumente“. Auf Knopfdruck werden diese gelistet.

Und im Stillen denkt sie: „Ich habe immer gesagt: Wenn Du Informationen suchst, dann musst Du halt mal selber rein in die Anwendung. Aber wie es so ist: Viele rufen mich lieber an, bevor sie in Pottbäckers Prozesswelt suchen. Da bin ich in Zukunft konsequenter und lasse sie selber nachsehen…“

In der Auswertung des Audits fasst Frau Macchiato mit einem Augenzwinkern zusammen. „ Herr Berger war zufrieden. Wir sind mit ihm aber übereingekommen, dass wir eine kleine Nachschulung machen sollten.“

Alltagstauglich und offen für alle?

Das kleine Team von Frau Macchiato reflektiert gemeinsam mit Herrn Dreher (Meister im Bereich der Produktion) und Herrn Schmidt (Leitung Personal), inwieweit das integrierte Managementsystem und seine Dokumentation von den Mitarbeitern als alltagstauglich eingestuft und wirklich benutzt wird.

„Also bei uns im administrativen Bereich wissen alle, was in unserer Prozesswelt enthalten ist und wie es zu finden ist. Über das Intranet ist der Einstieg kinderleicht. Sogar ohne mich einzuloggen habe ich dort die Übersicht über alle Prozesse und alle Dokumente. Und meine Leute wissen, dort können Sie sicher sein, immer die richtige, aktuell gültige Information zu finden. Praktisch ohne zu suchen. Das kommt gut an.“ erläutert Herr Schmidt zufrieden die Situation im Bereich Personal.

„Das mag bei Euch zutreffen, aber bei uns in der Produktion ist das nicht ganz so rosig. Ich möchte da mal lieber keine Umfrage starten, wer regelmäßig mit unserer Prozesswelt arbeitet!“ beschreibt Herr Dreher die Lage in der Produktion.

„Es gibt auch positive Überraschungen! Beim letzten internen Audit war ich bei einem Logistikmitarbeiter bei Euch im Lager und hab ihn gefragt: Wo steht denn das geschrieben, wie Ihr Euer Lager bewirtschaftet? Dann ist er an den PC gegangen und hat es mir in der Prozesswelt gezeigt.“ muntert Frau Macchiato auf.

Herr Dreher nimmt den Faden wieder auf. „Nun mal ehrlich. Dieses Erlebnis ist bisher eher die Ausnahme. Die Prozesswelt ist noch nicht wirklich bis in die Linie, bis zu demjenigen, der die Tassen produziert, vorgedrungen. Aber das ist unser Anspruch und es ist nur eine Frage der Zeit, bis wir da hinkommen. Die Voraussetzungen sind sehr gut: Die Prozesswelt ist an jedem Rechner verfügbar. In der Produktion haben wir die dortigen Prozesse und Dokumente als Links direkt auf den Arbeitsplatz-Monitoren verfügbar gemacht. Wir Meister stehen hinter der Sache, weil wir dieses Mal Einfluss darauf nehmen konnten, dass alle Inhalte so sind, wie wir es für richtig halten.“

Zusammenfassend ergänzt er: „Wir haben eine Prozesswelt für alle, aber noch nicht alle kennen sich in der großen weiten Pottbäcker-Welt aus.“

Wo ist mein Platz? Was betrifft mich?

„Wissen Sie noch, die Erst-Schulungen in meinem Bereich liefen viel besser als ich gedacht hatte.“ erinnert sich Herr Schmidt. „Ja, weil Sie bewusst die Neugierde der Mitarbeiter wecken und sie selbst entdecken lassen, was in der Prozesswelt für sie drin steckt.“ lobt Frau Macchiato und erläutert: „Zu Beginn sind alle unsicher. Sie sehen die Prozesse und die erste Frage ist: Wo ist mein Platz? Wo bin ich? Alle sind ja gewohnt, sich über Abteilungsstrukturen zu orientieren und müssen jetzt umdenken. Sie fangen an, sich langsam umzuschauen. Die meisten haben eine Idee, wenn sie anfangen zu lesen: Da könnte ich zuhause sein! Sind im ersten Ansatz interessiert und klicken sich ein bisschen durch.“

„Und lassen es dann wieder gut sein!“ wirft Herr Schmidt ein.

„Ja, aber das macht nichts, denn die Scheu vor dem System haben sie verloren und meine Haupt-Botschaft haben sie verstanden: Wenn Du was suchst, schau in Pottbäckers Prozesswelt und Du wirst es finden." erinnert Frau Macchiato.

System, gib mir die Antwort!

„Der nächste Kontakt ist in der Regel ein Anruf bei mir: „Ich brauch was“ und die darauf folgenden Fragen: „Wo ist das? Wo und wie finde ich das?“ Und weil ich ja kein Unmensch bin, gebe ich ein paar Tipps und wiederhole auch mein Mantra: „Schau in die Prozesswelt und Du wirst es finden.“ fährt Frau Macchiato fort.

„Das klappt auch bei uns ganz gut“ mischt sich Herr Dreher in das Gespräch ein. „Am beliebtesten ist das Suchfeld mit Freitextsuche. Das gibt den schnellen Treffer bei Prozessen und Dokumenten. Der Mitarbeiter freut sich, wenn er fündig wird. Das motiviert, auch weiter selbständig zu schauen und ist insgesamt viel besser als früher.“

Diese Botschaft ist noch nicht angekommen!

„Mit Personalisierung meinen Sie all die Möglichkeiten, mir ein individuelles Profil anzulegen, die Ansichten zu gestalten, mir Favoriten zu setzen, oder? Was war da eigentlich der Vorteil?“ fragt Herr Schmidt.

„Na, dass man eine persönliche Hitliste seiner Prozesse und Dokumente hat und so praktisch ohne Suchen ans Ziel kommt. Und natürlich, dass dann Nachrichten zu Änderungen Ihrer Prozesse und Dokumente direkt ins persönliche E-Mail Postfach kommen! Bequemer geht das nicht. Aber ich sehe schon, Sie haben das noch gar nicht gemacht...“ schmunzelt Frau Macciato.

Herr Schnmidt stimmt zu: „Ich finde ja auch so immer schnell, was ich suche. Aber das mit den Nachrichten überzeugt mich. Ich probier das jetzt mal aus, bevor ich es meinen Mitarbeitern noch mal ans Herz lege.“

Auch wenn es weh tut!

„Was ich gut fand“, wirft Herr Schmidt ein, „ist, dass Sie – Frau Macchiato – uns beim Gestalten der Prozesse immer zur Klarheit und zu einem gewissen Minimalismus geführt haben. Und auch jetzt aufpassen, dass das Ganze nicht wieder „wuchert“, wie unsere alte Managementystemdokumentation.“ Nur das Notwendige und nichts doppelt, ist hier die Maxime.

Frau Macchiato erinnert sich „Ja, da musste ich manchmal einschreiten. Man muss verstehen, was ein integriertes Managementsystem ist und was deshalb in der Prozesswelt abgebildet ist, dass sie der Navigator für alles im Untrnehmen ist und Zusammenhänge klärt. Aber man muss auch berücksichtigen: Es gibt tausend tolle Infos, die gehören nicht ins integrierte Managementsystem, z.B. die aktuelle Speisekarte der Kantine.“ Also nichts, was ablenkt und nichts, was nicht zum Prozessmanagement gehört!

Einen weiteren markanten Punkt bringt Herr Dreher an: „Der andere Punkt, wo Sie hart waren, war, als die Formulare und all die anderen Dokumente vom gewohnten Laufwerk genommen wurden und seitdem ausschließlich über die Prozesswelt zugänglich sind. Sie haben immer gesagt, das ist „Unterstützung“ – manchem von uns hat das vorübergehend weh getan. “

Wer sind meine internen Lieferanten und Kunden?

„Die Königklasse ist, wenn die Mitarbeiter sich mit dem Prozessfluss auseinandersetzen. Unser Modell ist richtig prozessorientiert aufgebaut. Viele Abläufe haben Beteiligte aus unterschiedlichen Abteilungen. Ein plastisches Beispiel dazu ist, dass ich in Human Ressources starte und in Finance raus komme, mit der Auszahlung unserer Gehälter. Da ist es logisch, dass viele sehen wollen, wie der ganze Prozess denn läuft und wie Ihr Arbeitsanteil eingebunden ist. Auch bei diesen Fragen kommt dann unsere Standardantwort: Das findest Du alles in der Prozesswelt! Folge einfach der übersichtlich angezeigten Verknüpfung der In- und Outputs Deiner Prozesse!“

Herr Schmidt ist beeindruckt: „Sind das die Übereifrigen, die solche Fragen stellen?“

„Nein, diese Frage kommt typischerweise, wenn im Alltag etwas nicht rund läuft. Wenn es knirscht an den Schnittstellen zwischen Abteilungen. Dann fragt sich mancher Kollege: Muss das wirklich ICH machen? Warum? Für wen ist meine Arbeit wichtig? Wer braucht mein Ergebnis und was macht er damit? Und dann ruft er an.“ stellt Frau Macchiato klar.

„Ach, ich verstehe.“ wirft Herr Schmidt ein. „Das heißt, der Musterschüler entpuppt sich als sehr bodenständig. Eigentlich wollte er gar keine Fortbildung zu Prozessmanagement von Ihnen bekommen, sondern das Thema war: Muss ich denn diese Arbeit tun?“

„Ja, Sie erinnern sich doch an unseren Dauerbrenner:

Die Mitarbeiter kommen und sagen:„Ich komme aus der Produktion: muss ich die Abweichung bearbeiten? Das macht doch Ihr in der QS!“ und wir antworten: „Leider nein! Du musst nicht nur das Problem melden, sondern auch nach der Lösung suchen. In der Prozesswelt steht es.“ bringt Herr Graf die Sache auf den Punkt.

Über Standorte hinweg

„Andere Länder andere Sitten! Aber auch andere Prozesse? Immer wenn es vor Ort keine oder nur grobe Vorgaben gibt, schauen die Kollegen aus Pottbakersfield in unserer Prozesslandschaft nach, ob sich dort nicht gute Lösungen oder Vorschläge finden. Abgucken ist keine Schande! Diese Transparenz ist absolut positiv. Sie befördert den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und die Harmonisierung. Das, was wir vom QM oder auch Sie von der Unternehmensleitung her mit Druck nie hinbekommen hätten, funktioniert jetzt von allein.“ erläutert Frau Macchiato dem Geschäftsführer Paul Pottbäcker die aktuellen Entwicklungen.

Lesen, Denken, Handeln – Verantwortung übernehmen

Einmal im Jahr lässt Maria Macchiato gemeinsam mit Paul Pottbäcker den Stand des Systems Revue passieren. Paul Pottbäcker sinniert: „Wofür machen wir uns die ganze Arbeit mit Pottbäckers Prozesswelt, also mit unserem integrierten Managementsystem? Warum ist es im Intranet in seiner Gänze offen für alle verfügbar? Warum motivieren wir, Fragen zu stellen?“

„Weil sich so bei uns allen eine innere Haltung entwickelt, die zu unserer Unternehmenskultur passt: Selbstständig denken, selbständig handeln und Verantwortung übernehmen!“ antwortet Maria Macchiato und ergänzt: „Es muss sich jeder bewusst sein, Pottbäckers Prozesswelt ist nicht Sache des QM, sondern betrifft alle. Es kommt wirklich jeder vor, alle Bereiche des Unternehmens. Jeder ist auf seine Art wichtig für das Ganze. Wir berühren so nicht nur die fachliche Seite der Mitarbeiter, wir bekommen ein anderes Bewusstsein!“

Das überzeugt Paul Pottbäcker. Frau Macchiato ergänzt: „Und diese hochgesteckten Ziele erreichen wir mit Einfachheit und Klarheit. Im Betrieb machen sich schon alle über mich lustig, aber ich stehe zu meiner Grundeinstellung zu unserm integrierten Managementsystem:

  • „Halt es einfach!
  • Jeder kann lesen!
  • Etwas Selbstständigkeit schadet nicht!
  • Und so kompliziert ist das System nicht, wenn man mal die Scheu davor verloren hat!“

Autor
Johann Chocholka ist Head of Quality bei Magna Steyr Fuel Systems

Informationen zum Beitrag
Weiterführende Information
  • Prozessorientiertes QM-System für KMU

    Ein Unternehmen auf dem Weg zur Prozessorientierung

    Lesen Sie in dieser Expertenserie, wie ein fiktives mittelständisches Unternehmen Schritt für Schritt ein prozessorientiertes integriertes Managementsystem aufbaut.   mehr

Weitere Informationen

Ein Gemeinschaftsprojekt von


Über das Projekt "Pottbäcker"

Autoren und Partner

N5-Prozessmodell

Klicken Sie sich jetzt durch das interaktive Prozessmodell!

Zum Prozessmodell

Das könnte Sie auch interessieren

„5 Jahre Pottbäcker“

Kostenloser E-Book Download

mehr


„Sturm in der Kaffeetasse“

Pottbäcker & Partner bereitet sich auf die Normenrevision vor

mehr


„English Coffee“

Pottbäcker – auf dem Weg zum prozessorientierten Unternehmen

mehr