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Autozulieferer wird Teil der Pottbäcker Gruppe

Pottbäcker & Partner ist bekannt als Hersteller hochwertiger Porzellanwaren und als Prozessexperte. Nach einer Zertifizierung gemäß ISO 9001:2015 und der Fusion mit einem Automobilzulieferer steht nun die nächste Herausforderung an: die Zertifizierung nach Automotive Standard IATF 16949 und die Gestaltung einer einheitlichen Prozesslandschaft für die gesamte Pottbäcker Gruppe.

Die Kombination hochwertigen Porzellans und Automobil blieb bis dato nur einigen wenigen Kunden von britischen Luxuslimousinen vorbehalten. Doch nun muss sich auch Paul Pottbäcker damit auseinandersetzen. Klingt absurd? Ist aber rasch erklärt.

Vera Pottbäcker, die Tochter des Firmenpatriarchs Paul Pottbäcker, lernte während ihres Maschinenbaustudiums fernab des elterlichen Betriebs und der Heimat, Anton Lorenz kennen und lieben. Wie der Zufall es wollte, war dieser der Juniorchef eines Zulieferbetriebs für Antriebskomponenten mit relativ wenig Kapitalkraft. Zur persönlichen kam nun also die wirtschaftliche Allianz, und Pottbäcker & Partner wurde Mehrheitsanteilseigner der Lorenz + Sohn GmbH. Pottbäcker Automotive war geboren!

Zunächst galt es, die neue Unternehmensstruktur festzulegen und auch die Verantwortlichkeiten (Prozess- und Durchführung) zu klären. Die Leitung der neuen Unternehmensgruppe wird von Paul Pottbäcker, Tochter und Schwiegersohn übernommen. Die zwei Geschäftsbereiche der Pottbäcker Firmengruppe sollen zukünftig sowohl selbstständig als auch gemeinsam am Markt agieren. Die Herstellung hochwertiger Porzellanwaren soll dabei weiterhin ein wesentlicher Erfolgsfaktor bleiben.

Maria Macchiato, die sich im bisherigen Firmenverbund für das Managementsystem bei Pottbäcker und Partner verantwortlich zeigte, soll als Qualitätsbeauftragte des Gesamtkonzerns die zwei Welten auch in den internen Abläufen miteinander harmonisieren und verbinden. Ziel ist es, die Organisationsprozesse der jeweiligen Unternehmen unter einem Dach zu bündeln, zu optimieren, Redundanzen abzubauen und Synergiepotentiale nachhaltig zu nutzen. Diese Maßnahmen sollen dazu beitragen, die Dachgesellschaft zukunftsfähig zu gestalten.

IATF 16949 ist für Autozulieferer verpflichtend

Da der Seniorchef in seinem bisherigen Firmenkonstrukt ausnahmslos gute Erfahrungen mit dem Referenzdokument ISO 9001:2015 machen konnte, beschließt er kurzerhand mit Pottbäcker Automotive, bis dato nach ISO/TS 16949 zertifiziert, ebenfalls eine Zertifizierung nach IATF 16949 anzustreben. Hierzu bestellt er sich auf dem Portal des VDA QMC ein Schriftstück mit dem vielsagenden Titel: „IATF16949:2016 – Qualitätsmanagementsystem-Standard der Automobilindustrie“. Wenige Tage später hält er 58 Seiten, gespickt mit 104 Ergänzungen, und die Abschnitte zu den Neuerungen in der ISO 9001:2015 in seinen Händen. Als ihm während eines Mittagessens von seinem Schwiegersohn, der seit seiner Kindheit mit ‚Pottbäcker Automotive’ und den Eigenheiten der Automobilindustrie vertraut ist, dann auch noch beiläufig mitgeteilt wurde, dass es zu den Anhängen noch weiterführende Anhänge gibt, wie die der regionalen Verbände AIAG, ANFIA, FIEV, SMMT oder VDA, beschließt er

kurzerhand, sich den Nachmittag frei zu nehmen. Während der Lektüre schweift er mit seinen Gedanken ab…

Ihm war durchaus klar, dass er sich in einer gänzlich neuen Geschäftswelt mit völlig anderen Regeln bewegt. Bisher konnte man den Risiken des Marktes bei Pottbäcker mit einer klaren, innovativen und kundenorientierten Preis- und Produktpolitik sowie mit einem optimierten und zertifizierten Organisationsprozess begegnen.

Doch hier befindet er sich in einer Dimension, deren Ausmaß ihm nicht bewusst war: allein das weltweite Lieferantenumfeld der Unternehmen, die nach ISO/TS 16949 zertifiziert sind, zählt annähernd 60000 Produktionsstandorte. Zwar beträgt der Wertschöpfungsanteil der gesamten Zulieferindustrie durchschnittlich 75 % an einem Fahrzeug, jedoch erscheint das Potential neue Kunden zu gewinnen eher übersichtlich.

Die Automobilindustrie befindet sich inmitten eines gewaltigen Transformationsprozesses mit weitreichenden und tiefgreifenden Veränderungen: Elektrifizierte Antriebe, autonomes Fahren sowie vernetzte Automobile sind mit Chancen und Risiken verbunden. Die sich rasant ändernden Kundenanforderungen, kurzfristige Gesetzesänderungen, sowie Markteintritte neuer und bisher branchenfremder Wettbewerber werden veränderte Produkte mit einer erhöhten Innovationsgeschwindigkeit, angepassten Geschäftsmodellen und neuen Prozesslandschaften erfordern.

„Ein Grund sich damit intensiver zu beschäftigen“, denkt sich Paul Pottbäcker.

Als Teil dieser Wachstumsbranche unterliegt Pottbäcker & Partner nun mehr denn je den Schwankungen des Markts. Bereits kleinste Änderungen der Wachstumsprognosen, bzw. Wachstumsraten, welche aus geopolitischen Unsicherheiten, volatilen Devisen- und Rohstoffmärkten oder der außerplanmäßigen Entwicklung einzelner Regionen oder Staaten resultieren, können kurzfristige und nicht unerhebliche Nachfrage - Veränderungen zur Folge haben

Erschwerend kommt hinzu, dass neben den üblichen volkswirtschaftlichen Risiken, wie Weltwirtschaftslage, Beschaffungs-, Produktions-, Qualitäts- und Personalrisiken, zukünftig auch spezifische Markt- und Branchenrisiken berücksichtigt werden müssen.

Mit diesen Gedanken im Kopf döst der Senior-Chef Stunden später in der langsam untergehenden Sonne ein.

Eine Prozesslandschaft wird gestaltet

Einige Tage später sitzt er voller Tatendrang im Büro und bespricht sich mit Frau Macchiato. Die zentrale Herausforderung bei der Anbindung von „Pottbäcker Automotive“ wird es sein, eine neue Prozesslandschaft zu gestalten, die sowohl dem bisherigen Firmenkonstrukt, als auch der neuen Tochtergesellschaft gerecht wird. Ähnlich wie vor einigen Jahren bei der Fusion von Pottbäcker & Partner mit Potbakersfield in England müssen die Prozesse zweier Standorte unter einem Dach gebündelt und in einem Prozessmodell zusammengeführt werden. Diesmal wird es allerdings nicht ausreichen, eine Prozesslandkarte mit den bis dahin erarbeiteten Gruppenstandards und Vorschlägen für lokale Prozesse zu liefern.

Die Leistungsfähigkeit der einzelnen Unternehmen, inklusive der daraus resultierenden Stärken und Schwächen, als auch die externen Einflussfaktoren, sollen hierbei explizit berücksichtigt werden. Für die Umsetzungsplanung des doch recht komplex erscheinenden Themas beschließt Paul Pottbäcker, eigens hierfür ein Abendessen mit seinem Schwiegersohn anzuberaumen.

An einem regnerischen Freitagabend treffen sich er und sein Schwiegersohn Anton, um sich mit den dringlichsten Themen bei der Gestaltung der neuen Gruppe auseinanderzusetzen. Diese sind neben der Klärung der Führungsverantwortung auch die Festlegung der gemeinsamen und der branchenspezifischen Strategien, der Umgang mit Mitarbeitern und Ressourcen und vor allem die Strukturierung der Prozesse.

Nachdem über dieses und jenes geplauscht wurde, über mögliche Führungsfunktionen diskutiert und diverse Zukunftsszenarien durchgespielt, beschloss man sich zuerst der Gestaltung einer neuen Prozesslandschaft zu widmen.

Paul Pottbäcker: „Wie sieht bei Euch eigentlich die Dokumentation des
Managementsystems aus?“

Anton Lorenz: “Ganz normal. Für die Dokumente nutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem & die Prozesse werden in einem Flowchart dargestellt.“

Paul Pottbäcker: „Wie bitte? Ihr habt keine Softwarelösung, die Euch unterstützt?“

Anton Lorenz: „Wir haben alles was wir für eine Zertifizierung bzw. Rezertifizierung brauchen, und um uns die Audits zu erleichtern. Wozu also Geld für Software ausgeben?“

„Genau so habe ich das eine ganze Zeit lang selbst gesehen“, denkt sich Pottbäcker Senior, während Anton Lorenz noch damit beschäftigt ist, die Dokumentation seines aktuellen Managementsystems auf einer Serviette zu skizzieren.

Kurzzeitig überlegt sich der Senior, ob er nicht noch nachfragen soll, wie sich das mit dem Auffinden von relevanten Inhalten verhält, und ob der Aktualitätsgrad nicht ein Problem darstellt. Ob er vielleicht etwas zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, geringerem Dokumentationsaufwand, optimaler Nutzung von
Synergien, Bündelung der bestehenden Ressourcen, transparenten Organisationsstrukturen und dergleichen sagen soll. Aber angesichts der gelassenen Miene seines von seinem System überzeugten Schwiegersohnes erscheint ihm das müßig. Anton Lorenz scheint von seinem klassischen Dokumentenmanagementsystem überzeugt und der Wille, daran etwas zu ändern, nur bedingt vorhanden.

Software für prozessorientierte, integrierte Managementsysteme

Um Anton einen Einblick in die bestehende Prozesslandschaft zu ermöglichen und ihm gleichzeitig die Vorteile einer managementorientierten Softwarelösung zu zeigen, lädt der Senior seinen Schwiegersohn zu einem Treffen mit der Qualitätsbeauftragten Maria Macchiato und einem externen Berater ein, mit dem Pottbäcker seit der Einführung seines ersten Managementsystems zusammenarbeitet.

„Hallo, die Herren!“, begrüßt Frau Macchiato die Wartenden. „Darf ich vorstellen: Herr Karius, unser Berater, der uns schon bei der Gestaltung der aktuellen Prozesslandschaft für Potbakersfield in England unterstützend zur Seite stand.“

Gemeinsam mit ihm wollen sie einen Blick in die bereits bestehende Prozesslandschaft werfen. Und sie hoffen, Anton Lorenz von der Softwarelösung zu überzeugen.

Nun übernimmt Josef Karius: „Zur Vorbereitung auf dieses Treffen hatte mir Frau Macchiato schon einen Einblick in die bestehenden Prozessstrukturen von Pottbäcker Automotive gewährt. Fachlich ist die bisherige Form der Prozessdarstellung nicht zu beanstanden. Allerdings möchte ich darauf hinweisen, dass das Finden und Wiederfinden von aktuellen Inhalten und Dokumenten zu den fundamentalen Anforderungen eines jeden Managementsystems gehören sollte. Da sehe ich bei Ihnen Herr Lorenz doch erheblichen Nachholbedarf!“

Außerdem weist Karius auf ein paar Punkte hin, die zu den Grundsätzen zeitgemäßen Qualitätsmanagements gehören:
- PDCA-orientierter Ansatz
- Prozessorientierung
- Chancen- und Risikobetrachtung
- Regelung von Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortung
- Akzeptanz und Aktualität

Um das verständlicher zu machen, und die Unterschiede und den Mehrwert zu veranschaulichen, werfen sie gemeinsam einen Blick in die unterschiedlichen Dokumentationen der Managementsysteme.

Karius erklärt: „Wo ihre aktuelle Dokumentation endet, werden bei uns noch wichtige Zusatzinformationen in das System eingespeist, die ein effizientes Benutzen der angelegten Prozesse und Dokumente erst ermöglicht. Ohne diese Daten ist eine Durchdringung der Vorgänge im Unternehmen nicht möglich.

Unsere Software hat für alles einen Platz. Alles hängt mit Allem zusammen. Organisationseinheiten, Rollen, Personen, Kennzahlen, Forderungskataloge, Prozesse, Audit-Feststellungen, Ursachen und Maßnahmen.

Nehmen Sie als Beispiel einen normalen Beschaffungsprozess. Die Dokumentation dieses Prozesses ist eine Sache. Aber erst die stetige Analyse von Risiken und daraus abgeleitete Maßnahmen, verbunden mit Angabe von Kennzahlen, oder die Verknüpfung in externe Prozesse sorgen für die angestrebte Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern. Und somit für einen stets aktuellen Prozess.“

Kurz herrscht Stille am Tisch. Dann nickt Anton Lorenz langsam. „Ich glaube, ich fange an, zu verstehen. Können wir das bitte mal ausführlicher besprechen?“

Erfahren Sie in Teil 3, wie die einzelnen Unternehmen der neuen Gruppe verschmelzen, Frau Macchiato mit Hilfe eines externen Beraters eine Prozesslandschaft für die gesamte Unternehmensgruppe modelliert und Anton Lorenz Lorenz ein Fan von Pottbäckers webbasierter Softwarelösung für prozessorientierte integrierte Managementsysteme wird.

Jörg Nienaber
T 0711 995961-02
joerg.nienaber@n5-solutions.de

Weiterführende Information
  • Pottbäcker Automotive

    Wie Pottbäcker zum Automobilzulieferer wird und IATF 16949 anstrebt

    In diesem Q-Fiction begleiten Sie Pottbäcker Automotive, einen fiktiven Zulieferer von Antriebskomponenten. Seine Kunden aus der Autoindustrie fordern ein IATF-zertifiziertes QM-System und so muss sich der Mittelständler an diesen wichtigen Qualitätsstandard anpassen. Der Clou: Jeder Teil dieser Serie wurde von Q-Experten realer Unternehmen verfasst.   mehr

Pottbäcker - Q-Fiction

In diesem Q-Fiction begleiten Sie Pottbäcker Automotive, einen fiktiven Zulieferer von Antriebskomponenten. Seine Kunden aus der Autoindustrie fordern ein IATF-zertifiziertes QM-System und so muss sich der Mittelständler an diesen wichtigen Qualitätsstandard anpassen.

Zur Übersicht der Beiträge


Von Experten für Experten: In diesem Special zeigen wir Ihnen anhand der fiktiven Firma Pottbäcker, wie Sie ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem einführen.

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