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PizzBlitz - Teil 2

Ordnung muss sein, aber wie bringt man Ordnung rein?

Luisa und Marius haben nun die ersten Schritte in Sachen Selbstständigkeit hinter sich und wagen sich an die nächsten Herausforderungen heran. Eine Dokumentationsstruktur muss entwickelt und die Basisstruktur aufgebaut werden. Zudem braucht es eine Grundlage, um die Mitarbeiter in das lebende System einzubinden, ohne sie zu überfordern oder sie auf dem Weg zum lebenden QM-System zu verlieren.

Um den reibungslosen Praxiseinsatz zu ermöglichen, müssen zu Beginn schon Berechtigungen und passende Abläufe berücksichtigt bzw. erstellt werden. Im ersten Schritt wird also das Gerüst für eine effiziente Dokumentation der Unternehmensvorgänge aufgebaut. Dabei betrachten sie die typischen Problemstellungen bzgl. Strukturaufbau und Aufgabenverteilung und überlegen welche Darstellung die besten Ergebnisse erzielt.

Luisa: „So, dann lass uns mal beginnen“
Marius: „Ok, womit fangen wir an?“
Luisa: „Na mit der Dokumentation. Rezepte, Anleitungen, Anweisungen, Informationen usw. Das alles brauchen wir.“
Marius: „Gut. Ich geh mal rum und sammle die Rezepte usw. ein. Dann haben wir alles und können sie in die Dokumentation übertragen“
Luisa: „Wir müssen aber dazu noch einiges bedenken. Es sollte ordentlich ablaufen, sonst müssen wir alles doppelt und dreifach machen!“
Marius: „Kleine Geister brauchen Ordnung, ein Genie beherrscht das Chaos!“
Luisa: „Ein jedes Ding an seinem Ort, erspart viel Zeit und böse Wort.“

Diese Runde geht an Luisa. Was bleibt ist die Frage, wie sie die Dokumentation, den Lebenszyklus der Dokumente und deren Sichtbarkeit aufbauen sollen:

  • soll die Dokumentation zentral oder dezentral aufgebaut werden?
  • Ist jeder für seinen Bereich zuständig, oder wird alles über das QM geregelt?
  • Werden Mitarbeiter im Aufbau der Struktur und im Verfassen der Dokumente eingebunden? Wenn ja, in welche Dokumente, wie und wann?
  • Wie erreichen wir, dass jeder Mitarbeiter das System und den Aufbau versteht?
  • Darf jeder alles sehen, oder nur die für ihn relevanten Bereiche?
  • Wie finden die Mitarbeiter die für sie gültigen Dokumente, Prozesse usw.
  • Sollen alle Kapitel und Dokumente in eine Dokumentation, oder für jeden Bereich eine eigene?
  • Entlang der Prozesse des Unternehmens?
  • Entlang des Organigramms?
  • Entlang der Normkapitel?
  • Wie werden die Freigabeworkflows und Reviews gestaltet?
  • Soll jeder alles sehen dürfen? Oder nur, was für ihn relevant ist?

Wie macht die Dokumentation überhaupt Sinn?

Während Marius alle bestehenden Rezepte, Anweisungen usw. besorgt, setzt sich Luisa mit der QM-Beauftragten Franca Farina zusammen. Gemeinsam erstellen sie eine simple Pro/Contra-Liste zum Thema Dokumentation.

Alle Kapitel und Dokumente in einer Dokumentation?

+ Die Mitarbeiter werden nicht mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Dokumentationen überfordert.

- Eine Dokumentation wird schnell voll und unübersichtlich.

Zentraler Aufbau

+ Durch die zentrale Steuerung ist sichergestellt, dass die Struktur einheitlich und dadurch vergleichbar ist.

- Die Vorgaben passen evtl. nicht zu den Strukturen der Abteilungen, weshalb ein einheitliches Schema nur bedingt möglich ist.

Dezentraler Aufbau

+ Durch den höheren Freiheitsgrad der Verantwortlichen, kann jede Abteilung, bzw. jeder Verantwortungsbereich seine Inhalte eigenständig definieren. Dies führt normalerweise zu einer höheren Motivation.

- Da zentrale Vorgaben nicht, oder nur teilweise möglich sind, entstehen unterschiedliche Strukturen. Dadurch leidet der einheitliche Aufbau.

Alles über das Qualitätsmanagement?

+ Alles einheitlich

- Die Mitarbeiter sind kaum, oder gar nicht beteiligt, weshalb das Knowhow nicht den Weg in die Dokumentation findet. Das ist ein großer Motivationskiller und das Wissen der Organisation geht auf Dauer verloren.

Entlang der Prozesse?

+ Die Orientierung an den Prozessen zeigt, wie sehr das Unternehmen Hand in Hand funktioniert.

- Viele Mitarbeiter denken noch in Hierarchien und sind mit reiner Prozessorientierung überfordert. Dadurch sinkt evtl. die Akzeptanz des Systems.

Entlang der Abteilungen?

+ Jeder Mitarbeiter weiß, wo er arbeitet und sucht dort nach den benötigten Dokumenten und Informationen.

- Übergreifende Dokumente finden nicht direkt in den Abteilungen ihren Platz und müssten ggf. in die Abteilungsordner kopiert werden. Aber Kopien sind schwer zu handeln. Wenn sich an den Originaldokumenten etwas ändert, werden diese Änderungen nicht weitergegeben. Durch die reine Abteilungsorientierung wird das Abteilungsdenken gefördert.

Entlang der ISO 9001?

+ Man hat eine Kontrolle, ob die Qualitätsnorm ISO 9001 abgedeckt ist.

- Damit stellt man Auditoren und den Geschäftsführer zufrieden. Allerdings ist es schwierig, Mitarbeiter dafür zu begeistern. Wichtiger ist es, den Normen, Anforderungen und Richtlinien einen festen Platz einzuräumen. Sie sollten in der Beschreibung der Prozesse aufgehen und in einen Bezug zu den Dokumenten gebracht werden.

Luisa und Franca finden, dass sich ihr System beinahe als eierlegende Wollmilchsau entpuppt. Viele der Anforderungen, die sich in einer klassischen Ordnerstruktur nur schwer lösen lassen, sind darstellbar. Hierzu zählen z. B.

  • Das Verknüpfen von Dokumenten mit anderen Kapiteln. Dadurch entfällt das fragile Kopieren und der damit einhergehende Pflegeaufwand.
  • Um Wildwuchs in der Dokumentengestaltung zu vermeiden, können Layout-Vorlagen angelegt werden. Diese werden zentral erstellt und können dezentral mit Leben gefüllt werden. Daraus ergibt sich die ideale Mischung aus zentralem und dezentralem Dokumentationsaufbau.
  • Aus einem Lenkungsworkflow mit den Schritten erstellen, prüfen und freigeben wird eine Aufgabenliste erstellt. In dieser Liste ist ersichtlich, was bis wann zu erledigen ist. Per E-Mail werden Verantwortliche über Aufgaben informiert.
  • Änderungen in der Personalstruktur, wie Kündigungen, Abteilungswechsel usw. können über die Gruppenzugehörigkeit komfortabel verwaltet werden. Sie werden zentral gepflegt und auf die Dokumente übertragen. Ein Eingriff in die einzelnen Dokumente ist nicht notwendig.
  • Dokumente, Normen und Prozesse können in Verbindung gebracht werden. Dadurch erübrigt sich die Frage, aus welcher Sicht die Dokumentation aufgebaut wird, da alle Ansprüche und Wünsche berücksichtigt werden können.

Ziel sollte dabei immer sein, die Mitarbeiter nicht abzuhängen, Entlastung durch Vorgaben, Berechtigungen und Standards, um Änderungen komfortabel durchführen zu können und den Pflegeaufwand gering zu halten.
Oder - was jeder QMB kennt. Betroffene sollen zu Beteiligten werden, Qualiopfer zu Qualitätern.

Eine Marschroute wird entwickelt

Nach der Diskussion der einzelnen Punkte entschließen sie sich zu folgendem Vorgehen:

  • Start mit einer Dokumentation.
  • Es wird einen allgemeingültigen Bereich geben mit Neuigkeiten, Organigrammen usw.
  • Es wird unter „Abteilungsspezifisch“ Kapitel für die einzelnen Abteilungen geben.
  • In den Kapiteln gibt es eine nahezu einheitliche Struktur, bestehend aus: Allgemeinen Informationen zur Abteilung, Prozessbeschreibungen, Formularen, Weiteren wichtigen Dokumenten und Kapiteln für die Abteilung.
  • Jeder darf alles Lesen.
  • Inhalte bearbeiten dürfen nur berechtigte Gruppen.
  • Für die Bearbeitung werden Workflow-Vorlagen erstellt, die den kompletten Lebenszyklus der Dokumente berücksichtigen.
  • Wo sinnvoll, werden die Workflows in den einzelnen Kapiteln und darin enthaltenen Dokumenten angepasst.

Die Basisstruktur ist schnell aufgebaut. Schließlich kennen Luisa und Franca PizzBlitz mittlerweile in- und auswendig. Nachdem der „Mutterordner“ erstellt ist, wird er einfach für jeden Bereich kopiert und dort hingeschoben, wo er vom Ablauf her seinen Platz hat.

Die Verwaltung der Berechtigungen und das Erstellen der Workflowvorlagen muss gut durchdacht sein. Hiermit steht und fällt die Akzeptanz des Systems.

Darf der Mitarbeiter zu wenig, bekommt alles nur vorgesetzt und darf nicht selbst mitgestalten verliert er das Interesse. Wird er nonstop mit E-Mails aus den Workflows bombardiert, steigt ihm das System schnell über den Kopf.

Wie wird der Papierkram elektronisch?

Nachdem Luisa und Franca diese Themen besprochen und im System aufgebaut haben, erscheint Marius freudestrahlend mit einem Kleinbus voller Papier. Er hat sämtliche Dokumente, Rezepte, Regelungen, Verfahrensanweisungen usw. eingesammelt und mitgebracht.

Damit ist die nächste Aufgabe klar: Alles muss in die neue Struktur übertragen werden. Glücklicherweise gibt es auch noch eine Festplatte, auf der sich der Papierhaufen in digitaler Form befindet.

Autor

Patrick Miller ist bei der Bitworks GmbH im Vertrieb und Produktmanagement beschäftigt. Er war mehrere Jahre Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) und interner Auditor, bevor es ihn in die QM-Softwarebranche zog. Seine Schwerpunkte als QMB waren: KVP, Organisationsentwicklung und Reklamationsmanagement.

Weiterführende Information
  • PizzBlitz - Teil 1

    Keep calm and make a Pizza

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

  • PizzBlitz - Teil 3

    Einer wie alle, alle wie Einer!

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

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Pizzblitz - Q-Fiction

Die Serie "PizzBlitz - Management mit System" beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen Sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.

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