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PizzBlitz - Teil 5

Informationen müssen zum richtigen Empfänger

Werfen wir einen Blick auf die letzten Monate bei PizzBlitz: Was fand das Team um Luisa und Marius vor? Wie gingen Sie mit den Herausforderungen um? Was läuft gut, was kann noch verbessert werden? Was ist Pflicht, was Kür? Wie sieht die Kür konkret aus? Was kommt als nächstes?

Anlass für den Rückblick ist die Beschwerde von Klaus Schuster. Er bemängelt, dass seit der Einführung der Software alles nicht mehr so ist, wie es früher einmal war. Lassen Sie uns dieser Kritik mit einem etwas ironischen Zweizeiler begegnen:

Wäre früher alles gewesen, wie es hätte sein sollen,
wären wir nie auf die Idee gekommen, eine Software zu wollen.


Schlicht und ergreifend ist das der Grund für die Einführung einer Software. Sicherlich bedeutet die Einführung oder Ablösung einer Software immer einen nicht unerheblichen Aufwand. Das System muss verstanden werden. Überzeugungsarbeit bei Vorgesetzten und Kollegen ist nötig. Gewohnte Abläufe werden begutachtet und ggf. optimiert. Für sämtliche interessierte Parteien muss die Software einen Vorteil bieten.

Nach der Durststrecke (sind wir ehrlich – in manchen Projekten kann man sogar vom Tal der Tränen sprechen), sollte sich aber zeitnah ein Aha-Effekt und eine Verbesserung einstellen. Nörgler müssen auf jeden Fall ernst genommen werden, diese sollten aber die absolute Ausnahme sein.

Von der chaotischen Ausgangssituation bis zur vorbildlichen Dokumentation, sind einige Schritte nötig. In einem gut geplanten Projekt werden jedoch keine Ressourcen verschleudert.

Schauen wir uns an, was das PizzBlitz-Team bisher getan hat, um allen Mitarbeitern das zu liefern was benötigt wird. Hierzu werfen wir einen Blick auf den „Projektkreis zur Einführung der Dokumentation“.

Projektkreis zur Einführung der Dokumentation

Es geht nur mit Struktur!

Früher: Luisa und Marius haben das maximale Chaos vorgefunden. Eine übersichtliche Struktur und klare Regelungen - Fehlanzeige.

Jeder Mitarbeiter hat im Arbeitsalltag einfach alles so gemacht wie er es wollte und wie er es für richtig hielt. Die einen haben fast nichts getan, andere sind deutlich übers Ziel hinausgeschossen. Manche Rezepte gab es 14mal, mache Rezepte wurden rein aus dem Gedächtnis gekocht. Von Führung keine Spur!

Heute: Über die Anlage von Gruppen und die Vergabe von Rechten wurde hier Klarheit geschaffen. Auch die nächsten Punkte tragen zur Struktur bei.

Die Arbeit fließt durch Workflows

Früher: Ein Prozedere zur offiziellen Freigabe von Dokumenten gab es nicht.

Heute: Hier wurden alle Möglichkeiten genutzt und Standard-Workflows erstellt, die auch die Mitarbeiter einbinden. Zudem muss sich niemand mehr Gedanken über die Archivierung alter und die Versionierung neuer Dokumente machen.

Nicht verzagen dank Vorlagen!

Früher: Es gab kein einheitliches Design. Sämtliche Dokumente sahen unterschiedlich aus. Von 80er Jahre Rimini, bis zu gehobenster Livestyle Gastronomie war alles optisch vertreten. Eine klare Struktur war kaum erkennbar.

Heute: Durch Inhaltsvorlagen wurden die Dokumente in ein einheitliches Erscheinungsbild gebracht. Durch Druckvorlagen wurden den Dokumenten wichtige Informationen mitgegeben und es erfolgte eine Trennung von lenkungsrelevanten Inhalten und dem Rahmen um das Dokument mit Logo, Lenkungsinformationen usw. in der Druckvorlage.

Import oder fort?

Was tun mit der aktuellen Dokumentation? Die unterschiedlichen Importvarianten wurden abgewogen. Die Entscheidung fiel auf einen kompletten Neuaufbau.

Und jetzt – was kommt zuletzt?

Wenn wir uns den oben abgebildeten Projektkreis anschauen sehen wir, dass noch ein Schritt fehlt: Die Inhaltsverteilung.

Wie kommen die Dokumente und Informationen zu den Mitarbeitern?

Lenkung oder Nutzung?

Dokumente werden nachvollziehbar erstellt, geprüft, freigegeben und zum Review geführt. Kommentare helfen das System kontinuierlich zu verbessern und binden die Kollegschaft aktiv ein.

Die Mitarbeiter finden was sie suchen und können sich sämtliche Informationen, Beschreibungen und Anleitungen aus dem System ziehen. Dabei helfen ihnen unter anderem die flexible Suche und die Funktion, sich interessante Dokumente als Favoriten zu setzen, die dann im eigenen Infocenter angezeigt werden.

Pflicht erfüllt – alles gut?

Das hängt davon ab, mit welcher Motivation Sie an den Aufbau der Dokumentation gehen. Wenn Sie sich mit der oben beschriebenen Situation zufriedengeben, haben Sie alles erfüllt was Sie sich gewünscht haben. Ist Ihr Anspruch, dass das System oft genutzt und als liebgewonnene Hilfe für den Arbeitsalltag gelebt wird, kommen wir von der Pflicht zur Kür.

Kür – werden die Möglichkeiten voll ausgeschöpft?

Zunächst wurden alle Möglichkeiten eingeführt, um den kompletten Lebenszyklus der Dokumente abzubilden und jedem Mitarbeiter alle Dokumente zur Verfügung zu stellen. Im nächsten Schritt geht es jetzt darum die Nutzerfreundlichkeit und Komplexität, die sich nicht nach Schema F abbilden lässt, im System umzusetzen.

Individuelle Ansichten möglich

Listen können Grundlagen für Statistiken bilden, diverse Filter oder benutzerdefinierte Felder können eingebaut werden. Wenn gewünscht, werden die Listen in Excel überführt und können dort weiterbearbeitet werden. Mit Listen kommen Mitarbeiter schnell an das gewünschte Ziel.

Ein Dokument reicht aus

Dokumente werden nicht doppelt gepflegt, sondern einfach in andere Bereiche verknüpft. Es werden also keine Dubletten und Redundanzen erzeugt. Ein Dokument wird an einer Stelle gepflegt und an einer beliebig anderen, an der es benötigt wird, zur Verfügung gestellt.
Sollte es an unterschiedlichen Standorten unterschiedliche Logos geben, so kann das auch über Verknüpfungen gelöst werden. Der Inhalt wird einmal erstellt und in die Dokumentation des anderen Standorts verknüpft, in dem das entsprechende Logo in der Druckvorlage eingebaut ist. Vorteil: Identischer Dokumenteninhalt, unterschiedliches Erscheinungsbild, einmalige Lenkung.

Nicht jeder soll alles sehen!

Zugriffs- und Leseberechtigungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter nur das sehen, was für sie von Bedeutung ist. Das führt zu zwei positiven Effekten.

1. Das System wird nicht überfrachtet, da Kapitel, Dokumente und Verknüpfungen nur dann erscheinen, wenn der Leser die Berechtigung hat. So bleibt das System schlank, weil sich die Komplexität im Hintergrund abspielt.
2. Sämtliche Dokumente können Ihren Platz im System finden. Es muss also keine „Schattendokumentation“ mit brisanten Inhalten gepflegt werden. Keine Berechtigung – kein Zugriff.

Überall angekommen?

Mit Lesebestätigungen wird sichergestellt, dass das Dokument von allen Mitarbeitern gelesen wird, für die es relevant ist.

Nicht aufgeben!

Sämtliche Aufgaben und Informationen können zentral gefunden werden. Jeder Mitarbeiter hat automatisch ein persönlich zugeschnittenes Infocenter mit einer individuellen Übersicht.

Ist das alles?

Für alle, die sich jetzt fragen, ob das tatsächlich alles ist lautet die Antwort: JA. Pfefferspray Halsbänder die automatisch auslösen, wenn das Lesen nicht bestätigt wird oder explodierende Magensonden, die hoch gehen, wenn ein Mitarbeiter den Workflow nicht weiterführt, wären wahrscheinlich technisch umsetzbar, sind aber aus menschenrechtlicher Sicht extrem fragwürdig und zum Glück verboten.

Ab hier hilft nur Kultur!

Ab hier geht es weiter mit der eigenen Unternehmenskultur, der Akzeptanz und dem Nutzen des Managementsystems für die interessierten Parteien. Dies gilt übrigens auch für Managementsysteme ohne Software.

Ob und wie ein System genutzt wird, liegt an der Führung, der Unternehmenskultur und den Mitarbeitern.
Hier einige Klassiker:

- Der Geschäftsführer möchte einfach nur ein Zertifikat an der Wand und findet das ganze QM Zeug überflüssig. Kostet ja nur Geld und bringt nichts?! Suchen Sie sich einen neuen Job!

- Haben Sie bisher sieben Ordner im Regal der Abteilung Q stehen, in dem das Managementhandbuch verstaubt? Dann verstaubt auch jede Softwarelösung.

- Setzt bei Ihnen die Prä-Audit-Panik ein? Sie rennen wie ein Berserker durch das Unternehmen und briefen noch einmal alle Interviewpartner, was sie dem Auditor sagen dürfen und was nicht? Hier besteht noch Hoffnung, vielleicht liegt es ja daran, dass die Befragten einfach nicht wissen wo was zu finden ist, oder an der einen oder anderen Dokumentationslücke?

- Gibt es in Ihrem Unternehmen Kaffeemaschinengespräche geschätzter Kollegen mit dem ungefähren Wortlaut: „Ich kann ja nichts richtig machen, weil mir keiner sagt wie ich was machen soll“. Die Hoffnung wächst. Ihre Mitarbeiter fordern ein Managementsystem. Holen Sie sie ab und binden sie ein!

- Haben alle den Post-Audit-Kater? Abweichungen eingefangen, Anleitungen fehlen, Regelungen sind nicht bekannt? Jeder will den Adrenalinschub nutzen und die Hinweise motiviert umsetzen, aber Sie wissen nicht wie? Los geht’s. Bauen Sie ein empfängerorientiertes Managementsystem auf.

Tal-der-Tränen-Pyramide zur Verbesserung des QM-Systems

Mitarbeiterorientierung und Effektivität auf die Spitze getrieben

Jetzt wird es richtig komfortabel für die Anwender. Bedingungsloser Zielgruppenfokus und Mobilität stehen im Vordergrund.

Basis der Portale ist die Dokumentation. Was in der Dokumentation zu finden ist, kann in ein Portal übernommen werden. Dabei können sie individuell für jede Zielgruppe zugeschnitten werden und bieten eine reduzierte, empfängerorientierte Darstellung.

Gestalterisch liegt hier der Fokus darauf, eine gewohnte Umgebung für den Nutzer zu schaffen. Ziel ist es, das zur Verfügung zu stellen, was benötigt wird, ohne dass sich der Anwender in der Softwareoberfläche bewegen muss.

Sämtliche Köche können sich hier z. B. die Rezepte abholen, finden aber auch mit einem Klick den Urlaubsantrag.

Go Quality!

Egal wie Sie das Managementsystem aufbauen und führen. Suchen Sie nach dem Sinn und durchbrechen Sie die „Tal der Tränen Pyramide“. Gehen Sie den Weg, den Luisa und Marius gegangen sind. Machen Sie sich grundlegende Gedanken über den Aufbau Ihres Systems. Finden Sie Mitstreiter für die „Qte Sache“. Ob Sie eine Software nutzen oder nicht, berücksichtigen Sie die Zielgruppen. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten.

Das PizzBlitz-Team hat bis hierhin alles getan, um die Mitarbeiter zufriedenzustellen. Der kleine Rückblick hat gezeigt, dass schon viel erreicht wurde. In wenigen Monaten wurde PizzBlitz vom beinahe bankrotten Chaosladen zu einem vorbildlich geführten Unternehmen. Unverbesserliche Querschläger gibt es immer. Durchhalten und ein dickes Fell zahlen sich aber auf jeden Fall aus.

Wie genau sich der Aufwand und das Durchhaltevermögen gelohnt hat, werden wir sehen. Denn genau in dem Moment, als das PizzBlitz-Team beim Mittagessen zusammen sitzt, unterbricht ein Ausruf von Marius die gefräßige Stille:
„Audits!“ - Schweigen und fragende Blicke.
„Wir haben eine Menge Energie in den Aufbau gesteckt. Jetzt will ich wissen, ob sich der ganze Aufwand auch gelohnt hat. Und wie macht man das?“
„Mit einem Audit natürlich“, antwortet Franca.

Nachdem der Bereich Dokumentation nun angeschlossen ist, steht fest wohin der QM-Wind das PizzBlitz-Schiff treibt.

Patrick Miller
patrick.miller@bitworks.net

Weiterführende Information
  • PizzBlitz - Teil 1

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  • PizzBlitz - Teil 2

    Ordnung muss sein, aber wie bringt man Ordnung rein?

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

  • PizzBlitz - Teil 3

    Einer wie alle, alle wie Einer!

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

  • PizzBlitz - Teil 4

    Dokumentation wird zum Leben erweckt

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

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Pizzblitz - Q-Fiction

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