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PizzBlitz - Teil 3

Einer wie alle, alle wie Einer!

Marius und Luisa stellen fest, dass es allein mit dem Anlegen der Dokumente und der Schaffung einer übersichtlichen Struktur des Unternehmens noch lange nicht getan ist. Anhand von Rezepten wird die Vorgehensweise bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen verdeutlicht. Neben den Möglichkeiten der Inhaltserstellung müssen sich Marius und Luisa auch mit den Details des Prüf- und Freigabeprozesses befassen. Dabei kommt auch dem QMB eine entscheidende Rolle zu.

Der riesige Papierhaufen, den Marius im Hof abgeladen hat, gibt Luisa, Marius und Franca eine ungefähre Vorstellung davon, was sie auf der Festplatte mit der bisherigen Dokumentation erwartet. Der Traum eines strukturierten Dokumentenaufbaus ist erstmalausgeträumt.

Doch eins nach dem anderen. Zuerst bereiten die drei für die komplette Zentrale leckeres Stockbrot zu. Für das Brot verwenden Sie den eigenen Pizzateig, für das Feuer den Papierhaufen im Hof.

Nachdem die Bäuche voll sind und der Hof leer widmen sie sich der Festplatte.

Was Sie vorfinden, ist das Chaos auf dem Hof in digitaler Form. Es gibt zwar eine grobe Ordnerstruktur, Ordner für die Abteilungen gibt es jedoch an unterschiedlichen Stellen mehrmals.

Die Inhalte der Abteilungsordner weisen gravierende Unterschiede auf.

Natürlich sind auch die Speisekarten - trotz Vorgabe - alle unterschiedlich, viel zu groß und unübersichtlich. Jeder Pizzabäcker hatte sich selbst verwirklicht und so sind im Laufe der Zeit etwa 40 Pizzen mit allen Eventualitäten auf die einzelnen Karten gewandert. Insgesamt gibt es bei PizzBlitz zu diesem Zeitpunkt 52 verschiedene Pizzen.

Natürlich gleicht kein Rezept dem anderen, weil jeder seines für das Beste hält und dieses unter unterschiedlichsten Bezeichnungen x-fach abgespeichert hat. Allein das Rezept für DEN EINEN PizzBlitz Pizzateig gibt es viermal. Da tummeln sich Bezeichnungen wie „Pizzateig_Basis.docx“, „Teig.docx“, „Pizzagrundlage.doc" und „Pizzateig.xlsx“.

Wer wann welches Rezept erstellt und abgesegnet hat, ist nicht nachvollziehbar und schon gar nicht, welches Rezept nun das aktuell gültige sein soll.

Gestalterisch haben die Rezepte noch einiges Potenzial. Ab und zu hat sich ein Bild hinein verirrt. Ein Rezept für eine Pizza Margherita liest sich wie eine 14-seitige philosophische Abhandlung über das Pizzabacken an sich. Ein anderes besteht aus einer Zutatenliste in Tabellenform.

Es gibt keinen klaren Anfang, keinen klaren Schluss.Prozesse und Abläufe sind sehr dürftig beschrieben, wenn überhaupt. Über Angaben zu Haltbarkeit von Soßen und Küchenhygiene etc. fehlt jede Spur.

Da ist es nicht verwunderlich, dass es massive Qualitätsunterschiede gibt. Ordnung und System müssen dringend hergestellt werden. Trotz möglicher Befindlichkeiten seitens der Autoren müssen viele Beschreibungen einfach weg.

Da das 14-seitige Margherita-Rezept eher sperrig zu lesen war , suchen Luisa, Franca und Marius nach einer schnell verständlichen Lösung. Ruck-zuck landen sie bei einer neuen Darstellung.

Eine Arbeitsanweisung wird geboren

Bei einem systematischen Ablauf machen Bilder Sinn. Ein paar davon erklären mehr als 14 Seiten Prosa. Dazu erklärender kurzer Text, der genau das beschreibt was auf dem Bild zu sehen ist und zusätzliche ergänzende Informationen bereitstellt, reicht aus.

Zu Beginn des Rezepts sollte eine Zutatenliste und die notwendigen Vorarbeiten stehen, zum Schluss wieder ein fixer Bereich mit Informationen für die nächsten Schritte wie Servieren und Ausliefern – und fertig ist das einheitliche Rezept.

Der eigentliche Arbeitsablauf kann dann in eine schlichte Tabelle mit Bild und Schritt für Schritt Erklärung gepackt werden

Um das Rezept schnell zu erstellen und fixe Informationen nicht wieder und wieder aufschreiben, oder kopieren zu müssen, lohnt es sich eine Vorlage zu erstellen.

Diese Vorlage beinhaltet feste Bereiche, die immer wiederkehren, so dass sich Ersteller und Leser nicht jedes Mal komplett neu im Rezept, bzw. in der Anweisung zurechtfinden müssen. In diesen festen Bereichen sind gleichbleibende Abläufe, wie z. B. die Reinigung des Arbeitsbereichs und die Bereitstellung benötigter Gerätschaften bereits formuliert.

In die Vorlage müssen also nur noch Zutaten, abweichende Vorarbeiten und Details zur Zubereitung eingearbeitet werden. Schon fertig! Das ging schnell. Aber damit ist nur sichergestellt, dass die Rezepte zukünftig gleich aussehen. Dem vorgefundenen Chaos ist damit keinerlei Einhalt geboten. Ein Prüfung- und Freigabeprozess muss her.

So einfach kann eine Vorlage gestaltet werden.

Aus der Vorlage entsteht ruck-zuck ein schönes Rezept.

Wunschkonzert mit offenem Ohr

Franca bespricht mit dem Produktionsleiter Salvatore Salicce mögliche Ursachen der aktuellen Probleme. Sofort hat er einige Schwachstellen parat.
Er nutzt die Gelegenheit, sein Herz auszuschütten und einige Wünsche zu platzieren. Franca muss nur aufmerksam zuhören.

Salvatore: "Ein großes Problem war, dass jeder sein eigenes Süppchen gekocht hat. Ich bin ein absolut freiheitsliebender Mensch, aber bei uns gab es extremen Wildwuchs. Etwas Ordnung tut uns gut.Wir konnten beispielsweise nicht regeln wer Rezeptideen einreichen und weitergeben darf. Jede Filiale hat selbst bestimmt was wie zubereitet wird. Wenn es neue Rezepte oder Abläufe gab, haben das die Mitarbeiter eigentlich nie mitbekommen. Dasselbe bei neuen Zutaten. Wir haben die Restaurantleiter angerufen und alle Informationen per Mail geschickt, trotzdem hat jeder das gemacht was er wollte. Wenn man die Mitarbeiter gefragt hat, hatte keiner eine Ahnung, weil nichts bis zu ihnen durchgedrungen ist.“

Franca ergänzt: „Toll wäre es, wenn jeder Mitarbeiter seine Ideen einreichen könnte. Hier und da höre ich, dass einige Mitarbeiter Rezepte haben, für die sie Ihre Hand ins Feuer legen würden, da sie so lecker sind. Diese sollten wir wirklich ernst nehmen. Regelmäßig höre ich, dass wir Betroffene zu Beteiligten machen wollen. Hier sollten wir mit offenen Ohren auf alle Köche zugehen.

Ich müsste dann auf jeden Fall einmal aus der technischen Sicht drauf schauen und parallel brauchen wir jemand, der prüft, ob die Idee zu PizzBlitz passt. Ganz zum Schluss muss jemand aus der Geschäftsführung das Rezept absegnen.

Wenn wir jetzt noch in den Griff bekommen, dass geänderte Rezepte da landen wo sie hingehören und die Mitarbeiter in der Küche ihr okay geben, dass sie das Rezept gelesen haben, wäre das eine riesen Chaosprävention.“

Salvatore knüpft daran an: „Eine geniale Erleichterung wäre es, wenn die Kollegen nicht die kompletten Rezepte ausdrucken und nebeneinanderlegen müssten, um Änderungen zu finden. Sie müssten viel eher drüber stolpern.

Stichwort ausdrucken: Nach wie vor gibt es Kollegen, die sich die Rezepte gerne ausdrucken und an den Arbeitsplatz legen."

Franca: "Danke für Deine offenen Worte. Ein ganz schönes Päckchen, dasDu mir mit gibst. Alles was Du gesagt hast, macht aus meiner Sicht absolut Sinn. Ich würde sogar noch weiter gehen und jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit die Möglichkeit bieten, Kommentare zu Abläufen, Rezepten usw. selbst zu verfassen. Die können dann von uns bewertet und kommentiert werden.

Gute Ideen könnten wir mit einer Prämie belohnen. Dadurch entsteht das, was man kollaboratives Arbeiten nennt. Jeder ist an der Verbesserung beteiligt, gibt sein Wissen weiter und kann sich aktiv im Unternehmen einbringen."

Vom Wunschkonzert zur Zukunftsmusik

Nun setzt sich Franca mit Luisa und Marius zusammen. Salvatore hat wichtigen Input geliefert. Alle drei sind sich schnell einig, dass er absolut Recht hat. Deshalb wird ein „kollaborativer“ Workflow aufgesetzt: Jeder Mitarbeiter aus der Gruppe „Mitarbeiter Produktion“ erhält das Recht, ein Rezept zu verfassen. Nachdem eine neue Version angelegt wurde, bedient er sich der Vorlage und ergänzt das Dokument um seine Idee. Der Vorschlag geht dann zur Prüfung an Salvatore und parallel an die Gruppen Leitung Marketing und das Management. Mit diesen Prüfschritten wird sichergestellt, dass das Rezept umsetzbar ist und der PizzBlitz-Philosophie entspricht.

Workflow-Wunsch-Vorlage. In der Gruppe zum Workflowschritt „Rezept Verfassen“ findet sich jeder Mitarbeiter der Produktion.

Kontinuierliche Verbesserung inklusive

Durchgehend kollaborativ wird es, wenn sich jeder aus dem Team einbringen kann. So hat ein weiterer Produktionsmitarbeiter, Hans Wolpert, eine interessante Variante des Rezepts entdeckt und das aktuelle Rezept kommentiert.

Nun gibt es mehrere Möglichkeiten. Es kann ein neues Rezept, also eine neue Version, erstellt werden, Der Vorschlag kann mit Begründung abgelehnt werden, oder der Vorschlag wird für einen späteren Zeitpunkt aufbewahrt.

Der Vorschlag von Hans wird dankbar angenommen und eine neue Version wird erstellt. Das Rezept durchläuft den Workflow und nach der Freigabe werden alle zugeordneten Mitarbeiter informiert. Diese müssen nur noch den Versionsvergleich aufrufen und sehen, was sich am Rezept geändert hat

So werden die Rezepte, also die Qualität und die Leistung von PizzBlitz kontinuierlich verbessert und die Mitarbeiter freuen sich, dass sie ernst genommen werden.

Am Dokument erscheint jetzt ein Hinweis zu einem Kommentar. Außerdem wird eine Information gesendet, dass ein Kommentar abgegeben wurde.

So sieht das neue Rezept aus.

Hier sieht der Mitarbeiter auf einen Blick, was sich geändert hat.

Ordnung aus dem Chaos

Nachdem die Grundlage geschaffen wurde, alle Mitarbeiter einzubeziehen, bleibt jetzt noch eine Frage offen: Was machen mit dem alten Chaos? Der Papierhaufen ist verbrannt, aber was passiert mit dem digitalenSchrott?

Franca stellt einige Möglichkeiten zur Diskussion:

  • Variante 1: 1:1 Übernahme der Dokumentation im aktuellen Zustand.
  • Variante 2: Übernahme der Dokumentation nach Überarbeitung der aktuellen Struktur.
  • Variante 3: Kompletter Neuaufbau.
  • Variante 4: Eine Kombination der Varianten 2 und 3. Je nach Notwendigkeit

Das PizzBlitz-Team entschließt sich zu einem kompletten Neuaufbau. Alte Dokumente werden gesichtet, aber nicht übernommen, sondern neu erstellt. Die Festplatte wandert also nach der Sichtung und dem Abgleich, dass nichts übersehen wurde, ins „Archiv“.

Marius lehnt sich zufrieden neben der neu eingerichteten Feuerstelle zurück. Endlich kann er das Leben genießen, weil alles flüssig läuft.

Da kommt Luisa an und sagt, dass sie auf der Festplatte nicht nur Rezepte, sondern auch Prozessbeschreibungen usw. gefunden hat. Eine Pizzeria besteht wohl nicht nur aus Pizza, Pasta und Salaten, sondern es gibt noch deutlich mehr zutun.

Und wieder ist das PizzBlitz-Team um Luisa, Marius und Franca gefordert. Die nächste Phase des Projekts wird sich also rund um das Thema „Prozesse“ drehen.

Weiterführende Information
  • PizzBlitz - Teil 1

    Keep calm and make a Pizza

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

  • PizzBlitz - Teil 2

    Ordnung muss sein, aber wie bringt man Ordnung rein?

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

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E-Mail: info <AT> bitworks.net



Pizzblitz - Q-Fiction

Die Serie "PizzBlitz - Management mit System" beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen Sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.

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