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PizzBlitz - Teil 1

Keep calm and make a Pizza

Marius Minestrone und Luisa Lattuga sind beste Freunde. Beide sind jung, erfolgreich im Beruf, zufrieden mit der familiären Situation und trotzdem unglücklich. Seit einiger Zeit stellen sie sich regelmäßig die Frage, ob es nicht noch mehr gibt. Der Job als Entwicklungs-Ingenieur bei einem globalen Maschinenbauer und als Leiterin der Organisationsentwicklung in einem Klinikum füllen sie aus, aber wo bleibt die Selbstverwirklichung?

Die beiden lassen in Ihrer Lieblings-Pizzeria die Gedanken kreisen. Marius und Luisa wollen etwas Greifbares schaffen. Für ihre künftigen Produkte soll es einen großen Markt geben und einen Wettbewerb, gegen den man sich durchsetzen muss. Sie wollen es ja besser machen als die anderen. Das Unternehmen muss Potenzial für Wachstum haben.

Der Inhaber von Pizza Bruciato verfolgt ihr Gespräch und schlägt vor, dass Marius und Luisa seine kleine Pizzakette mit fünf Pizzerien inklusive Lieferservice übernehmen können. Er möchte nach Mallorca auswandern und dort eine Boutique oder einen Würstchengrill aufmachen.

Lambruscogeschwängert wird kurzerhand das OK gegeben und auf einer Serviette die Vision 1.0 festgehalten:

  • alles frisch
  • sehr hohe Kundenzufriedenheit
  • schnell geliefert

Marius und Luisa schlagen ein, „Pizza Bruciato“ wird umfirmiert in „PizzBlitz“. Nach einer kurzen Renovierungspause öffnet die Pizzakette wieder. Marius und Luisa schweben auf Wolke Sieben, denn nun sind sie ihre eigenen Chefs. Die Angestellten von Pizza Bruciato werden komplett übernommen, so dass der Betrieb reibungslos weitergeführt werden kann.

Neueröffnung mit Startschwierigkeiten

Die Neueröffnung stößt auf großes Interesse und so gibt es ab dem ersten Tag immer viel zu tun. Da Marius und Luisa schnell eröffnen wollten, haben sie einfach alles vom Vorgänger übernommen. Und so wird sehr viel händisch und auf Zuruf erledigt, was regelmäßig zu Missverständnissen, Fehlern und Beschwerden führt, die dann schnell ausgebügelt werden müssen. Es mangelt an klaren Regelungen, Zuständigkeiten, Anleitungen.

Sogar die Rezepte sind eher improvisiert und werden in jeder Pizzeria an den verschiedenen Standorten selbst verwaltet. Die Karte ist zu umfangreich. Jeder Koch macht sein eigenes Ding, wodurch die Qualität der Speisen durchaus schwankt. Die Leiter und Mitarbeiter der einzelnen Pizzerien kennen meistens nicht einmal ihre Kollegen in den anderen Filialen. Von "Wir sind ein Team" keine Spur.

Es ist zwar alles da, aber die Mitarbeiter finden nichts. Dadurch steigt die permanente Belastung aufgrund fehlender Strukturen. Nach einigen Wochen stehen Chefin und Chef kurz vor dem Kollaps. Ist der Traum bereits ausgeträumt? Ist es nicht möglich dieses Unternehmen effizient zu führen? Da Marius und Luisa nicht aufgeben wollen, fassen sie einen konsequenten Entschluss: Notbremse und Neuaufbau.

Eine neue Strategie muss her. Langfristige große Ziele. Konzentration auf Kernkompetenzen. Professionelle Führung mit professionellen Mitarbeitern. Beide gehen in die Analyse der bisherigen Mängel und stellen fest:

  • Es mangelt an klaren Regelungen im Bezug auf Abläufe, Rezepte, Qualität und Verantwortlichkeiten.
  • Dokumente sind unvollständig, oder weichen inhaltlich von den Dokumenten in anderen Filialen ab.
  • Mitarbeiter müssen schneller finden, was sie suchen. Dabei dürfen sie nicht überfrachtet werden.
  • Zuständigkeiten müssen klar geregelt werden.
  • Die Karte muss reduziert werden.

Eine Software soll helfen

Da beide in Ihrer beruflichen Laufbahn sehr gute Erfahrungen mit softwaregestützten Managementsystemen gemacht haben, entscheiden sie sich für eine Softwarelösung zur Unterstützung der Organisation. Diese soll helfen, PizzBlitz zu organisieren, jedem Mitarbeiter die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu bieten und Anforderungen von Kunden, Gesetzgebern und weiteren Interessenten zu erfüllen.

Kernkompetenz sollen Pizza, Pasta und Salate sein. Natürlich alles Bio und soweit möglich selbst produziert. Bewährte wie außergewöhnliche Rezepte und alles in bester Qualität. Die Vision 2.0 wird entsprechend angepasst:

  • Alles 100 Prozent Bio
  • schneller und besser als vom Kunden gewohnt
  • Konzentration auf Kernkompetenzen
  • höchste Kundenzufriedenheit
  • außergewöhnlicher, lustiger, aber professioneller Auftritt
  • Unternehmensführung auf Basis der Qualitätsnorm ISO 9001 (spätere Zertifizierung nicht ausgeschlossen)
  • wenig Auswahl, aber nur das Beste
  • Die unterschiedlichen Standorte sollen komfortabel zu handeln sein
  • Individualisierung wo möglich, Zentralisierung wo nötig. Einheitliche Rezepte, zentraler Einkauf, nach Wachstum zentrale Produktion usw.

Nach einer Pro-Contra-Evaluierung von mehreren Anbietern fällt die Entscheidung für einen Softwareanbieter

Alles beginnt mit der Dokumentation

Da der Betrieb weiterläuft, entscheiden sich die beiden mit der Dokumentation zu starten. Hier werden einheitliche Rezepte und Regelungen zu finden sein. Große Schwachpunkte waren die unordentlichen Strukturen, die unübersichtliche Dokumentenflut und die Vielzahl an Dokumenten, auf die jeder zugreifen konnte, die aber niemand gefunden hat. Dafür müssen zunächst die entsprechenden Grundlagen geschaffen werden:

Organigramm

  • Wer sind unsere Mitarbeiter?
  • Wo arbeiten diese?

Gruppen / Rechte

  • Welche Rollen haben sie inne
  • Welche Verantwortlichkeiten sind ihnen zugeordnet?

Unternehmensstruktur

  • Wo sind die Filialen
  • Was für Inventar wird nach der Umstrukturierung benötigt?

Mission

  • Was tun wir, was wollen wir und wie können wir es erreichen?

Eine Organisation entsteht

Aufbauend auf dem vorhandenen Organigramm machen sich die beiden Gedanken über die Strukturierung der Mitarbeiter. Wichtig für sie ist, dass Mitarbeiterwechsel an nur einer Stelle verwaltet werden. Deswegen werden für jede Abteilung und jeden Standort zwei Gruppen definiert: Leitung und Mitarbeiter. Diesen werden dann die entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet und die Gruppen im Organigramm hinterlegt. Durch diesen Schritt muss nur der Gruppenbezug des Mitarbeiters geändert werden und das Organigramm passt sich entsprechend an.

Zum Beispiel in der Abteilung Einkauf: Hier werden die Gruppen „Leitung Einkauf“ und „Mitarbeiter Einkauf“ angelegt und die Mitarbeiter wie folgt zugeordnet:

Leitung Einkauf

  • Matteo Mozzarella

Mitarbeiter Einkauf

  • Gabriele Winkler
  • Torsten Schröder
  • Maike Rose

Die Gruppe „Leitung Einkauf“ wird im Organigramm als Verantwortliche des Bereichs Einkauf zugeordnet und die Gruppe „Mitarbeiter Einkauf“ als Mitarbeiter. Mit Hilfe der Gruppen werden dann die Berechtigungen (lesender und schreibender Zugriff) auf Dokumente, Informationen und Rezepte vergeben.

Anschließend werden Übergruppen erstellt, die alle Leitungsmitarbeiter und Mitarbeiter beinhalten. Über diese werden die möglichen Funktionsrechte in der Software gesteuert und Zugriffe auf übergreifende Dokumente, die allen Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Zu guter Letzt ordnet man die Gruppen den jeweiligen Aufgaben zu. Dies kann z.B. das Thema des Verfassens oder Freigebens eines Dokuments beinhalten sowie die Verantwortlichkeit für Maßnahmen und vieles mehr.

Die Struktur für das weitere Vorgehen steht und Verantwortlichkeiten können jederzeit verändert werden. Jetzt nehmen sich Luisa und Marius die Erstellung und Verteilung von Dokumenten wie Rezepte, Prozessbeschreibungen usw. vor. Aber auch hier stoßen sie auf zahlreiche Herausforderungen und finden neue Lösungsansätze.

Autor

Patrick Miller ist bei der Bitworks GmbH im Vertrieb und Produktmanagement beschäftigt. Er war mehrere Jahre Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) und interner Auditor, bevor es ihn in die QM-Softwarebranche zog. Seine Schwerpunkt als QMB waren: KVP, Organisationsentwicklung und Reklamationsmanagement.

Weiterführende Information
  • PizzBlitz - Teil 2

    Ordnung muss sein, aber wie bringt man Ordnung rein?

    Die Serie „PizzBlitz - Management mit System“ beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.   mehr

  • PizzBlitz - Teil 3

    Einer wie alle, alle wie Einer!

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E-Mail: info <AT> bitworks.net



Pizzblitz - Q-Fiction

Die Serie "PizzBlitz - Management mit System" beschreibt die Geschichte der Freunde Marius und Luisa, die sich entschließen, eine Pizzeria zu übernehmen, zu führen und zu optimieren. Dabei stoßen Sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen: Dokumentation, Prozesse, Mitarbeiter, Standorte, Qualität, Kunden und Lieferanten.

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