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18.01.2019

Planung ist einfach alles!

Die Taskforce„QMS-für-alle“ trifft erste Entscheidungen (Teil 2)

„Ich muss ganz neue Prozesse hier im Hause aufbauen und vermutlich noch mehrfach überarbeiten, bis wirklich alles in der Drehwurm Akademie rund läuft – hier könnten wir doch sinnvoll ansetzen und uns gegenseitig unterstützen!“, schlägt die künftige Akademieleiterin Beate Weiher der kleinen Runde bei ihrem ersten Abstimmungstreffen für die Neugestaltung der Drehwurm-Prozesswelt vor. Qualitätsmanager Georg Blume hatte zusammen mit seiner jungen Kollegin Sybil Deniz ein Meeting einberufen.

Der IT-Verantwortliche Jakob Riehm, der sich in der vorangegangenen Mitarbeiterbefragung besonders interessiert gezeigt hatte, bei der Softwareauswahl eingebunden zu sein, war ebenfalls Teil der Runde. Allen weiteren Kolleginnen und Kollegen, die ihre Bereitschaft signalisiert hatten, bei der Initiative der QM-Abteilung mitzuwirken, hatte Georg Blume versprochen, sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und, wo möglich, zusätzlich einzubinden.

Im ersten Treffen der Taskforce„QMS-für-alle“, wie sie sich scherzhaft getauft hatten, sollte nun der Plan für das weitere Vorgehen so konkretisiert werden, dass er reif zur Abstimmung mit der Geschäftsführung war. Sybil Deniz schlägt eine Software auf Wiki-Basis vor, auf die Sie bei Ihrer Recherche gestoßen war. Dieses System ermöglichte allen Nutzern, jedes Dokument direkt selbst zu bearbeiten – allerdings abgesichert durch einen Freigabeworkflow und die lückenlose Historie aller Änderungen.

„Mit einer Expertensoftware, die nur einzelnen Personen ermöglicht, Prozesse und Arbeitsanweisungen zu bearbeiten, würden wir am Ende wieder dabei herauskommen, dass nur Herr Blume die Dokumente aktualisiert“, erläutert sie. Ein zusätzlicher Vorteil der Software ist die integrierte Suchmaschine, die den Volltext aller Wiki-Seiten und außerdem alle angehängten Dokumente, wie Formulare und Vorlagen, durchsuchbar macht. „Wie unser eigenes Google! So erfüllen wir auch den Wunsch der Kolleginnen und Kollegen, die Prozessbeschreibungen und anderen Vorgabedokumente leicht auffindbar zu machen.“ Jakob Riehm will prüfen, ob eine Installation auf den eigenen Servern oder die Variante in der Cloud das Richtige für die Drehwurm GmbH sei.

Veränderungen müssen klar kommuniziert werden

Das Team formuliert auf Anregung von Beate Weiher außerdem einen Ansatz für die interne Kommunikation. Sie hatte sich im Zuge ihrer neuen Aufgabe, bei Drehwurm einen Dienstleistungsbereich – die Drehwurm Akademie - aufzubauen, auch mit Change-Management befasst. „Die Kolleginnen und Kollegen haben ja schon an Ihrer Umfrage gemerkt, dass etwas im Gange ist – jetzt müssen wir dafür sorgen, dass der Flurfunk nicht in die falsche Richtung schwingt und Ängste und Befürchtungen schürt. Sobald wir das ‚Go‘ haben, sollte Herr Schwarz in seiner Funktion als Geschäftsführer die Belegschaft informieren, dass wir unser Managementsystem neu aufbauen. Die konkreten Informationen zum Zeitplan und den Aufgaben und Änderungen, die auf die verschiedenen Gruppen zukommen, sollten wir dann immer zeitnah nachsetzen“, führt Beate Weiher ihre Überlegungen aus.

Um die benötigten Ressourcen freigeben zu lassen, vereinbart Georg Blume ein Meeting mit seinem Geschäftsführer Oliver Schwarz. Dieser ist zwar ein veränderungsbereiter, aber dennoch strikt an Kosten und Nutzen ausgerichteter Geschäftsführer. Deshalb beinhaltet die kurze Vorstellung des bestehenden Plans nicht nur eine Vorstellung der Software, der benötigten Personalressourcen und der voraussichtlichen Kosten, sondern auch der Risiken und Chancen für die Produktivität und die Kultur bei Drehwurm.

Die oberste Leitung muss unbedingt dahinter stehen

Jetzt hat der Chef doch Bedenken: „Herr Blume, Sie postulieren hier die Beteiligung aller Kolleginnen und Kollegen am Managementsystem. Wie genau soll das denn aussehen? Ich will auf keinen Fall, dass das Tagesgeschäft vernachlässigt wird, wenn meine Werker zukünftig mehr über Prozessdokumentation nachdenken als über Schrauben. Außerdem sind unsere Abläufe doch kein Wunschkonzert. Wir können das Unternehmen nicht demokratisch führen!“

Die kritische Haltung seines Chefs Schwarz überrascht Georg Blume. Im letzten Führungskräftemeeting schien die Stimmung einer Neugestaltung des QM-Systems gegenüber doch recht positiv zu sein! Jetzt heißt es Ruhe bewahren, denkt er sich und erläutert Oliver Schwarz die Vorüberlegungen aus dem Projektteam: „Wir wollen die Prozesse ja nicht regelmäßig umstricken, sondern aktuell halten und, wo nötig, verbessern! Und wer könnte dort besseren Input liefern als die Kolleginnen und Kollegen, die das Know-How aus den täglichen Abläufen haben? Verantwortlich für die Freigabe der Prozesse sollen aber nach wie vor die Personen sein, die tatsächlich die Verantwortung tragen.“ Oliver Schwarz ist damit noch nicht komplett überzeugt: „Und Sie halten ein Wiki für den richtigen Ansatz? Wir sind nun mal ein Schraubenhersteller und keine Software-Schmiede. Unsere Leute sind mit dem Computer nicht vertraut.“

Aber Georg Blume hält dagegen: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben doch alle ein Smartphone und sind auf Google, Facebook und Wikipedia unterwegs. Für die grundlegende Arbeit mit unserem neuen Managementsystem werden nicht viel mehr Kenntnisse erforderlich sein. Wichtig ist natürlich trotzdem, Berührungsängste durch Schulungen zu nehmen und weitere Angebote zur Unterstützung zu machen.“ Vor dem Hintergrund dieser Diskussion wurde deutlich, dass noch weiterer Abstimmungsbedarf zu den Zielen der Umstellung bestand. Georg Blume schlägt deshalb vor, einen Zielworkshop zu organisieren, um gemeinsam zu definieren, was durch die Einführung eines neuen, interaktiven Managementsystems erreicht werden sollte.

Ein Zielworkshop soll Klarheit schaffen

Sybil Deniz erklärt sich bereit, den Zielworkshop zu moderieren. Außer Oliver Schwarz nehmen die weiteren Mitglieder des Projektteams sowie der stellvertretende Geschäftsführer und Vertriebsleiter Marco Camaro am Workshop teil. Georg Blume nimmt sich vor, die Rückmeldungen aus der Mitarbeiterumfrage in die Zieldefinition einfließen zu lassen – als Fürsprecher der Belegschaft. Getrennt nach Erreichungs- und Vermeidungszielen beschreiben die Workshop-Teilnehmer die kurz- und langfristigen Eckpunkte des Projekts.

Dabei wird immer wieder diskutiert:

  • Was bedeutet eigentlich „Alle machen mit“?
  • Sind auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Produktion und aus Bereichen, die bisher nicht für Audits relevant waren, gemeint?
  • Soll das System in der täglichen Arbeit oder nur ab und zu genutzt werden?
  • Können wir zugunsten der Beteiligung der Mitarbeiter ein wenig von der gewohnten Struktur abweichen?
  • Wie soll der Umgang der Führungskräfte mit dem interaktiven Managementsystem sein?
  • Wie transparent wollen und können wir sein?

Diese Frage ist besonders Marco Camaro wichtig, der schon häufig beklagt hatte, dass manche Abteilungen mehr auf Abteilungsdenken und Geheimniskrämerei als auf das offene Teilen von Wissen setzten. „Wie oft kam es schon vor, dass die eine Hand nicht weiß, was die andere tut!“ Beate Weiher stimmt ihm zu: „Für mich ist es kaum möglich, neue Abläufe im Haus zu etablieren, wenn ich gar nicht sicher sagen kann, worauf ich aufbaue! Die bestehende Dokumentation gibt da leider wenig Hilfestellung.“

Natürlich wird auch das Rezertifizierungsaudit, das in sieben Monaten wieder ins Haus steht, als Ziel genannt. Aber darüber hinaus definiert die Runde noch einige weitere Ziele:

  • Aktuelle Prozesse als Bezugspunkt für die tägliche Arbeit und als echte Hilfestellung für Einarbeitung und Vertretung.
  • Die Erleichterung der teamübergreifenden Kommunikation.
  • Das Aufdecken von tatsächlichen Optimierungs- und Einsparpotentialen, die nicht nur in der Theorie, sondern in den tatsächlich stattfindenden Abläufen funktionieren können.
  • Die Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ohne die ein solches Vorhaben nicht funktionieren kann.

„Wir sollten auch die Inhalte des neuen Managementsystems überdenken. Manchmal interessieren sich die Kolleginnen und Kollegen eben mehr dafür, wo sie das aktuelle Urlaubsantragsformular finden, als für den richtigen Prozess der Angebotserstellung – aber das können wir ja auch als Stärke des neuen Systems herausstellen,“ bemerkt Marco Camaro.

Grünes Licht für den Projektstart

Am Ende des Zielworkshops ist klar: Eine Menge Arbeit steht an, denn mit der reinen Überführung der alten, wenig genutzten Prozesse in eine neue Hülle könnten die formulierten Ziele und der Anspruch der Interaktivität nicht erreicht werden. Außerdem verpflichten sich die Teilnehmer des Workshops auf ein offenes und transparentes System, bei dem wirklich jeder mitwirken kann.

Das wichtigste Ergebnis des Workshops: Es gibt nun eine Messlatte, anhand derer die Fortschritte des neuen Systems bewertet werden können. So ist sichergestellt, dass immer wieder ein gemeinsames Verständnis über die Prioritäten im Projekt hergestellt und die richtigen Maßnahmen ausgewählt werden. Geschäftsführer Schwarz lässt sich vom Ansatz des Projektteams überzeugen, macht aber klar, dass er schnell Resultate sehen will. „Meine Unterstützung haben Sie, wenn wir hier wirklich eine Verbesserung und Verschlankung des bestehenden Systems erreichen – machen Sie was draus, Herr Blume.“

Autorin

Anja Zölß ist Prozess- und Managementberaterin bei der Modell Aachen GmbH und unterstützt Unternehmen bei der Neugestaltung ihres (Qualitäts-)Managementsystems. Sie studierte Wissensmanagement und Kommunikationswissenschaft an der RWTH Aachen und ist zertifizierte Qualitätsmanagerin.

Anja Zölß
Tel: 0159 04338350
zoelss <AT> modell-aachen.de

Drehwurm - Q-Fiction

In diesem Q-Fiction begleiten Sie die Geschichte über ein Quality-Change-Projekt bei der Drehwurm Schrauben GmbH. Sie enthält das Erfahrungswissen und Know-how aus der Einführung des interaktiven Managementsystem-Ansatzes bei zahlreichen Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum. Vorgestellt werden reale Problemstellungen und praxiserprobte Lösungen.

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