Dokument

Als „documentum“ galt schon vor über 2000 Jahren eine „beweisende Urkunde“ oder „das zur Belehrung über oder zur Erhellung von etwas Dienliche“. Viel hat sich seitdem begrifflich nicht geändert. Deshalb gab es in der qualitätsbezogenen Terminologie vor 10 Jahren auch noch keinen Spezialbegriff Dokument. Eigentlich war ja klar, was das ist. Doch die stürmische Entwicklung der Informationstechnik schuf immer neue Möglichkeiten zur Dokumenten-Erstellung, -Speicherung und -Pflege. Wohl deshalb erscheint in DIN EN ISO 9000:2000 erstmals eine eigenständige Definition: „Information und ihr Trägermedium“. Nicht nur die Personaldaten im Pass, auch Aufzeichnungen, Spezifikationen, Verfahrensdokumente, Zeichnungen, Berichte, Normen gehören dazu. Technologien bieten zudem immer neue Trägermedien: Das Papier als Nachfolger des Papyros hat zwar noch lange nicht ausgedient: Gleichwertig gesellen sich aber magnetische, elektronische oder optische Rechnerdisketten an seine Seite; oder die Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus. „Dokumentation“ meint fachgerecht nicht eine Zusammenstellung von Dokumenten (obwohl das Wort oft so benutzt wird), sondern die für die Fachinformation wesentlichen Tätigkeiten. In Abertausenden Dokumentationszentren werden sie mit erstaunlichen Zugriffsmöglichkeiten gehandhabt, damit gewünschte Information rasch und zielsicher aufgefunden werden kann. Nur wer ein Dokument unter Milliarden vorhandenen verzweifelt gesucht hat, weiß diese Dienste angemessen einzuschätzen.

Das Qualitätsmanagement schränkt sich zweckmäßig auf qualitätsbezogene Dokumente ein. DIN 55350-11:1995-08 bietet dafür in seinen Erläuterungen mit Bild 1 das vollständige und mit der ISO 9000-Familie kompatible Begriffsteilsystem. Die Dokumentationsgrundsätze erklären die Dokumentenverwaltung dazu.