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28.04.2017

Wie sollte man sich auf die Zertifizierung vorbereiten?

ISO 9001:2015 und 14001:2015 sind für viele Unternehmen eine Herausforderung

Die neuen Normen ISO 9001:2015 und 14001:2015 sind seit über einem Jahr veröffentlicht. Die QZ sprach mit LRQA-Auditor Harald Baumhoff, der Tipps für die Vorbereitung auf eine (Re) Zertifizierung gibt.

Harald Baumhoff ist seit 2003 für LRQA tätig und leitender Auditor für die Bereiche Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Energie.

QZ: Herr Baumhoff, viele Unternehmen planen, sich zertifizieren zu lassen, haben aber noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben. Was würden Sie diesen Unternehmen empfehlen?

Baumhoff: Der wichtigste Faktor bei der Zertifizierung nach den neuen Normen ist eindeutig der Zeitfaktor. Bis zum 14. September 2018 müssen Unternehmen nach den neuen Normen rezertifiziert sein, wenn Sie ihre bestehende Zertifizierung nicht verlieren wollen. Das bedeutet in der Praxis – im Fall einer Abweichung - dass man den Zeitraum um mindestens weitere 4 bis 6 Wochen reduzieren muss. Realistisch ist dann nicht mehr Mitte September, sondern Mitte Juli 2018 als letzter möglicher Termin. Das haben viele Unternehmen noch nicht auf dem Radarschirm. Man sollte auch die Vorbereitungen nicht unterschätzen. Zwar sind die neuen Normforderungen alle erfüllbar, allerdings können sie bei dem einen oder anderen Unternehmen recht umfangreich und zeitaufwendig werden.

QZ: Sie würden also empfehlen, sofort mit den Vorbereitungen zu beginnen?

Baumhoff: Eindeutig ja!

QZ: Gibt es erste Erfahrungen, die Sie unseren Lesern ans Herz legen möchten?

Baumhoff: Nach der neuen Norm ist es nicht mehr zwingend, dass man im Unternehmen ein Qualitätshandbuch führt, ein QMB vorhanden sein muss, es gibt eingeschränkte Verfahrensanweisungen. Ich rate den Unternehmen, die ich auditiere: Wenn Sie diese Ausstattung in Ihrem Unternehmen bisher hatten, dann ändert nichts daran.

QZ: Warum sollten die Unternehmen den Spielraum nicht nutzen, den die neuen Normen Ihnen einräumen?

Baumhoff: Die Verantwortung für die Einhaltung der Normenanforderungen fällt bei fehlendem QMB automatisch auf die Geschäftsführung zurück. Die Geschäftsführung wird dann zum verantwortlichen Ansprechpartner für alle Fragen des Qualitätswesens. Das lässt die neue Norm durchaus zu. Man sollte aber nicht vergessen, dass beispielsweise das Qualitätswesen in vielen Unternehmen ein außerordentlich komplexes Gebiet darstellt. Ich persönlich befürchte, dass das Qualitätswesen dann nicht mehr die Aufmerksamkeit bekommt, die notwendig ist. Ich rate daher hier konservativ zu verfahren.

QZ: Wie sollte man denn am besten starten, angesichts der knappen Zeit?

Baumhoff: Der erste Schritt sollte sein, dass sich alle Verantwortlichen zu einer konstituierenden Sitzung zusammensetzen. Es gilt erstmal eine Bestandsaufnahme aufzunehmen. Man sollte sich über den Arbeitsumfang klar werden, die Anforderungen der neuen Normen mit der betrieblichen Wirklichkeit abgleichen und dann die entsprechenden Arbeitspakete schnüren.

QZ: Und dann kommt das große Erwachen?

Baumhoff: Nein, in der Regel nicht. Es gibt in den neuen Normen einige Anforderungen, die in der Vergangenheit so nicht gefordert wurden. Das ist aber für die Unternehmen oftmals gar kein Problem.

QZ: Wie meinen Sie das, können Sie ein Beispiel geben?

Baumhoff: Der Bereich „Risiken und Chancen“ ist ein Bereich, mit dem sich die Unternehmen entsprechend den neuen Normen intensiv befassen müssen. Das gab es in der Vergangenheit nicht. Aber mal im Ernst: Welche Unternehmen beschäftigten sich nicht im Rahmen ihrer Tätigkeiten mit den Risiken und Chancen, die durch das Wirtschaften entstehen können? Das ist nicht neu für die Unternehmen. Allerdings geschieht das oftmals nur in den einzelnen Bereichen wie z.B. dem Einkauf, der abwägt welche Risiken ein günstigerer Lieferant gegenüber einem teureren Lieferanten haben könnte. Das heißt, diese Risiko – und Chancenabwägung geschieht oft unstrukturiert und nicht als Ganzes. Es geht also um Strukturierung.

QZ: Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen?

Baumhoff: Grundsätzlich kann man das in der genannten ersten Gesprächsrunde definieren. Oftmals herrscht aber in den Unternehmen Unsicherheit hinsichtlich der Frage welche Punkte alle zu berücksichtigten sind. Das ist ja auch verständlich, denn schließlich gehört eine Normenumstellung nicht zum „daily business“ eines Betriebs. Ich rate dann zu einer Gap – Analyse. Diese Gap Analyse wird von einem Zertifizierungsunternehmen wie Lloyd´s Register ( LRQA )- unabhängig von der eigentlichen Zertifizierung - durchgeführt und zeigt in aller Klarheit welche Punkte, wie zu berücksichtigen sind und welcher Aufwand zu erwarten ist. Dann hat man eine Grundlage und kann sofort ohne Verzögerungen und Unsicherheiten starten. Das spart Zeit und in der Regel auch Aufwand. Ausserdem können Trainings sehr hilfreich sein, die als vorbereitende Maßnahme sehr gute Dienste leisten können. Eine Mannschaft, die trainiert ist, stellt eine ganz andere Ausgangsbasis dar. Hier sollte man wirklich abwägen, ob es nicht effizienter ist, sich Unterstützung von außen zu holen, als das Rad wieder neu zu erfinden. Aber grundsätzlich gilt- beide Wege sind möglich.

QZ: Die Zertifizierung wird oft als Pflichterfüllung gesehen. Aber bieten sich für die Unternehmen auch Chancen, die mit der Zertifizierung einhergehen?

Baumhoff: Grundsätzlich ist die Herangehensweise das Entscheidende. Wenn man neue Chancen durch die Zertifizierung schaffen möchte, dann ist das möglich und machbar. Die Strukturierung des Bereichs „ Risiken und Chancen“ schafft eine viel transparentere Organisation. Auf einmal werden Bereiche sichtbar, die vorher übersehen wurden. Jetzt wird auf einmal klar, wo die Chancen liegen und welche Risiken damit verbunden sind. Das kann man und sollte man als Unternehmen zu seinem Vorteil nutzen. Man muss es nur wollen. Auch der Bereich „interessierte Parteien“ zeigt auf, dass ein Betrieb in einem weitaus komplexeren Umfeld tätig ist, als nur die unmittelbar angrenzende Nachbarschaft. Auch hier kann man ganz neue Ansatzpunkte schaffen.

QZ: Das ist sicherlich so nicht jedem Unternehmen bewusst. Gibt es Ihrer Ansicht nach weitere Aspekte, die bei stärker ins Bewusstsein gerückt werden sollten?

Baumhoff: Ein anderes Beispiel ist, dass die neuen Normen von „Risiken und Chancen“ und „interessierten Parteien“ sprechen, aber diese nicht genau definieren. Das heißt, dass jeder Betrieb sich genau überlegen sollte, was darunter im eigenen Betrieb zu verstehen ist. Auch die Bewertung ist individuell. Jedes Unternehmen ist ja anders, und es gibt auch keine Standardfragen und -antworten. Deswegen ist das Arbeiten mit Standardlisten, die man einfach abhakt, nicht sinnvoll. Man nimmt sich mit dieser Vorgehensweise die Chancen, die die neuen Normen bieten. Eigenverantwortung ist hier das Schlüsselwort.

QZ: Gibt es noch einen anderen wichtigen Punkt?

Baumhoff: Ja, den sogenannten „Kontext der Organisation“. Das ist ein ganz neuer Ansatz, den die Normen hier bieten. Der Kontext der Organisation definiert das Innen- und Außenverhältnis einer Organisation. Hier geht es um ethische und moralische Grundlagen des Wirtschaftens. Denken Sie einmal an kritische Fragen wie: Welche Standards werden im Unternehmen gelebt? Gibt es soziale Ziele? Werden Umweltschutz und Nachhaltigkeit gelebt? Kinderarbeit, Waffenproduktion, Gentechnik, etc? Diese Fragen haben eine ganz andere Bedeutung als früher. Denken Sie einmal an den Nachwuchs. Heute werden von qualifizierten Bewerbern neben dem Gehalt auch viel weitergehende Überlegungen zur Sinnhaftigkeit und sozialen bzw. ökologischen Haltung angestellt. Das Gleiche gilt für die Kaufentscheidungen der Kunden. Hier hat sich der Kontext der Organisation zu einem wichtigen Entscheidungskriterium entwickelt.

Lloyd´s Register Deutschland GmbH
T 0221 967577-00
info@lrqa.de
www.lrqa.de

Weiterführende Information
  • DIN EN ISO 9001:2015

    Welche Änderungen bringt die Normenrevision?

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