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27.04.2009

Fast perfekt und ganz lebendig

Werkstätten für Behinderte profitieren von geregelten Prozessen

Geschäftsprozesse in Werkstätten für Menschen mit Behinderung sind vielschichtiger als in konventionellen Unternehmen. Laut Gesetzgeber soll Menschen mit Behinderung die Teilhabe am Arbeitsleben ermöglicht werden. Marktfähige Produkte sollen dabei auch hergestellt werden. Um den gesellschaftlichen Auftrag und die Kundenforderungen zu erfüllen, nutzen die Beschützenden Werkstätten eine Software von N5.

Die Grundlage der Arbeit in Werkstätten für Menschen mit Behinderung bildet das Sozialgesetzbuch (SGB). Dort wird die Teilhabe von Menschen mit Behinderung am Arbeitsleben und am Leben in der Gemeinschaft geregelt. Ihnen ist eine angemessene berufliche Bildung und eine Beschäftigung zu einem ihrer Leistung angemessenen Arbeitsentgelt anzubieten. Weiterhin soll ihnen ermöglicht werden, ihre Leistungs- oder Erwerbsfähigkeit zu erhalten, zu entwickeln, zu erhöhen oder wiederzugewinnen und dabei ihre Persönlichkeit weiterzuentwickeln.

In der Region Heilbronn-Franken (Baden-Württemberg) gehört die Beschützende Werkstätte mit etwa 1100 Arbeitsplätzen und ungefähr 300 Wohnplätzen zu den großen Organisationen für Menschen mit Behinderungen. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden in den Werkstätten von etwa 140 Fachkräften mit handwerklicher und pädagogischer Ausbildung in den einzelnen Produktionsbereichen sowie im Berufsbildungsbereich und im Förder- und Betreuungsbereich professionell unterstützt und begleitet. Im Wohnbereich stellen 115 Angestellte eine individuelle und fachlich fundierte Begleitung sicher.

Die Verpflichtung zur Erwirtschaftung eines der Leistung angemessenen Arbeitsentgelts ist der Ausgangspunkt für die gewerblichen Tätigkeiten solcher Werkstätten. Je mehr die Leistungen der Werkstätten den aktuellen Marktanforderungen entsprechen, umso erfolgreicher kann die Teilhabe gestaltet werden. Somit unterstützt der Erfolg der gewerblichen Tätigkeiten den Hauptauftrag, Menschen mit Behinderung in das Arbeitsleben zu integrieren, in zweifacher Hinsicht: Durch die Erstellung marktgerechter und nachgefragter Produkte erfährt der Mensch mit Behinderung seinen Selbstwert entsprechend dem Arbeitnehmer auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Und die Öffentlichkeit kann die Arbeit behinderter Menschen unter einem Leistungsgesichtspunkt erkennen und anerkennen, an dem sie auch den Wert und Erfolg anderer Menschen misst.

Sozialer Auftrag und wirtschaftlicher Nutzen brauchen Regeln

Im Sinne des Qualitätsmanagements handelt es sich bei der Erfüllung des SGB und der Kundenforderungen um wertschöpfende Prozesse. Beispielsweise sind bei der Produktionsplanung die Forderungen seitens der Kunden und die Anforderungen an die Herstellung eines Produkts so in den betrieblichen Ablauf einzusteuern, dass sie die berufliche und persönliche Entwicklung behinderter Menschen optimal unterstützen. Dies ist der eigentliche Zweck einer Werkstatt für behinderte Menschen. So werden beispielsweise durch die Bestückung von Werkzeugkoffern kognitive und feinmotorische Fähigkeiten der beteiligten Mitarbeiter gefördert.

Zur Erfüllung der Marktanforderungen im Bereich Arbeit führte die Beschützende Werkstätte Heilbronn 1997 ein nach ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagement ein, das ab 2006 für die Kunden aus dem Automobilsektor gemäß den Anforderungen der TS 16949 erweitert wurde. Durch die Einführung dieses Systems wurden vor allem Erfolge in den Bereichen Arbeitsorganisation, Auftragsbearbeitung, Produktqualität und damit verbunden Umsatzsteigerungen erreicht. So konnten die Reklamationskennzahlen gesenkt werden.

Die Weiterentwicklung des Managementansatzes mit der Einführung der ISO 9001:2000 und der damit verbundenen Prozessorientierung ermöglichte es, den systematischen Ansatz zur Unternehmensführung auf die gesamte Beschützende Werkstätte Heilbronn zu übertragen. Dies erforderte eine IT-Lösung, mit der es möglich war, sowohl die komplexe Unternehmensstruktur der Beschützende Werkstätte Heilbronn darzustellen als auch die Anforderungen der Normen zu erfüllen. Es musste möglich sein, die Strukturen, die Anforderungen und die benötigten Informationen für acht Leistungstypen (die von unterschiedlichen Leistungsträgern finanziert waren) an neun Standorten in 48 Angeboten in unterschiedlicher Zusammensetzung zur Verfügung zu stellen.

Besonderer Wert wurde dabei auf die Klarheit der Darstellung, Einfachheit der Handhabung, Flexibilität und zuverlässige Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen gelegt. Die Wahl fiel auf N5-Solutions, die als webbasierte Lösung die genannten Kriterien besonders gut erfüllt und ohne zusätzlichen Aufwand in die vorhandene IT-Struktur integriert werden konnte (Bild 1).

Bild 1. IT-Infrastruktur mit Organisationsstruktur der Beschützenden Werkstätten

Die Implementierung verlief problemlos. Die Software wurde auf einem Server installiert und sofort über das Intranet allen Mitarbeitern zur Verfügung stand. Die Einbindung der aktiven Benutzer erfolgte über eine LDAP-Schnittstelle, so dass die Mitarbeiterdaten an nur einer Stelle im Unternehmen gepflegt werden müssen.

Im ersten Schritt wurde die bisherige Unternehmensdokumentation in N5-Solutions überführt. Die vorhandene Organisations- und Prozessstruktur wurde in der Software angelegt. Dabei wurde ein Vorteil sichtbar: Die bisherige Darstellung der Prozesse erlaubte einen Überblick über Prozesse nur in der Prozesslandschaft. Nun war es möglich, Strukturen und Zusammenhänge auch auf der zweiten und dritten Darstellungsebene mit einem Blick zu erfassen und zu verstehen. Zusätzlich konnten nun alle Informationen, die zu einem Prozess oder Teilprozess benötigt wurden, direkt mit dem entsprechenden Prozess verknüpft werden.

Die so gewonnene Transparenz trug wesentlich zu einem einheitlichen Verständis der Prozesse und ihrer Wechselwirkungen in der Gesamteinrichtung bei. Die Prozesse wurden in eine leicht verständliche Darstellungsform gebracht und bieten jetzt alle Informationen, die die Mitarbeitenden zur Bewältigung ihrer Aufgaben brauchen. Die Verantwortung für die Steuerung und Durchführung der Prozesse ist damit auf den ersten Blick zu erkennen. Alle dafür notwendigen Informationen stehen direkt zur Verfügung. Hierzu zählen alle mitgeltenden Dokumente (Verfahrensanweisungen, Formulare, kundenspezifische Forderungen), Inputs und Outputs sowie Kennzahlen.

Wechselwirkungsketten machen die Zusammenhänge zwischen Prozessen transparent und helfen, Schnittstellenprobleme zu klären. Dies ist besonders bei Prozessketten hilfreich, bei denen einzelne Prozessschritte im Rahmen der Leistungserstellung von Verwaltungsabteilungen übernommen werden, beispielsweise die zentrale Datenverwaltung im Rahmen der Belegungsplanung.

Die gesetzlichen Anforderungen (z. B. Werkstättenverordnung) und die Normenforderungen der ISO/TS 16949 und der ISO 9001 wurden in Form von Forderungskatalogen mit den Prozessen verknüpft. Ein ganz besonderer Vorteil dabei ist, dass auch eigene Forderungen, die sich beispielsweise aus der Unternehmenspolitik oder auch Bereichskonzeptionen ergeben, als Forderungskatalog hinterlegt werden können. So konnte sichergestellt werden, dass alle Forderungen in den Prozessen an den einzelnen Standorten verfügbar sind. Damit ist es den Mitarbeitern möglich, das hohe Niveau ihrer Leistungen dauerhaft beizubehalten.

Über das Audit-Modul in N5-Solutions kann der Jahresauditplan erstellt und seine Umsetzung inklusive der Maßnahmenverfolgung belastbar nachgewiesen werden. Der Jahresauditplan umfasst sowohl die externen Audits (Zertifizierungsaudit, Lieferantenaudit) als auch die internen Audits (System-, Prozess-, Produktaudit, Arbeitssicherheits-, Ordnungs- und Sauberkeitsaudit oder auch Datenschutzaudit). Die Zeit von der Durchführung der internen Systemaudits bis zur Freigabe der Maßnahmepläne konnte durch die Bereichsleitung halbiert werden.

Der Weg für eine standortübergreifende Lösung ist frei

Durch die Funktion der Vorgabeprozesse wird es möglich, die komplexen Zusammenhänge zwischen den Prozessen der verschiedenen Organisationseinheiten und Standorte übersichtlich darzustellen. Beispielsweise müssen so die allgemeinen, für alle Einrichtungsteile gültigen Regelungen nur einmal beschrieben werden. Jeder Einrichtungsteil erbt diese gemeinsamen Standards und kann sie lokal ergänzen, sodass eine ideale Mischung aus Harmonisierung und Individualität entsteht. So wird etwa die Belegungsplanung nach den für alle Einheiten gleichen Regeln durchgeführt.

Mit N5-Solutions kann nun im selbstgewählten Tempo weiter optimiert werden, in alle Richtungen und nach eigenen Bedürfnissen. Der Weg von einem norm- und produktionsorientierten zu einem standortübergreifenden, integrierten, prozessorientierten Management- und Führungssystem ist damit eingeschlagen. Das implementierte Prozessmodell wird künftig über alle Standorte hinweg angewendet.

Von Rochus Tröbs1 , Vera Flecken2
1 Heilbronn
2 Stuttgart

Kontakt zum Autor

Rochus Tröbs
Beschützende Werkstätte Heilbronn
T 07131 4704-126
r.troebs <AT> bw-heilbronn.de

Kontakt zum Anbieter

N5 GmbH
T 0711 49084-211
vera.flecken <AT> n5-solutions.de

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