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Soft Skills - Soziale Kompetenz

Technik 4: Moderation von Besprechungen

Von der Begrüßung bis zum Fazit

Besprechungen sind ein Segen und eine Qual zugleich. Auf der einen Seite können notwendige Informationen innerhalb kürzester Zeit zwischen allen Beteiligten ausgetauscht und diskutiert werden. Andererseits verlaufen viele Besprechungen im Sand bzw. enden in einem Streitgespräch oder werden aus Zeitgründen abgebrochen.

Worum geht es?

Im geschäftlichen Alltag sind Besprechungen als entscheidendes Kommunikationsmittel nicht wegzudenken. Dabei sind die Zielsetzungen der Besprechungen meist unterschiedlich. Grundsätzlich kann zwischen informativen und problemlösungsorientierten Besprechungen unterschieden werden.

Erstere zielen auf den Abbau von Wissensdefiziten der Teilnehmer in ganz bestimmten Bereichen ab. Dazu zählen u. a. routinemäßige Abteilungssitzungen, Projektbesprechungen oder auch großangelegte Informationsveranstaltungen, wie z. B. Betriebsversammlungen.
Besprechungen zur Problemlösung benötigen eine noch größere Aufmerksamkeit, da alle Teilnehmer aktiv in die Diskussion mit einbezogen werden müssen. Oftmals ist in der Praxis auch ein Mischtyp der beiden Besprechungsformen anzutreffen.

Gerade die problemlösungsorientierte Besprechung sollte sinnvollerweise durch Werkzeuge und Hilfsmittel der Moderation gesteuert werden. Hierbei ist der Einsatz von Moderationstechniken zu empfehlen (siehe Pocket Power Moderationstechniken).

Ablauf einer Besprechung

Der Ablauf einer moderierten Besprechung sollte im Wesentlichen dem folgenden Schema entsprechen:

Bild 1. Ablaufschema von Besprechungen

Bild 1. Ablaufschema von Besprechungen

Begrüßung

Begrüßung und u. U. Vorstellung der Teilnehmer, Vorstellen der Tagesordnung, Klärung des Ablaufes (Pausenregelung) usw.

Einleitung

Stellen Sie die Zielsetzung der Besprechung ausführlich dar. Unklarheiten bezüglich der Themenstellung sollten sofort gelöst werden. Die von allen Teilnehmern akzeptierte Zielsetzung sollte jederzeit gut lesbar visualisiert werden (z. B. auf einem Flip-Chart).

Problemstellung

Beginnen Sie die Diskussion zur Problemstellung mit einer Einführungsfrage. Wenden Sie zur Erarbeitung der Problemstellung die Brainstormingtechnik an (siehe Pocket Power Qualitätstechniken).

Beispiel: "Welche Aspekte sind bei der Bearbeitung dieses Themas zu berücksichtigen?"

Problemanalyse

Lassen Sie nun von den Teilnehmern Lösungsvorschläge sammeln. In einem ersten Schritt sollten die Beiträge nicht gewertet werden ± alle Ideen sind zulässig. Durch die Anwendung von Qualitätstechniken können effektiv Zusammenhänge, Gesetzmäßigkeiten und Ursache-Wirkungs-Beziehungen erkannt werden. Daraufhin können Sie verschiedene Lösungsalternativen zusammenstellen.

Lösung auswählen

Die verschiedenen Alternativen müssen diskutiert und bewertet werden. Nach einem möglichst von einer Gruppe erarbeiteten Bewertungsschema werden die Alternativen klassifiziert und ausgewählt.

Eine einfache und schnelle Möglichkeit der Alternativenwahl ist die Punktbewertung, wenn die Alternativen an einer Pinwand visualisiert sind. Die Teilnehmer kleben auf die von ihnen bevorzugte Alternative einen Punkt. Mit steigender Teilnehmer- und Alternativenzahl können mehrere Punkte pro Person verteilt werden.

Maßnahmen erarbeiten

Zur Umsetzung der gewählten Lösung sind konkrete Maßnahmen zu erarbeiten. Sinnvollerweise ist ein Arbeitsplan zu erstellen, der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine enthält.

Abschluss

Der Moderator sollte die Ergebnisse der Besprechung kurz zusammenfassen, visualisieren und den weiterenWeg aufzeigen. Dazu gehört die Abstimmung eines weiteren Termins bzw. die überprüfung des erarbeiteten Arbeitsplans.

Am Ende der Sitzung sollten die Teilnehmer dem Moderator eine Rückmeldung über seine eigene Leistung geben. Dabei können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Ist das Thema für alle verständlich dargestellt worden?
  • Wurde die Tagesordnung richtig vorgestellt und eingehalten?
  • Wurde die Besprechungszeit eingehalten?
  • Hielt sich der Moderator mit seiner eigenen Meinung zurück?
  • Wirkte er freundlich und motivierend?
  • Hat er zur Konfliktlösung beigetragen?
  • Kamen alle Teilnehmer zu Wort?
  • Wurden die Besprechungsziele erreicht?
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