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Soft Skills - Soziale Kompetenz

Kommunikationstechnik: Die Präsentation

Werkzeuge der Präsentationstechnik

Eine Präsentation dient nicht ausschließlich der Weitergabe von Informationen, wie es oftmals Ziel eines Vortrags ist. Vielmehr handelt es sich hier um die Darlegung von Fakten mit dem Ziel, eine Entscheidung bei den Teilnehmern hervorzurufen bzw. entsprechend zu beeinflussen. Es gilt, die Zuhörer von einer Sache zu überzeugen, unabhängig davon, ob es sich hierbei um immaterielle Ideen oder aber um ein materielles Produkt handelt. Sie werden durch die Präsentation zum Verkäufer dieser Sache.

Bild 1: Vortrag und Präsentation

Das Ziel steht bei der Präsentation jedoch im Konflikt zu den Erwartungen und Wünschen der Teilnehmer. Sind die Zuhörer bereits überzeugt, dient die Präsentation nur der Information. In der Regel gilt es jedoch, den Teilnehmern durch eine zielgerichtete und anschauliche Darlegung der vorliegenden Informationen die Vorteile der angestrebten Entscheidung darzulegen. Den Zuhörer interessiert neben Fakten und Zahlen die sich für ihn ergebenden Vorteile und sein persönlicher Nutzen. Wenn es gelingt, diese Aspekte überzeugend zu präsentieren, wird es Ihnen möglich sein, die angestrebte Entscheidung hervorzurufen.

Werkzeuge der Präsentationstechnik

Die im Folgenden beschriebenen Werkzeuge der Präsentationstechnik helfen, diesen Interessenkonflikt zu lösen, die Aufmerksamkeit des Zuhörers zu wecken und eine für beide Seiten zufrieden stellende Entscheidung herbeizuführen. Grundlage sind dabei die in den vorhergehenden Kapiteln beschriebenen verbalen und nonverbalen Aspekte.

Pinwand

Worum geht es?

Die Pinwand ist eine Stellwand, an der mittels Nadeln Gegenstände befestigt werden können. Durch speziell für die Pinwand entwickelte Techniken ist sie insbesondere für die Steuerung und Dokumentation von Diskussionen und Gruppenarbeit geeignet (siehe Pocket Power Moderationstechniken).

Was bringt es?

  • Gedanken und Einwände werden übersichtlich dokumentiert.
  • Alle Teilnehmer können aktiv an der Diskussion teilnehmen.
  • Gespräche lassen sich leichter moderieren.
  • Der Prozess der Entscheidungsfindung bleibt nachvollziehbar.
  • Leichte Änderung der Reihenfolge und Zusammenhänge.

Häufig verwendete Moderationstechniken für die Pinwand:

1. Kartenabfrage zur Sammlung von Informationen:

  • Jeder Teilnehmer schreibt jeweils einen Gedanken mit einem Filzstift auf eine Karte.
  • Karten werden verdeckt eingesammelt.
  • Moderator liest die Karten nacheinander vor und hängt sie nach den Vorschlägen der Teilnehmer nach passenden Gruppen (Cluster) geordnet an die Pinwand.
  • Zuordnung wird überprüft.
  • Karten einer Gruppe werden durch Umrahmung zusammengefasst und mit einer Überschrift versehen.

2. Punktabfrage zur Bewertung von Informationen:

Durch das Anbringen von Klebepunkten bewerten die Teilnehmer die an der Pinwand zur Auswahl stehenden Thematiken.

Flipchart

Worum geht es?

Beim Flipchart handelt es sich um eine Tafel, an der mittels einer Klemmleiste großformatige Blöcke oder Einzelblätter befestigt werden können.

Was bringt es?

  • Einfache Präsentation vorgefertigter Darstellungen in beliebiger Reihenfolge ohne technische Hilfsmittel.
  • Leichte Handhabung.
  • Verwendung insbesondere zum Notieren von Teilnehmerbeiträgen, Darstellung der Präsentations-Agenda und für kurze Freihandskizzen.

Overhead-Projektor und Folien

Worum geht es?

Der Overhead- oder Tageslicht-Projektor ist das am häufigsten verwendete Medium bei Präsentationen. Durch eine Anordnung von Spiegeln und einer Lichtquelle wird das auf einer durchsichtigen Folie entworfene Bild auf eine Projektionsfläche gestrahlt.

Was bringt es?

  • Folien sind leicht vorzubereiten, aufzubewahren und zu vervielfältigen.
  • Projektion kann dem Teilnehmerkreis bzw. der Raumgröße angepasst werden.
  • Informationsmenge oder Reihenfolge kann beliebig angepasst oder ergänzt werden.

Grundlegende Regeln zur Gestaltung von Overhead-Folien

  • Querformat bevorzugen (max. 25 cm breit, 19 cm hoch).
  • Einheitliches Lay-out mit Codierung (Seitenzahlen, Namen etc.) in der Fußzeile verwenden.
  • Einen Gedanken pro Folie vermitteln.
  • Nicht mehr als 7 Zeilen Text pro Folie und 7 Wörter pro Zeile einsetzen.
  • Keine Sätze, sondern Kernaussagen formulieren.
  • Standardschrift sollte größer als 24 Punkte sein.
  • komplexe Zusammenhänge durch übereinanderlegen von zwei Folien schrittweise erläutern (Overlay-Technik).
  • Sollten Ihnen bei der Probepräsentation die Grafiken zu grell erscheinen, kann durch eine leichte Eintönung des Hintergrundes (z. B. Hellgrau, Pastellfarben) der harte Lichtkontrast gemildert werden.

Computer Präsentation und LC-Display

Worum geht es?

Mit Hilfe des Computers erstellte Einzelgrafiken können mittels moderner Software zu einer Präsentation verknüpft werden. Die übergänge zwischen den einzelnen Grafiken, die Darstellungsdauer sowie weiterführende Einstellungen können so softwaregesteuert variiert werden. Während der Präsentation werden die auf einem Computer gespeicherten Bilder unter Verwendung eines Projektors (Beamer) oder LCDisplays auf die Projektionsfläche gestrahlt. Beim LC-Display handelt es sich um einen durchsichtigen Bildschirm mit Flüssigkristall-Anzeige (LC). Wird das Display auf einen lichtstarken Projektor gelegt, kann so das auf dem Bildschirm dargestellte Computerbild projiziert werden.

Was bringt es?

  • Erweckt Aufmerksamkeit.
  • Einfache Erstellung und hohe Bildqualität.
  • Leichte Archivierung und einfacher Transport.
  • Darstellung bewegter Bilder möglich.
  • Flexible und schnelle Anpassung der Reihenfolge oder Erweiterung der Grafiken möglich.
  • Grafiken können flexibel und schnell ohne zusätzliche Geräte an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst bzw. erweitert werden.
  • Allerdings großer technischer Aufwand und hohe Investitionen notwendig.

Hand-outs

Worum geht es?

Hand-outs sind Unterlagen, die an die Teilnehmer vor, während oder nach der Präsentation ausgeteilt werden.

Was bringt es?

  • Teilnehmer müssen nicht mitschreiben und können so konzentrierter an der Präsentation teilnehmen.
  • Informationen bleiben den Teilnehmern erhalten.
  • Komplexe oder weiterführende Informationen (Quellenangaben, Zahlenmaterial) können vermittelt werden.
  • Grundlage für spätere Entscheidungen (z. B. Kauf des präsentierten Produkts).
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