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Soft Skills - Persönliche Kompetenz

Wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um?

Auszug aus
Hedwig Kellner

Zeitmanagement im Projekt

03/2003, € 15,99
ISBN: 978-3-446-22501-5
S. 39-48

Fangen Sie mit dem Zeitmanagement bei sich selber an
Was bestimmt das individuelle Zeitverhalten?

Erwachsene kann man nicht ändern und schon gar nicht gegen deren innere Überzeugung. Bevor Sie sich deshalb vergeblich bemühen, Ihren Teammitgliedern oder externen Partnern Ihres Projektes ein besseres Zeitverhalten beizubringen, beginnen Sie bei sich selbst. Wenn Sie Ihre Termine im Griff haben und Ihren Zeitverbrauch perfekt managen, haben Sie für den Erfolg Ihres Projektes schon viel gewonnen.

Fangen Sie mit dem Zeitmanagement bei sich selber an

Unterschätzen Sie bitte auch nicht die Signalwirkung Ihres Verhaltens auf das Ihrer Teammitglieder. Ein Projektleiter, der selber stets auf den letzten Drücker arbeitet, Termine überzieht und sich offensichtlich seine Zeit nicht einteilen kann, signalisiert: "Hier kommt es nicht so genau darauf an, ob man nun diszipliniert ans Werk geht oder nicht." Der Bequemlichkeit Ihrer Teammitglieder kommt Ihr schlechtes Zeitverhalten als Vorbild gelegen! Am Ende sind jedoch Sie der Dumme, der wegen drückender Termine Stress verbreiten muss.

Wenn Sie es jedoch schaffen, Ihren "inneren Schweinehund" beim Zeitvergeuden zu überwinden, dann werden sich die Mitarbeiter davon auch etwas abschauen. Sie werden ebenfalls darauf achten, wie sie mit ihrer Zeit umgehen, wie sie pünktlich mit Ergebnissen fertig werden, wo sie Zeit sparen können.

Menschen, die ihre Zeit im Griff haben, arbeiten stressfreier und sind erfolgreicher. Sie wirken schon allein durch ihr ruhigeres Auftreten charismatischer als die Mitmenschen, die sich mal hier vertrödeln und dann dort abhetzen. Als guter Zeitmanager geben Sie automatisch ein positives Vorbild ab. Die Mitarbeiter werden sich daran orientieren und nicht an Ermahnungen bezüglich ihres eigenen Verhaltens.

Auch Ihre eigenen Chefs werden zur Kenntnis nehmen, ob Sie Ihre Zeit souverän im Griff haben oder nicht. Für Ihre Karriere ist es fatal, wenn bei den Managern der Eindruck entsteht: "Der oder die kann keine Mitarbeiter führen. Er oder sie kann sich ja nicht einmal selbst steuern."

Aber auch wenn Sie andere Menschen nicht verändern können, so müssen und dürfen Sie nicht alles hinnehmen. Im Interesse des Projektes müssen Sie durchsetzen, dass Termine zuverlässig eingehalten werden. Es darf nicht sein, dass Mitarbeiter, die sich selbst nicht managen können, andere warten lassen. Bei Meetings und Workshops warten Sie nicht auf die Zu-spät-Kommer. Fangen Sie grundsätzlich pünktlich an und machen Sie deutlich, dass es unkollegial ist, nachträglich hereinzuplatzen.

Ebenso muss für vereinbarte Ergebnisse gelten, dass sie unaufgefordert zum vereinbarten Termin abgeliefert werden. Mitarbeiter dürfen nicht darauf spekulieren, dass Sie womöglich einen Endtermin vergessen und damit unbewusst Verlängerung geben. Es muss die Regel gelten, dass bei delegierten Aufgaben die Mitglieder des Teams nicht erst einmal abwarten, dass Sie kommen und nach den Ergebnissen fragen. Stattdessen müssen die Mitarbeiter unaufgefordert mit den Ergebnissen zu Ihnen kommen oder zu dem Kollegen, der daran weiterarbeiten soll. Termingerechte Arbeitsergebnisse sind Bring- und nicht Holschuld!

Dass Sie sich bei der Befolgung von Pünktlichkeitsregelungen ganz besonders vorbildlich verhalten, dürfte klar sein. Früher sagte man: "Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige." Leben Sie nach dem Motto: "Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Führungskräfte."

Machen Sie sich bewusst, dass der intelligente Umgang mit Ihrer Zeit das Ergebnis Ihrer bewussten Verhaltenssteuerung ist. Es hat nur wenig damit zu tun, mit welchem Kalender Sie arbeiten. Manche Teilnehmer bei Seminaren zum Thema Zeitmanagement müssen enttäuscht feststellen, dass sich leider dadurch nichts für sie geändert hat. Sie haben in zwei- oder dreitägigen Seminaren zwar gelernt, was sie wo im Kalender eintragen müssen, aber mehr Zeit ist für sie nicht dabei herausgekommen. Wer es mit dem Zeitmanagement besonders gut machen will, muss oft sogar feststellen, dass das Managen der Zeit selber auch wieder Zeit kostet! Da sie die Zeit nicht übrig haben, lassen sie es schnell wieder sein. Es kommt dann zu der fatalistischen Einstellung: "Zeit kann man gar nicht managen." Oder: "Zeitmanagement mache ich, wenn ich Zeit dafür habe."

Beginnen Sie die Optimierung Ihres Zeitverhaltens demnach nicht mit der Frage nach dem optimalen Zeitmanagementsystem. Auch die Frage, ob Sie mit einem Papierkalender oder einem elektronischen Planer arbeiten sollten, ist völlig belanglos. Das können Sie nach Geschmack entscheiden.

Beginnen Sie mit der Reflektion Ihres bisherigen Verhaltens zwischen Aufstehen am Morgen und Zubettgehen am Abend. Da liegt der Schlüssel zur Verbesserung. Zeitmanagement ist Selbstmanagement!

Machen Sie ab sofort konsequent ernst mit der Optimierung Ihres persönlichen Zeitmanagements. Analysieren Sie zunächst Ihr bisheriges Zeitverhalten. Machen Sie sich Ihre speziellen "Zeitfresser" bewusst und packen Sie die in selbstdiszipliniertem Verhaltenstraining an.

Auch wenn Sie manche Schwäche diesbezüglich nur schwer überwinden können, eines gilt auf jeden Fall: "Etwas besser ist schon viel gewonnen!"

Beklagen Sie sich nicht über Unzuverlässigkeit oder Zeitverschwenden anderer. Damit ändern Sie nichts. Machen Sie stattdessen unmissverständlich deutlich, dass Sie auf der Einhaltung von vereinbarten Terminen bestehen. Im Übrigen konzentrieren Sie sich bitte konsequent darauf, Ihr eigenes Zeitmanagement in den Griff zu bekommen.

Was bestimmt das individuelle Zeitverhalten?

Ob Sie mit Ihrer Zeit gut auskommen oder nicht, hängt vielleicht weniger als Sie denken mit der Menge der Arbeit zusammen oder mit den täglichen Störungen durch Ihre lieben Kollegen oder durch Kunden.

Menschen, die wenig zu tun haben und selten gestört werden, kommen nicht automatisch besser mit ihrer Zeit hin. Sie kennen das vielleicht aus Ihrem Urlaub oder von freien Tagen, an denen Sie vieles erledigen wollten. Oft stellen Sie enttäuscht fest, dass manches länger dauerte als erwartet. Mit einigen Dingen sind Sie nicht zügig genug ans Werk gegangen. Bei anderen haben Sie zu lange herumgebastelt und die Uhr vergessen. Bei wiederum anderen Aufgaben konnten Sie irgendwie nicht den richtigen Ansatz finden.
Das individuelle Zeitverhalten wird durch sechs Faktoren wesentlich beeinflusst. Erst danach spielen Menge der Aufgaben, Zuverlässigkeit anderer, Störungen und so weiter eine Rolle. Wenn Sie Ihr Zeitverhalten analysieren und optimieren wollen, sollten Sie zunächst die sechs Faktoren betrachten:

1. Wissen, wie es geht

Sie kennen das Phänomen, wenn Sie sich in die Handhabung eines neuen IT-Systems einarbeiten wollen. In der Anfangsphase suchen Sie im Help herum oder blättern im Handbuch. Das dauert natürlich länger, als wenn Sie sich mit dem System auskennen und gleich richtig eingeben oder gezielt recherchieren.

Ähnlich ist es mit neuen Mitarbeitern, die sich noch nicht richtig auskennen. Zu Beginn kann ihnen die Arbeit unmöglich so schnell von der Hand gehen wie den Profis.

2. Erfahrungen mit Ähnlichem

Wenn Sie mit ähnlichen Aufgaben vertraut sind, können Sie sich zeitraubende Umwege sparen. Sie wissen, wie man es anpacken muss, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Das gilt auch für den Umgang mit anderen Menschen. Wenn Sie zum ersten Mal einen Workshop moderieren, verlieren Sie vielleicht viel Zeit, weil Sie nicht wissen, wie Gruppen sich verhalten. Oder wenn Sie zum ersten Mal mit einem bestimmten Geschäftspartner arbeiten, können Sie nicht wissen, worauf Sie sich bei ihm oder ihr einstellen sollten.

Wenn Sie Erfahrungen mit projektbezogenen Beratungsgesprächen haben, wissen Sie, wo Sie lieber zu Beginn mehr Zeit für Fragen und Zuhören investieren sollten, um später schneller den anderen zu einer Entscheidung zu führen. Ohne entsprechende Erfahrung würden Sie vielleicht zu Beginn zu forsch lospreschen und am Ende endlos nicht zu einem Konsens kommen.

3. Intelligenz und Überblick

Sie brauchen die Intelligenz, Strukturen und Abhängigkeiten zu erkennen. Sie können mit Intelligenz sinnvoll planen, bestimmte Aufgaben bündeln, Abläufe optimieren und Komplexes vereinfachen. Ihre Intelligenz lässt Sie Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und richtig beurteilen, wo die Perfektion zu 100 % notwendig ist und wo eine 80-%-Lösung reicht.

Als intelligenter Mensch können Sie auch beurteilen, was Sie delegieren sollten und was lieber nicht, was Sie selbst entscheiden sollten und was lieber nicht. Und Sie haben einen Blick dafür, wo mögliche Probleme entstehen könnten und was Sie tun sollten, um nicht in zeitfressende Engpässe zu geraten.

4. Innere Einstellung

Zur inneren Einstellung gehören Begriffe wie Pflichtbewusstsein, Qualitätsbewusstsein, Höflichkeit, Rücksichtnahme, Identifikation mit dem Projekt oder dem Unternehmen.

Wenn Sie ein pflichtbewusster Mensch sind, dann raffen Sie sich auch zügig zu den Aufgaben auf, die Ihnen eigentlich nicht liegen. Als rücksichtsvoller Mensch legen Sie sich ins Zeug, so zu arbeiten, dass andere nicht auf Sie warten müssen.

Wenn Ihnen die Firma egal, das Projekt lästig und die Kollegen gleichgültig wären, dann würden Sie Ihren Job ganz anders machen und viel Zeit vergeuden!

5. Interesse und Lust

Aus Ihrem Privatleben kennen Sie das Phänomen, dass es Ihnen leider oft nicht gelingt, Zeit für die Aufgaben in den Tag zu quetschen, zu denen Sie keine Lust haben. Hingegen findet sich immer Zeit, das zu tun, was Spaß macht.

Das, wozu man keine Lust hat, schiebt man vor sich her. Man mag sich nicht damit befassen und ist froh um jede Ablenkung. Dann kann man sich wenigstens hinterher rechtfertigen: "Ich konnte nicht daran weiterarbeiten. Ich wurde unterbrochen."

6. Der eigene "Zeittyp"

Der eigene "Zeittyp" beschreibt grundlegende Verhaltenstendenzen. Diese zeigen Sie nicht nur bei dem aktuellen Projekt, sondern auch bei anderen Aufgaben und wahrscheinlich auch im Privatleben. Es gibt ganz bestimmte Verhaltensweisen, die Ihnen immer wieder unterlaufen und mit denen Sie vielleicht unnötig Zeit verlieren. Es hat sehr viel mit Ihrem Temperament zu tun und mit Ihrer Persönlichkeit.

Bild 1. Faktoren des individuellen Zeitverhaltens

Bild 1. Faktoren des individuellen Zeitverhaltens

Wenn Sie die sechs in Bild 1 gezeigten Faktoren als Ebenen einer Pyramide betrachten, so ergibt sich von der Bedeutung für den Einfluss eine klare Reihenfolge:

  • Je tiefer eine Ebene liegt, desto größer ist der Einfluss auf Ihr Zeitverhalten.

    Wenn Sie vom Typ her eine Persönlichkeit sind, die sich gerne in Gesprächen viel Zeit lässt und auch mal im Job Privates plaudert, dann haben Sie bei gleichem Wissen oder gleicher Einstellung ein völlig anderes Zeitverhalten als der Kollege, der seine Arbeitsbeziehungen lieber auf Distanz hält und stets sofort fachlich auf den Punkt kommt.

    Sie haben dann auch das Zeitverhalten, das Sie heute als Projektleiter leben, vermutlich schon als Student oder Schüler gelebt. Es gehört ganz einfach zu Ihnen.

    Weil die untere Ebene so entscheidend ist, sollten Sie sich auch zuerst damit befassen. Testen Sie Ihren "Zeittyp". Es kann Ihnen helfen, persönliche "Zeitfresser" zu identifizieren und daran zu arbeiten.

    Wenn Ihnen Ihr eigener "Zeittyp" bewusst ist, werden Sie auch schnell den jeweiligen Ihrer Mitarbeiter und Geschäftspartner feststellen. Anders als bei sich selbst, können Sie daran natürlich nichts ändern, aber Sie können sich besser darauf einstellen. Das macht andere Menschen für Sie und Ihre Zeitschätzung "berechenbarer".

  • Je höher eine Ebene liegt, desto leichter können Sie daran etwas verbessern.

    Wenn Ihnen zu bestimmten Aufgaben Ihres Projektes das Wissen fehlt, dann brauchen Sie sich das nur anzueignen, und schon geht die Arbeit viel leichter von der Hand. Auch Erfahrungen können Sie vergleichsweise leicht erwerben. Notfalls profitieren Sie auch von den Erfahrungen anderer mit ähnlichen Projekten. Fragen Sie, wie lange man erfahrungsgemäß für bestimmte Aufgaben braucht oder wie lange man erfahrungsgemäß bei bestimmten Lieferanten warten muss.

    Wenn Ihnen aber zum Projekt eigentlich die Lust fehlt, dann wird es schwer für Sie, immer wieder den "inneren Schweinehund" zu überwinden und trotzdem an die Arbeit zu gehen. Vielleicht mögen Sie auch innerhalb des Projektes bestimmte Aufgaben nicht und schieben Sie deshalb immer wieder vor sich her in der irrationalen Hoffnung, sie könnten sich über Nacht von selbst erledigen? Ein Beispiel dafür sind lästige Pflichten wie Dokumentationen, Soll-Ist-Rechnungen, Ablage und so weiter. Sieht man es vielleicht schon Ihrem Schreibtisch an, wozu Sie keine Lust haben? Nehmen sich die ersten Teammitglieder bereits ein Beispiel daran?

Bedenken Sie: Je höher der Berg von Unerledigtem, desto tiefer sinkt der Mut, es endlich doch noch anzupacken. Notfalls muss die richtige innere Einstellung wie Pflichtbewusstsein und Rücksichtnahme auf diejenigen, die darunter zu leiden haben, Sie zwingen. Vielleicht können Sie sich auch damit antreiben, dass Sie sich mit beruflichem Ehrgeiz anfeuern.

Ganz schwer wird es für Sie, wenn Sie bei Ihrem "Zeittyp" Schwächen erkennen. Dann brauchen Sie ein hohes Maß an Selbstdisziplin, aktiv gegen solche Schwächen zu kämpfen. Es wird Ihnen auch nicht immer auf Anhieb gelingen. Da setzt allerdings die Kunst des gelungenen Zeitmanagements ein!

Was bestimmt Ihr Zeitverhalten im Projekt?

  • Kennen Sie sich genügend mit den Methoden und Techniken im Projekt aus?
  • Kennen Sie die Partner, mit denen Sie arbeiten werden?
  • Haben Sie Erfahrungen aus ähnlichen Projekten?
  • Können Sie im Team auf Wissen und Erfahrungen von Experten zugreifen?
  • Sind Ihnen die Prioritäten des Projektes klar?
  • Sind Sie sich mit dem Auftraggeber über die Prioritäten einig?
  • Gehen Sie planvoll an die Aufgaben heran?
  • Haben Sie einen Plan mit festen Meilensteinen bis zum Ziel?
  • Haben Sie das Projekt in seiner Gesamtheit gut im Blick?
  • Interessiert Sie das Projekt fachlich?
  • Liegt Ihnen das Gelingen am Herzen?
  • Arbeiten Sie gerne an dem Vorhaben und mit dem Team?
  • Gehen Sie pflichtbewusst auch an die Aufgaben, zu denen Sie keine Lust haben?
  • Wie würden andere Ihren Umgang mit der Ressource Zeit beschreiben?
  • Bekommen Sie Feedback von anderen zu Ihrer Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Zielstrebigkeit?
  • Was machen Sie mit dem Feedback?

[...]

Als Projektleiter werden Sie vermutlich sofort auch Ihre Erkenntnisse über sich selbst auf Ihre Teammitglieder übertragen. Sie werden sehen, dass einige Ihrer Mitarbeiter ein ähnliches Zeitverhalten an den Tag legen wie Sie, andere sind ganz anders. Wenn Sie darauf bewusster achten, werden Sie sich in Ihrer Teamführung in Zukunft viel besser darauf einstellen können.

Ob Sie mit Ihrer Zeit auskommen oder nicht, hängt weniger mit der Menge Ihrer Aufgaben zusammen als mit persönlichen Faktoren wie Wissen, Erfahrungen, Interesse an der Sache und ganz besonders auch Ihrem Temperament. Ihr Zeitverhalten wird von ganz bestimmten Merkmalen geprägt, die Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit in verschiedenen Umgebungen und bei verschiedenen Aufgaben in ähnlicher Weise immer wieder zeigen. Wenn Sie Ihre Zeit in Zukunft besser managen sollen, dann müssen Sie bei Ihren "typischen" Verhaltensweisen anfangen, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Auszug aus
Hedwig Kellner

Zeitmanagement im Projekt

03/2003, € 15,99
ISBN: 978-3-446-22501-5
S. 39-48
DIN EN ISO 9001:2015

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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