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Soft Skills - Persönliche Kompetenz

Nutzen Sie bewährte Zeitsparer im Projekt

Auszug aus
Hedwig Kellner

Zeitmanagement im Projekt

03/2003, € 15,99
ISBN: 978-3-446-22501-5
S. 194-199

Auch wenn jedes Projekt seine typischen Eigenheiten hat, so kann man einige Tipps doch immer wieder anwenden. Sie bringen letztlich in jedem Projekt Zeitersparnis.

Methodenkompetenz

Sie oder auch Mitglieder Ihres Teams müssen für die effiziente Arbeit bestimmte Methoden und Techniken beherrschen. Wenn Sie keine Diskussion leiten oder keine Kreativtechniken anwenden können, dann läuft Ihnen jedes Meeting zeitlich aus dem Ruder und bringt nicht einmal sinnvolle Ergebnisse. Ebenso müssen Sie die Tools zu Planung und Kontrolle nutzen können. Konflikte sind gefährliche Zeitfresser. Sie müssen wissen, wie Sie entweder schnell zu Deeskalation führen oder wo und wie Sie durch zügige Eskalation das Problem lösen.

Sie werden die Methoden und Techniken, die Sie als Projektleiter nutzen, auch bei Ihrer weiteren beruflichen Karriere brauchen. Häufig ist die Übernahme von Projektverantwortung der erste Schritt in eine Führungslaufbahn. Deshalb sollten Sie sich persönlich in möglichst allen wichtigen Methoden und Techniken fit machen.

Auf der anderen Seite haben Sie vielleicht nicht die Zeit, sich gleich im ersten Projekt zum Allround-Profi zu machen. Dann sorgen Sie unbedingt dafür, dass sich Teammitglieder in die notwendigen Methoden und Techniken einfuchsen. Damit fördern Sie auch deren Karrieren und den Teamgeist. Je mehr Sie die Kompetenzen verteilen, desto leichter können Sie sich selbst entlasten und desto besser arbeiten alle zusammen.

Rollenverteilung für Daueraufgaben

Bestimmte Aufgaben gehören vom ersten bis zum letzten Projekttag dazu. Das sind allerdings oft genau die Aufgaben, die man leicht in ihrem Aufwand unterschätzt oder als notwendiges Übel beiseite schiebt. Es kann auch zu zeitraubender Doppelarbeit führen, wenn keine klaren Zuständigkeiten existieren.

Verteilen Sie deshalb bestimmte Rollen mit Verantwortungen und Kompetenzen. Das können sein:

"Info-Manager": Diese Person sorgt dafür, dass Informationen zur Verfügung stehen und Kompetenzen in der Handhabung von Methoden aufgebaut werden.

"Kontaktmanager": Diese Person ist für Personalvertreter, Lieferanten, zukünftige Benutzer des Produktes und so weiter der erste Ansprechpartner.

"Krisenmanager": Diese Person behält mögliche Risiken im Auge und sorgt für Maßnahmen zur Krisenvermeidung und zur Bewältigung von Krisen.

"Bibliothekar": Diese Person achtet darauf, dass die Dokumentation zum Projekt stets in einwandfreiem Zustand ist und dass die Ablage sauber gepflegt wird.

"PR-Manager": Diese Person sorgt für das gute Image des Projektes und des Teams in der Öffentlichkeit.

"Ressourcenmanager": Diese Person sorgt dafür, dass Ressourcen rechtzeitig angefordert und pünktlich zur Verfügung gestellt werden.

Wohlgemerkt: Es darf nicht so verstanden werden, dass die Kollegen den Inhabern dieser Rollen Teile ihrer eigenen lästigen Aufgaben zuschieben. Zum Beispiel schreibt nicht etwa der "Bibliothekar" die Dokumentation wie Protokolle, Handbuchkapitel oder Berichte selber. Es gehört auch nicht zu seiner Rolle, ständig die Ablage machen zu müssen. Die Verantwortung besteht darin, darauf zu achten, dass es erledigt wird, und notfalls die Kollegen zu erinnern.

Methoden und Techniken für effizientes Arbeiten

  • Projektmanagement-Tool
  • Planungsinstrumente
  • Aufwand- und Kostenschätzung
  • Kosten-Nutzen-Rechnung
  • Controlling
  • Moderation von Workshops
  • Diskussionsleitung
  • Kreativtechniken
  • Verhandlungsführung
  • Präsentation
  • Führen von Interviews
  • Bestehen im kritischen Interview
  • Personalführung
  • Teamsteuerung
  • Konfliktmanagement
  • Risikomanagement
  • Krisenmanagement
  • Nutzung von Medien der Informationsbeschaffung
  • Dokumentationstechniken
  • Persönliches Zeitmanagement
  • Zeitmanagement in der Teamführung

Zonen für konzentriertes Arbeiten

Ihre Teammitglieder brauchen räumliche und/oder zeitliche Zonen, in denen sie sich vor allem auf komplexe Aufgaben konzentrieren können. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, stundenweise das Telefon abzustellen, Einzelbüros zu reservieren, Testrechner vom Gesamtsystem abzukoppeln oder im Home-Office ungestört zu arbeiten.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie brauchen, um sich voll in bestimmte Aufgaben versenken zu können oder um einmal in einem Durchlauf ohne Unterbrechungen bei einer Sache zu bleiben.

Arbeitsteilung und Synchronisationen

Überlegen Sie mit Ihrem Team, ob wirklich alle Meetings immer im Plenum stattfinden müssen. Oft macht es die Koordination von Terminen unnötig schwer, wenn immer alle anwesend sein sollen. Oft lassen sich ganze Aufgabengebiete Kleingruppen zuordnen, die dann relativ unabhängig daran arbeiten.

Dann müssen nur noch regelmäßige Kurz-Meetings zur Synchronisation einberufen werden. Darin werden immer wieder die einzelnen Ergebnisse zu einem Ganzen zusammengeführt. Ab dem Synchronisationstermin arbeiten die Kleingruppen getrennt weiter bis zur nächsten Zusammenführung der Ergebnisse.

Steh-Meetings

Halten Sie die Meetings und Workshops kurz und möglichst frei von ritualisierten Konferenzgewohnheiten. Wenn kreative Menschen sich um eine Pinnwand oder um einen großen Zeichentisch versammeln und formlos kommunizieren, kommt oft mehr dabei heraus, als wenn man sich gemütlich bei Kaffee und Gebäck im Konferenzraum zum Diskutieren trifft.

Schon das Ambiente kann zu regem Gedankenaustausch beitragen oder zu behäbigem Monologisieren nach eingefahrenen Ritualen.

Schnell-Protokolle

Viel Zeit wird auch oft in übertriebene "Protokollkosmetik" investiert. Es darf einfach nicht sein, dass nach jedem Workshop oder Meeting ein Mitarbeiter einen halben Tag damit verbringt, ein Protokoll nach allen Regeln perfekter Dokumentation zu schreiben.
Protokolle, die Sie rein intern für die Weiterarbeit brauchen, können gerne handschriftlich oder von der Pinnwand abfotografiert sein. Nur die Dokumente, die der Auftraggeber bekommt, sollten aufwändiger bearbeitet werden.

Grundsätzlich sollten im Protokoll nur die Ergebnisse festgehalten werden und nicht die oft langwierigen Wege dahin.

Infos auf Abruf

Überprüfen Sie den Aufwand mit dem Verteiler. Oft lässt sich an der Stelle auch viel Zeit sparen. Lassen Sie nicht jedem, der einmal Interesse gezeigt hat, immer Kopien von allem schicken. Informieren Sie stattdessen Interessenten, wo im Intranet oder im Ordner bei der Sekretärin auf Wunsch Einsicht in Projektinfos genommen werden kann.

Damit sparen Sie sich die Mühe, Papier oder Mails an Menschen zu schicken, die sich dann doch wieder nur über die lästige Infoflut beklagen und Ihre Unterlagen ungelesen abheften oder wegwerfen.

Lessons learned

Reflektieren Sie nach jeder Meilensteinabnahme mit Ihren Mitarbeitern, was Sie aus den Erfahrungen der letzten Phase an Lehren ziehen können. Fragen Sie sich:

  • Was hat uns geholfen, zügig zu Ergebnissen zu kommen?
  • Was hat uns behindert oder aufgehalten?
  • Wo haben wir uns mit der Zeit verschätzt?
  • Was hätten wir – mit dem Wissen von heute – schneller erledigenkönnen?
  • Was lernen wir aus unseren Erfahrungen für eine effizientere Weiterarbeit?

Versuchen Sie gar nicht, das Rad neu zu erfinden. Vor Ihnen haben andere Projektleiter und ihre Teams auch schon gegen die Uhr und den Kalender kämpfen müssen, um ihre Projektziele pünktlich zu erreichen. Übernehmen Sie Erfahrungen mit zeitsparenden Techniken und Methoden aus anderen Projekten und schneidern Sie sie passend für Ihr Vorhaben um. Tun Sie dafür zukünftigen Projektleitern den Gefallen, Erfahrungen aus Ihrem Projekt mit dem Team schriftlich zu erfassen und als Referenz zur Verfügung zu stellen.

Bild 1. Die vier Säulen des Zeitmanagements für Ihren Projekterfolg

Bild 1. Die vier Säulen des Zeitmanagements für Ihren Projekterfolg

Auszug aus
Hedwig Kellner

Zeitmanagement im Projekt

03/2003, € 15,99
ISBN: 978-3-446-22501-5
S. 194-199
DIN EN ISO 9001:2015

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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