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Soft Skills - Persönliche Kompetenz

Das Chaos bändigen: 15 Ordnungsmethoden (Teil 2)

5. Im Viervierteltakt

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.
Kurt Tucholsky

Worum geht es?

Bild 2. Die Eisenhowermatrix

Bild 2. Die Eisenhowermatrix

Ziel ist es, dass Sie jedes Teil nur einmal in die Hand nehmen. Sie sollten also beim Härtetest gleich entscheiden, wohin das jeweilige Teil kommt. Hier bietet sich die Methode an, die der US-Präsident Dwight D. Eisenhower praktiziert hat. Um Aufgaben zu gliedern, entwickelte er eine Vierfeldermatrix. Sie beruht auf zwei Kriterien: „wichtig“ und „dringend“ (Bild 2).
Übertragen auf unseren Fall, ergeben sich nun vier Kategorien.

Wie gehe ich vor?

Besorgen Sie sich vier Kartons (z. B. leere Obstkisten, alternativ Plastiksäcke), die Sie mit einer Nummer versehen: 1, 2, 3, 4. Jede Kiste steht für eine bestimmte Kategorie.

Kiste 1: Weg damit!

In diese Kiste kommt alles, was definitiv in den Abfallcontainer gehört, also Teile, deren Zeit endgültig abgelaufen ist: irreparabel defekt, überholt, überflüssig, unnötig, lästig, schäbig, abgenutzt, heruntergekommen. Ganz gleich, ob defekte Anspitzer, Bleistiftstummel, Werbeflyer, alte Prospekte, alte Zeitungen, alte Tagungsprogramme, Verpackungen, ver staubte Taschen, alte Koffer, verbogene Kleiderbügel, ein altes Radio, ein defekter Toaster oder angeschlagenes Geschirr: Nehmen Sie sich ein Herz!

Natürlich nach Material sortiert und säuberlich getrennt. Was nicht in die Kiste passt, kommt daneben, z. B. der braune Kunstledersessel.

Besonders kritisch sollten Sie betrachten, was Sie in den letzten zwölf Monaten nicht angerührt haben: Dies deutet darauf hin, dass es mit hoher Wahrscheinlichkeit entbehrlich ist. Ebenso suspekt sind „obdachlose“ Dinge, die eigentlich nur herumgeistern, immer wieder hin und her geschoben werden, jedes Mal lästig sind und stören. Dies spricht dafür, dass sie überflüssig sind. Fragen Sie sich also ganz konsequent: Ist das Teil wirklich nötig?

Einmal gefüllt sollte diese Kiste gut geschlossen und so schnell wie möglich rausgeschafft werden. Machen Sie Ihr Beine! In erster Linie kommen die üblichen Wertstoffcontainer infrage. Eine für die Entsorgung wichtige Adresse ist der Wertstoffhof, der auch sperriges Material, Sperrmüll und Elektroschrott annimmt. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung, wo die nächste Sammelstelle ist und wann sie geöffnet hat.

Erkundigen Sie sich bei der Anschaffung bzw. Anlieferung eines neuen Gerätes (z. B. eines Kopiergeräts oder einer Waschmaschine), ob das alte Gerät im Gegenzug zurückgegeben werden kann.

Machen Sie den Dingen, die raus sollen, Beine! Kiste 1 so schnell wie möglich entsorgen. Oder wollen Sie riskieren, dass Sie diese in einem schwachen Moment wieder auspacken, oder eine andere Person dies nichts ahnend tut? Also nicht lange herumstehen lassen, keine Türen, Treppen und Flure damit versperren, Auge und Nase nicht zu lange damit strapazieren.

Kiste 2: Weiterleiten

In diese Kiste kommt alles, was wieder in die Welt hinausgeschickt wird. Dazu gehören Unterlagen, die Sie an Mitarbeiter weiterleiten möchten (z. B. Information), Altkleider für den Secondhand-Laden, was Sie entliehen hatten und einer anderen Person gehört (Rückgabe), was reparierbar ist (Reparatur), potenzielle Geschenke, was Sie verkaufen möchten (online, Antiquitäten) oder sinnvoll spenden können (Altkleider für die Caritas, Bücher für die Bücherei oder für das Krankenhaus, das alte Schuhregal für die Abholfirma).

Kiste 3: Wichtig, nicht aktuell

In diese Kiste gehört alles, was Sie längerfristig aufbewahren möchten: wichtige Dokumente (z. B. Garantiescheine, Zeugnisse, Jahresberichte), die Schachtel mit den neuen Bleistiften, die Wollsocken für den nächsten Winter.

Kiste 4: Wichtig, aktuell

Diese Kiste erhält Dinge von aktueller Relevanz und Bedeutung: was Sie umgehend erledigen müssen (den Brief bzw. das Fax beantworten, die Rechnung begleichen), die aktuelle Zeitschrift, die Sie lesen möchten, der eine Kugelschreiber bzw. Füller, den Sie laufend brauchen.

Was bringt es?

Was vorher ein amorpher Haufen war, hat sich nun in vier übersichtliche Kisten aufgeteilt. Damit werden Sie handlungsfähig und gewinnen Durchblick. Diese Methode ist dann abgeschlossen, wenn die provisorischen Kisten leer und wieder aufgelöst sind: Der Inhalt in Kiste 1 ist entsorgt, der Inhalt in Kiste 2 wurde weitergeleitet bzw. abgegeben, der Inhalt in Kiste 3 und 4 befindet sich an einem festen Platz (siehe Kapitel 4.6 „Werkstatt und Zentrallager“).

  • Keine weiteren Zwischenhaufen bilden (Kiste 5, 6 ...)!
  • Jedes Teil nur einmal in die Hand nehmen!

Es empfiehlt sich, der Kiste 1 den größten Platz einzuräumen: Die effektivste Diät ist immer noch die radikale Fastenkur. Weniger ist hier mehr.

Vorsicht vor Kiste 2!

  • Kiste 2 hat ihre Tücken: Es besteht die Gefahr, dass sie ewig herumsteht und zu neuem Gerümpel wird! Die fällige Reparatur wird immer wieder verschoben, die Verkaufsaktion fällt ins Wasser, die Spende für die Bibliothek oder Caritas liegt auf Eis.
  • Setzen Sie sich eine klare Frist, die Sie groß und deutlich auf die Kiste schreiben. Was nach einem Monat nicht erledigt ist, wandert in Kiste 1!

Für Inhalte in Kiste 3 kann es einige Spezialfälle geben.

Spezialfälle

  • Krempel-Kiste: Nicht alles lässt sich klar einordnen. Wohin mit den Korken, alten Eisenhaken, Glasröhrchen, Holzklötzchen? Für diesen unklaren Mischmasch, den Sie vielleicht wirklich einmal brauchen könnten, ist eine Krempel-Kiste sinnvoll. Darin können Sie bei Bedarf kramen und suchen, bis Sie etwas Passendes gefunden haben.
  • Schatztruhe: Dies kann ein Aufbewahrungsort für Ihre ganz persönlichen Schätze sein. Der Ring der Großmutter, die Uhr vom Großvater, ein paar persönliche Briefe oder Fotos, die Muscheln vom letzten Urlaub. Je nach Umfang können Sie hierfür eine verschließbare Holztruhe, Holzkiste oder Metallbox einrichten, zu der nur Sie Zugang haben.
  • Geschenke-Kiste: Für Dinge, die noch nützlich, gut erhalten und schön sind, können Sie eine eigene Kiste einrichten. Doch Vorsicht: Verschenken Sie keinen lästigen heimatlosen Schnickschnack! Die Holzenten werden auch bei Ihren Bekannten nur dumm herumstehen. Sie wollen Ihr Problem doch nicht nach außen verlagern und Ihren Ballast doch nicht anderen aufbürden, oder?

6. Werkstatt und Zentrallager

Worum geht es?

Vorne und hinten, oben und unten, nah und fern: Diese Einteilung finden Sie in verschiedenen Lebensbereichen.

  • Laden: Vorne in den offenen Regalen liegen die aktuellen Produkte, hinten im Lager stehen die Kisten mit Nachschub.
  • Baustelle: Draußen steht alles, was aktuell gebraucht und bearbeitet wird (Material, Geräte, Werkzeug), weiter entfernt ist ein Lager mit allem, was später oder nur ab und zu benötigt wird.
  • Werkstatt: Auf der Werkbank liegen die Säge, der Hammer und das aktuell bearbeitete Kantholz, im Innenhof befindet sich das Holzlager.

Diese Methode kann auch für Sie hilfreich sein: In Reichweite ist nur das, was Sie laufend brauchen oder hier und jetzt bearbeiten. Weiter entfernt sind die Dinge, auf die Sie ab und zu „zurück-greifen“, die Sie später benötigen.

Wie gehe ich vor?

Hier kommt es darauf an, konsequent zu sein: Was brauchen Sie ständig, was brauchen Sie ab und zu und was nur einmal im Jahr? Danach richtet sich die Reichweite:

  • je häufiger, desto näher,
  • je seltener, desto weiter weg.

Beispiel (siehe Kapitel 5 „Im Viervierteltakt“)
Kiste 3: Diese Teile sind zwar wichtig, werden jedoch aktuell nicht benötigt. Sie gehören also in das Zentrallager: die Schachtel mit den neuen Stiften in den Schrank im Nebenzimmer, die letzten Jahresberichte in das Archiv, das Werkzeug in den Keller.
Kiste 4: Diese Dinge sind wichtig und aktuell. Sie sollten daher möglichst nah bei Ihnen sein, sodass Sie schnellen Zugriff haben: der laufend benutzte Bleistift in den Stiftbecher, die Schere in die oberste Schublade, die aktuellen Unterlagen auf die oberste Ablage, die aktuellen T-Shirts in das Kleiderfach in Augenhöhe.

Was bringt es?

Die Regel klingt einfach, wird jedoch häufig nicht konsequent umgesetzt. Wenn Sie mehrmals am Tag aufstehen müssen, um den Brieföffner zu holen, liegt er wahrscheinlich am falschen Platz. Wenn Sie von Papier, Akten und Büchern umgeben sind, die Sie nur selten oder fast nie brauchen, verschwenden Sie wertvollsten Platz. Kurzum: Werkstatt und Zentrallager werden oft nicht klar voneinander getrennt und miteinander verwechselt.

Richtig angewendet ist diese Methode sehr effizient und ökonomisch.

Die Reichweite richtet sich nach dem Gebrauch

  • Je häufiger gebraucht, desto näher dran,
  • je seltener gebraucht, desto weiter weg.

Anne Brunner, Ordnung ins Chaos , Hanser 2007, S. 46-52

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