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Soft Skills - Methodische Kompetenz

Dokumente perfekt gestalten (Teil 4)

Grundlegende Regeln

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 119-120

Zum Schluss erhalten Sie einen Überblick der wichtigsten Regeln, mit denen Sie Dokumente perfekt gestalten:

  • Ziel und Zielgruppe nicht aus den Augen verlieren: Der Schlüssel zu einer überzeugenden Kommunikation liegt darin, sich seines Zieles bewusst zu sein und jederzeit auf die besonderen Anforderungen der Empfänger einzugehen.
  • Weniger ist mehr: Die Kunst eines perfekten Dokuments besteht darin, der Zielgruppe gerade so viel wie nötig und so wenig wie möglich zu sagen. Dieses Prinzip sollte sich durch alle Elemente ziehen. Aber vergessen Sie nicht, der Zielgruppe einen einfachen Einstieg in das Thema zu bieten, indem Sie bereits bekannte Sachverhalte wiederholen.
  • Detail und Übersicht: Der Wechsel zwischen Detail und Übersicht einerseits und Übersicht und Detail andererseits gibt Orientierung im unbekannten Terrain. So, wie ein gutes Navigationssystem Ihnen sowohl eine Übersichtskarte liefert als auch eine detaillierte Karte einzelner Straßen liefern kann. Beispiele dafür sind: zusammengefasste und detaillierte Werte in einer Tabelle, die Verknüpfung von Bildern und Text über Zuordnungen und das Mitführen von Inhaltsübersichten im Dokument.
  • Konsistenz in jeder Hinsicht: Konsistenz ist eine Form der Einfachheit. Wenn Sie zum Beispiel ohne Grund einen Kundenauftrag einmal Auftrag, dann Order und dann Bestellung nennen, sind Sie inkonsistent in der Wortwahl. Konsistenz ist nicht nur in der Sprache, sondern auch in Grafiken und in allen Elementen eines Dokumentes wichtig. Inkonsistenz erhöht ohne Notwendigkeit die Komplexität einer Darstellung und bedeutet damit überflüssige Arbeit für den Leser.

Wenn Sie diese grundlegenden Regeln beherzigen, werden Sie viele Ansätze finden, um Ihre Dokumente perfekter zu gestalten.

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 119-120
DIN EN ISO 9001:2015

Zum ISO 9001:2015 Special

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