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Soft Skills - Methodische Kompetenz

Dokumente perfekt gestalten (Teil 3)

Textformate

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 41-49

Textformate dienen dazu, Inhalte übersichtlicher zu gestalten. Hierzu zählen Überschriften, Absätze, Aufzählungen und Textauszeichnungen.

Die Überschrift

Worum geht es?

Überschriften bilden den Einstieg in einen Text. Entsprechend sorgfältig und ansprechend sollten Überschriften gestaltet sein. Der Leser soll neugierig werden und Lust bekommen, weiterzulesen.

Auch nach dem Lesen erfüllen Überschriften eine wichtige Funktion. Sie dienen dem Leser zur Orientierung. Liest er die Überschrift, fällt es ihm leichter, sich wieder an Einzelheiten aus dem Text zu erinnern.

In der Unternehmenspraxis sind in Präsentationen sehr häufig viel zu lange Überschriften zu finden. Eine häufige Begründung ist: „Alle Überschriften sind die Zusammenfassung des Dokuments.“ Das klingt im Ansatz verheißungsvoll, lässt sich aber kaum umsetzen. Sehen Sie Überschriften lieber als Appetitmacher, die die Lust auf den Hauptgang verstärken.

Ungeeignete Überschrift

  • Zu lang: Der Versuch, die Überschrift als Zusammenfassung eines Seiteninhalts zu formulieren, erschwert den Zugang zum Inhalt.
  • Zu hölzern: Autoren verpassen oft, mit einer ansprechenden Überschrift Neugierde zu wecken.
  • Losgelöst: Überschrift und Inhalt stehen in unzureichendem Bezug zueinander.

Was bringt es?

Gute Überschriften leiten den Leser, fördern das Verständnis, die Orientierung und machen neugierig auf den nachfolgenden Inhalt.

Wie gehe ich vor?

Die optimale Überschrift hat folgende Eigenschaften: Sie weckt das Interesse des Lesers, enthält eine klare Aussage, ist kurz, prägnant und ansprechend formuliert. Sie gibt im optimalen Fall einen Hinweis auf die inhaltliche Struktur des Textes. Das sind viele Anforderungen an wenige Worte. Da eine Überschrift diese Funktionen nur schwer erfüllen kann, können Sie zusätzlich eine Kopfzeile oder eine Zwischenüberschrift einsetzen (Bild 3).

Gute Überschrift

  • Kurz: Formulieren Sie Überschriften möglichst nicht länger als eine Zeile.
  • Kernbotschaft: Die Überschrift vermittelt die Kernbotschaft des Inhaltsabschnitts.
  • Lebendig: Formulieren Sie Überschriften ansprechend und aktiv, um beim Leser Interesse zu wecken. Gebrauchen Sie Verben.
  • Ergänzen: Kopfzeile und Zwischenüberschriften können zur weiteren Orientierung beitragen.

Bild 3. Informationen verteilt auf Überschrift, Kopfzeile und Zwischenüberschriften

Absatzformate

Worum geht es?

Absatzformate beeinflussen das äußerliche Erscheinungsbild eines Textes. Werden ungeeignete Absatzformate verwendet, kann ein Text unruhig wirken und es ist deutlich anstrengender, den Text zu lesen.

Was bringt es?

Geeignete Absatzformate hingegen tragen dazu bei, einem Dokument eine harmonische und ansprechende Optik zu verleihen.

Bild 4. Die wichtigsten Absatzformate

Wie gehe ich vor?

Für Dokumente im beruflichen Umfeld sind vier Absatzformate gebräuchlich (Bild 4).

Davon ist allein der linksbündige Flattersatz recht problemlos einsetzbar. Die anderen Formate können leicht zu störenden Effekten führen. So kann der Blocksatz unschön erscheinen, wenn er unsachgemäß eingesetzt wird. Er neigt dann zu auffällig großen und unregelmäßigen Wortabständen (Bild 5, Mitte). Der rechtsbündige Flattersatz und der zentrierte Absatz sind auf Dauer anstrengend zu lesen. Ein irritierender Eindruck kann entstehen, wenn der oft für besondere Anlässe wie Festschriften oder Todesanzeigen gewählte Satz auf Mittelachse für einen Sachtext eingesetzt wird.

So genannte „Hurenkinder“, also Absätze, bei denen in der letzten Zeile nur ein einzelnes Wort oder ein Wortteil steht, stören den Textfluss und sollten vermieden werden.

Bild 5. Empfehlungen im Umgang mit Absätzen

Vorsicht vor zu vielen Aufzählungspunkten: Viele Präsentationen bestehen nur aus Absätzen mit Aufzählungen. Übermäßige Aufzählungen sind jedoch keine sinnvolle Unterstützung für den Leser. Sie sollten darauf achten, dass vor Aufzählungen stets ein Text gestellt ist, der erläutert, was im Folgenden aufgezählt wird. Halten Sie Aufzählungen kurz. Längere Aufzählungen sollten von einem Schlagwort eingeleitet werden, dem ein erläuternder Text folgt.

Absatzformate

  • Flattersatz als Standard: Setzen Sie für normalen Fließtext den linksbündigen Flattersatz ein, so sind Sie immer auf der sicheren Seite.
  • Blocksatz: Blocksatz wirkt elegant, wenn er sorgfältig und mit konsequenter Silbentrennung ausgeführt ist. Das ist bei fehlender automatischer Silbentrennung wie in PowerPoint mühsam. Grundsätzlich ist Blocksatz für Überschriften und schmale Textspalten nicht geeignet.
  • Aufzählungszeichen: Setzen Sie nicht für jeden Absatz zwangsläufig ein Aufzählungszeichen ein. Eleganter formatieren Sie, wenn Sie Abstände verwenden, um Absätze optisch voneinander abzuheben.

Hervorhebungen

Worum geht es?

Hervorhebungen dienen dazu, wichtige Textstellen zu kennzeichnen oder bestimmte Textelemente – zum Beispiel Zitate – auszuweisen.

Was bringt es?

Gut eingesetzte Hervorhebungen können wesentlich dazu beitragen, dem Leser Orientierung zu bieten. So kann er leicht und direkt dargebotene Informationen einordnen und Wichtiges von weniger Wichtigem unterscheiden.

Wie gehe ich vor?

Die Bilder 6 und 7 zeigen eine Übersicht der wichtigsten Hervorhebungen und deren Anwendung. Zusätzlich sollten Sie folgende Hinweise beachten.

Bild 6 . Varianten für Hervorhebungen im Text

Bild 7. Weitere Hervorhebungen

Hervorhebungen

  • Einfache Schrift: Es empfiehlt sich, als Basistext eine unauffällige, einfache Schrift wie Arial, Times New Roman oder Verdana zu verwenden. So sind Hervorhebungen leichter einzusetzen.
  • Weniger ist mehr: Gehen Sie sparsam mit Hervorhebungen um. Vermeiden Sie etwa Hervorhebungen über mehrere Zeilen.
  • Einfach: Verwenden Sie immer nur eine Art der Kennzeichnung pro Textstelle. Verzichten Sie auf mehrfache Hervorhebungen wie zum Beispiel Fettdruck und Kursivschrift .
  • Konsistent: Verwenden Sie einen Typ von Hervorhebung im selben Dokument stets für den gleichen Zweck.
Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 41-49
DIN EN ISO 9001:2015

Zum ISO 9001:2015 Special

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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