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Soft Skills - Methodische Kompetenz

Dokumente perfekt gestalten (Teil 2)

Die geeignete Struktur: Informieren oder Motivieren?

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 19-26

Eine geeignete Struktur hängt weniger vom Thema ab als von dem Ziel, das Sie verfolgen,und von der Zielgruppe, die Sie ansprechen wollen. Im vorhergehenden Abschnitt haben wir danach gefragt, was das Wissensdefizitder Zielgruppeist und was die Zielgruppe motiviert.

Informieren oder motivieren? Im beruflichen Umfeld kommt es mehr oder weniger auf diese beiden Aspekte an.

In manchen Situationen liegt der Fokus der Kommunikation eindeutig darauf, zu informieren . Ein typisches Beispiel sind Schulungsunterlagen oder Handbücher. In diesem Fall bringt die Zielgruppe schon eine grundsätzliche Motivation für das Thema mit, so dass eine besondere Motivation nicht erforderlich ist. Wer beispielsweise eine Gebrauchsanweisung zur Hand nimmt, hat dafür bereits seine Gründe – er möchte etwas Konkretes erfahren.

Oft ist es allein mit einer sachlichen Vermittlung von Informationen nicht getan. In solchen Situationen müssen Sie die Zielgruppe zusätzlich motivieren . Sie sind darauf angewiesen, dass die Empfänger vom Thema überzeugt sind und aus diesem Grund etwas ganz Bestimmtes in Ihrem Sinne tun. Das kann zum Beispiel die Zustimmung zu einem Vorhaben sein. In solchen Situationen ist das „Verkaufen“ Ihres Themas wichtig. Dazu müssen Sie eventuell auch Informationen liefern. In erster Linie jedoch möchten Sie die Zielgruppe davon überzeugen, etwas Bestimmtes in Ihrem Sinn zu unternehmen.

Schwerpunkt „Informieren“

Worum geht es?

Beim Schwerpunkt „Informieren“ steht die sachliche Vermittlung von Information im Vordergrund, um das angestrebte Kommunikationsziel zu erreichen. Ein typisches Beispiel hierfür sind Schulungsunterlagen.

Was bringt es?

In diesem Abschnitt finden Sie Vorschläge für inhaltliche Strukturen, die allgemein gültig sind. Sie sind damit für viele Situationen geeignet, in denen die Vermittlung von Information im Vordergrund steht.

Wie gehe ich vor?

Wenn es darum geht, Informationen nachvollziehbar zu vermitteln, sollten Sie zunächst die didaktische Struktur in Erwägung ziehen. Mit dieser Struktur vermittelt auch ein guter Lehrer neue Sachverhalte.

  • Didaktische Struktur
    • Standortbestimmung: Um welches Thema geht es, was ist der Sachverhalt? Wo stehen wir? Was kennen wir bereits?
    • Motivation: Warum ist das Thema wichtig?
    • Lernziele: Was soll vermittelt werden?
    • Lerninhalt: Wie sollte das eigentliche Thema dargestellt werden? These, Beispiel, Vertiefung, Zusammenfassung?
    • Lernkontrolle: Wurde das Thema verstanden?

So gut die didaktische Struktur auch geeignet ist, Lerninhalte zu vermitteln, sie hat einen Nachteil: Der Leser könnte sich belehrt fühlen. In ihrer Reinform ist diese Struktur tatsächlich nur für Lernmaterial geeignet und zum Beispiel weniger für Managementpräsentationen.

Eine weitere allgemein gültige Struktur, die sich für viele Situationen eignet, ist die „allgemeine Problemlösung“.

  • Allgemeine Problemlösung
    • Status/Problembeschreibung: Was ist das Problem? Worum geht es?
    • Ziele: Was soll erreicht werden?
    • Optionen: Welche Optionen haben wir zur Verfügung?
    • Bewertung der Optionen: Was sind die Vorteile, Nachteile, Chancen und Risiken der jeweiligen Optionen?
    • Entscheidung und Umsetzung: Welche Option ist zu empfehlen und warum?
    • Nächste Schritte: Was ist zu tun?
    • Erfolgskontrolle: Wie kann der Erfolg überprüft werden?

Den Leser abholen

Sehr oft wird in Dokumenten lediglich die Information vermittelt, die für die Empfänger neu ist. Wozu sollte man auch bereits Bekanntes erwähnen?

Tatsächlich ist es aber zwingend erforderlich, den Leser dort abzuholen, wo er steht. Das heißt, ihm mit der Wiederholung von bereits bekannten und vertrauten Sachverhalten einen leichten Einstieg in das Thema zu ermöglichen. Erst danach sollten neue Sachverhalte erörtert werden. Der Leser kann sich so auf das Thema einstellen und wird nicht „kalt erwischt“.

Die didaktische Struktur und die allgemeine Problemlösung bilden in vielen Situationen eine gute Ausgangsbasis, die Sie für Ihre Zwecke anpassen und erweitern können.Darüber hinaus finden Sie in Bild1 und 2 Inhaltsstrukturen für spezielle Aufgabenstellungen, die häufig in der Managementpraxis angewendet werden.

Schwerpunkt „Motivieren“

Worum geht es?

Sobald Sie die aktive Unterstützung der Zielgruppe benötigen, stoßen Sie mit dem Ansatz „Informieren“ schnell an Grenzen. Dann wird es erforderlich, die Zustimmung der Adressaten für Ihr Anliegen zu gewinnen. Hierzu hilft der Ansatz „Motivieren“ weiter.

Bild 1. Inhaltsstrukturen im Projektumfeld

Bild 2. Inhaltsstruktur für Geschäftsplan (Business Plan) und Dienstleistungsvertrag

Was bringt es?

Sie schaffen die Voraussetzung für eine aktive Unterstützung Ihres Anliegens durch die Zielgruppe.

Wie gehe ich vor?

Wenn Motivieren im Vordergrund steht, lässt sich eine Struktur weniger gut allgemeingültig ableiten wie beim Informieren. Wie kann man Menschen motivieren? Das ist eine fast philosophische Frage, die wir hier nicht erschöpfend beantworten können. Jedoch scheinen im beruflichen Umfeld folgende Aspekte eine Rolle zu spielen: Anreiz, Belohnung, Neugier, Lust auf Neues, Erstaunen, Angst, Freude und Überzeugung. Also vor allem Gefühle und Emotionen. Und auf dieser Voraussetzung können Sie aufbauen.

Um weitere Anreize zu finden, können Sie die folgende Checkliste heranziehen, mit denen Sie ein Thema emotionalisieren können.

Ansätze für „Motivieren“

  • Anreiz: Sie konzentrieren sich ausschließlich auf den besonderen Vorteil, den die Zielgruppe aus Ihrem Thema ziehen kann. Was motiviert die Zielgruppe und wie können Sie dazu beitragen? Denken Sie nicht nur an Geld, sondern auch an Faktoren wie Sicherheit, Flexibilität, Ansehen und Ähnliches.
  • Gefühl: Appellieren Sie an das Gefühl Ihrer Zielgruppe. Sprechen Sie das gute oder schlechte Gewissen an. Was erzeugt Sympathien, was erzeugt Antipathie?
  • Überraschung: Sie bringen Ihr Thema mit einem Thema aus einem scheinbar völlig anderen Bereich in Verbindung. Dabei sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt, solange Sie wieder zur Sache zurückfinden.
  • Salamitaktik: Sie präsentieren Ihr Anliegen in kleinen Stücken, die bequem „geschluckt“ werden können. Großer Braten: Das Gegenteil von Salamitaktik. Hier fordern Sie bewusst ein großes Stück, um – nach entsprechenden Verhandlungen – ein kleines Stück zu bekommen.
  • Cliffhanger: Eine Bezeichnung aus der Medienbranche. Sie halten das Interesse des Publikums mit einer großen Ankündigung wach („nach der Werbung“), auf die Sie wiederholt verweisen und die Sie erst ganz zum Schluss wahr machen.
  • Schaukampf: Hier gilt das Motto: „Gut ist, was sich bewährt.“ Das kennen Sie aus Verkaufsshows, in denen der Verkäufer sein Produkt den unglaublichsten Härtetests unterzieht. So könnten Sie zum Beispiel bei der Vorbereitung einer Livepräsentation einen Teilnehmer instruieren, Ihnen wenige, sehr kritische Fragen zu stellen, die Sie dann mit Leichtigkeit entkräften. In Dokumenten, die nicht für einen Vortrag vorgesehen sind, können Sie kritische Fragen selbst aufführen und beantworten.
  • Humor: Sofern das Thema es zulässt, ist natürlicher und authentischer Humor sehr gewinnend. Doch Vorsicht: nichts ist so ernüchternd wie ein Witz, der nicht ankommt.
  • Stolz: Nutzen Sie den Stolz des Publikums, zeichnen Sie es aus, machen Sie es zu etwas Besonderem.
  • Burning Platform: Wer springt schon freiwillig von einem Schiff? Anders sieht es aus, wenn das Schiff brennt und zu sinken beginnt. Indem Sie eine Situation ungeschönt und drastisch darstellen, appellieren Sie zum Handeln.
Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 19-26
DIN EN ISO 9001:2015

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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