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Soft Skills - Methodische Kompetenz

Dokumente perfekt gestalten (Teil 1)

Ziel und Zielgruppe

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 13-17

Worum geht es?

In einer chemischen Fabrik wurde eine Investition in Sicherheitstechnik notwendig. Der zuständige Ingenieur legte seinem Werkleiter ein detailliertes Konzept vor, das eine technisch aufwendige Lösung favorisierte, die jedoch auch zukünftig auftretende Auflagen abdecken konnte. Der erhebliche Umfang der Investition machte es erforderlich, das zentrale Controlling einzubinden. Um keine Zeit zu verlieren, leitete der Werkleiter die Präsentation des Ingenieurs unverändert weiter. Das Dokument zeigte sehr detailliert die Vor-und Nachteile verschiedener Alternativen und die zu erwartenden Kosten.

Für den Fachbereich unerwartet favorisierte das Controlling eine einfachere Lösung mit geringerem Investitionsvolumen. Darüber entbrannten in den folgenden Wochen zeitraubende Diskussionen. Gegenseitige Vorurteile verfestigten sich: Die Controller hielten die Werkingenieure für technikverliebt, die Ingenieure sahen sich bestätigt: Controller haben keine Ahnung von der Materie.

Wie konnte diese Konfliktsituation entstehen? Das grundlegende Problem stellte die Präsentation dar. Sie war nicht auf die besonderen Anforderungen des Controllings, sondern auf den Werkleiter zugeschnitten. Die Ingenieure hätten wahrscheinlich einen Tag benötigt, um die technischen Details der Präsentation zu kürzen und die für das Controlling relevanten Informationen hervorzuheben. Die Folgen dieser vermeintlichen Zeitersparnis waren endlose Besprechungen und Telefonate, die Einbeziehung der Unternehmensspitze und spürbare persönliche Spannungen zwischen den Beteiligten.

Um die Gefahr von Missverständnissen und Kommunikationskonflikten zu umgehen, sollten Sie Ihre Dokumente stets an die besonderen Anforderungen der Zielgruppe anpassen. Sie erfahren in diesem Abschnitt, wie Sie Ziel und Zielgruppe eines Dokuments abgrenzen können.

Was bringt es?

Mit einer sorgfältigen Formulierung von Ziel und Zielgruppe wird es Ihnen später leichter fallen, die Inhalte für das Dokument gezielt zusammenzustellen. Sie reduzieren somit die Gefahr, an der Zielgruppe vorbeizukommunizieren.

Wie gehe ich vor?

Setzen Sie sich zunächst mit dem konkreten Ziel auseinander, das Sie erreichen möchten. Orientieren Sie sich im zweiten Schritt an der für dieses Ziel relevanten Zielgruppe.

Das Kommunikationsziel

Wenn Sie vor einer wichtigen Kommunikationsaufgabe stehen, sollten Sie zunächst die folgenden Fragen beantworten:

  • Was möchte ich mit dem Dokument und der damit verbundenen Kommunikation erreichen?
  • Was ist mein konkretes Ziel?
  • Vorausgesetzt, alles läuft optimal, was möchte ich mit der Kommunikation erreichen?

Diese Fragen sollten Sie möglichst präzise und schriftlich beantworten.

Die Zielgruppe definieren

Wer überzeugen will, muss die Sprache seiner Lesersprechen. Wer seine Zielgruppe nicht genau eingrenzt, gerät in Gefahr, nicht den richtigen „Ton“ zu treffen. So laufen Sie Gefahr, Ihr Kommunikationsziel nur noch zu erreichen, wenn die Empfänger Ihrem Anliegen sehr positiv gegenüberstehen („Goodwill“). Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Mit folgenden Fragen grenzen Sie die Zielgruppe ein:

  • Wen muss ich ansprechen, um mein Kommunikationsziel zu erreichen?
  • Wer gehört zu einem erweiterten Empfängerkreis?
  • Wer wird dieses Thema beeinflussen?
  • Kann ich diese Personen direkt oder lediglich indirekt ansprechen?

Indirekte Empfänger

Viele wichtige Empfänger erreichen Sie vielleicht gar nicht direkt, sondern nur indirekt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn bei einer Präsentation der letztendlich entscheidende Manager nicht persönlich, sondern stellvertretend ein Mitarbeiter anwesend ist. Diesem wichtigen indirekten Empfänger steht aber nur das ausgehändigte Dokument zur Verfügung. Alle Informationen, die im mündlichen Vortrag zusätzlich gegeben wurden, sind für ihn nicht verfügbar. Das ist ein bedeutender Punkt. Sie müssen stets anstreben, dass ein indirekter Empfänger ein Dokument ohne jegliche verbale Erläuterung verstehen kann. Daher ist es zwingend erforderlich, dass ein Dokument seine Botschaft zweifelsfrei und selbsterklärend transportieren kann, ohne Ihre „Tonspur“.

Zielgruppe definieren

  • Wen? Wen sollten Sie im Idealfall ansprechen? Wen können Sie ansprechen?
  • Direkt oder indirekt? Können Sie die entscheidende(n)Person(en) direkt oder nur indirekt über deren Mitarbeiter ansprechen? So können Sie aus einer Zielgruppe die Adressaten ableiten, an die Sie sich wenden.
  • Indirekte Empfänger: Berücksichtigen Sie auch die Anforderungen indirekter Empfänger. Diese sollten das Dokument ungeleitet, ohne mündliche Erläuterungen verstehen können.
  • Kernzielgruppe im Fokus: Auch wenn Sie weite Empfängerkreise in Ihre Überlegungen einbeziehen, sollte Ihr Dokument vorrangig die Kernzielgruppe bedienen.

Die Zielgruppe analysieren

Es genügt nicht, allein die Zielgruppe zu definieren. Um wirklich dieSprache der Empfänger zu treffen, sollten Sie sich in die Zielgruppe hineinversetzen. Dabei hilft Ihnen die folgende Checkliste:

Zielgruppe analysieren

Auch wenn Ihnen die Empfänger vertraut erscheinen: es lohnt sich immer, sich noch einmal intensiv in die Zielgruppe hineinzuversetzen:

  • Hintergrund: Welche beruflichen Funktionen üben die Adressaten aus? Welche Ausbildung und Erfahrungen hat die Zielgruppe?
  • Wissensdefizit: Was sollte die Zielgruppe zu Ihrem Thema wissen, was sie jetzt noch nicht weiß?
  • Interesse und Wohlwollen: Welches Interesse bringt die Zielgruppe Ihrem Thema entgegen? Werden Sie tendenziell auf Unterstützung oder Ablehnung stoßen?
  • Motivation: Was motiviert die Zielgruppe? Warum sollte diese ihre Zeit ausgerechnet Ihrem Thema widmen? Auf welche Themen reagieren die Adressaten besonders emotional? Welche Aspekte sollten Sie daher ansprechen, welche auf keinen Fall?

„Herr Schneider, was wissen Sie zu diesem Thema?“

Viel zu oft wird die beste Informationsquelle zur Zielgruppe nicht genutzt: die Zielgruppe selbst. Überlegen Sie, ausgewählte Adressaten offen zum Thema zu befragen: „Herr Schneider, es wäre wichtig zu erfahren, was Sie zum Thema wissen.“

So haben Sie eine zusätzliche Chance, zu erfahren, wie die Zielgruppe dem Thema gegenübersteht. Es empfiehlt sich, die Ergebnisse der Checklisten und eventueller persönlicher Feedbacks schriftlich festzuhalten.

Mit diesen Vorarbeiten haben Sie sich eine solide Ausgangsposition geschaffen. Diese Grundlage hilft Ihnen, im folgenden Abschnitt systematisch eine passende Inhaltsstruktur für das Thema zu entwickeln.

Auszug aus
Günther Eufinger

Dokumente perfekt gestalten

05/2007, € 4,99
ISBN: 978-3-446-41305-4
S. 13-17
DIN EN ISO 9001:2015

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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