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Soft Skills - Methodische Kompetenz

Der Moderationsablauf

Auszug aus
Christian Malorny, Marc Alexander Langner

Moderationstechniken

11/2007, € 7,99
ISBN: 978-3-446-41520-1
S. 26-35

Der Moderationsprozess lässt sich grob in drei übergeordnete Phasen einteilen (siehe Bild 1): Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Die Durchführungsphase untergliedert sich nochmal in sechs Unterphasen: Einstieg, Problemfokus, Ideen-/Maßnahmengenerierung, Maßnahmenbewertung, Maßnahmenplanung und Abschluss. [...]

Bild 1: Die sechs Phasen des klassischen Moderationsprozesses

Vorbereitung

Eine gute Planung und Vorbereitung einer moderierten Besprechung oder eines Workshops ist bereits die „halbe Miete“. Planung sollte aber nicht verwechselt werden mit einem starren Vorab-Festlegen aller Inhalte und Methoden, denn es gibt wenig, was die Arbeit so einengen kann wie ein Moderations-“Drehbuch“, das nicht mehr zur Besprechung passt. Flexibilität ist notwendig, um bedarfsweise auf sich ändernde Situationen, Inhalte, Gruppenkonstellationen etc. eingehen zu können.

Zur Vorbereitung sollte sich der Moderator nicht nur über das Ziel der Teamarbeit, sondern auch über die Zusammensetzung der Gruppe und einige organisatorische Fragen im Klaren sein, um Verzögerungen und Störungen möglichst wenig Raum zu lassen. Hilfreiche Leitfragen sind dabei:

  • WAS? – Thema und Zielklärung der Moderation

    Wie lautet das Gesamtthema? In welche Einzelthemen lässt sich das unterteilen? Was ist der Anlass? Welche Problemhistorie liegt ggf. vor? Welche Ziele sollen erreicht werden? Woran lässt sich der Erfolg bemessen?

  • WER? – Interessengruppen, Personen

    Wie ist die Gruppe zusammengesetzt? (Oder bei teaminterner Moderation: Wen muss ich einladen?) Welche Funktionen, Hierarchieposition und Entscheidungskompetenzen haben die Teilnehmer? Welche Interessen (auch außerhalb des Teams im Unternehmen) und welche Einstellungen zum Thema liegen aller Wahrscheinlichkeit nach vor? Welche Konflikte können auftreten? Welche Vorinformationen haben die Leute? Welche Erfahrungen allgemein mit Moderationsmethoden (Neulinge vs. schon von Moderation "übersättigte" Teilnehmer)?

  • WOMIT? – Verfügbare Ressourcen

    Wo soll die Besprechung/ der Workshop stattfinden? Gibt es dort die nötige Ausstattung (Stühle, Tische, verschiedene Arbeitsräume, Medien wie Flipcharts, Pinwände, Tageslichtprojektor, Material etc.)?

  • WANN? – Termine und Zeitplan

    Die Erstellung eines Zeitplans ermöglicht einen Überblick über den zeitlichen Handlungsspielraum, notwendige bzw. sinnvolle größere Pauseneinheiten und die Abwechselung zwischen verschiedenen Arbeits- und Auflockerungsphasen.

  • WIE? – Implikationen der obigen Erkenntnisse für die Sitzung bzw. den Workshop

    Welche Informationen fehlen mir noch? Mit wem muss ich ggf. noch Vorabgespräche führen? Welche Vorab-Unterlagen lasse ich den Teilnehmern zukommen? Wie wähle ich den Einstieg in das Thema (Präsentation von Umfrage- oder Zwischenergebnissen? Expertenvortrag? …?) Welche Moderationsmethoden und -schritte machen Sinn? Was ist das Ziel der einzelnen Schritte? Wieviel Zeit veranschlage ich dafür? Wie sieht meine Agenda aus?

  • Eine gute Vorbereitung wird von Ihnen als Moderator erwartet und ist Ausdruck Ihrer Wertschätzung für die Teilnehmer. Beachten Sie aber bitte: Methodische „Feuerwerke“ sind eher hinderlich und unangemessen. Eine „gesunde Dosierung“ der eingesetzten Methoden vermeidet Überforderung und Abnutzungserscheinungen bei den Teilnehmern. Nicht die Methode sollte im Vordergrund stehen, sondern die Inhalte, die Zielerreichung, die Zusammenarbeit und die Ergebnisse des Teams.
  • Die organisatorische Vorbereitung einer Teamsitzung umfasst auch das Präparieren des Sitzungsraumes. Die benötigten Materialien und die Technik sollten vorhanden (siehe auch Bild 2), die Sitzordnung geplant sein, wenn nötig Getränke und Kekse bereitgestellt werden. Als Sitzordnung für Teams haben sich besonders die u-förmigen Anordnungen bewährt, beispielsweise der Halbkreis. Diese Anordnungsformen unterstützen die Kommunikation, da sich die Teilnehmer einander gegenübersitzen.
Bild 2: Material-Checkliste

Bild 2: Material-Checkliste

Durchführung

Die Durchführungsphase umfasst die tatsächliche Mode rationssituation vor einer Gruppe und besteht aus sechs Subphasen (siehe Bild 1).

Einstieg

Der Einstieg dient in erster Linie dazu, auf der sozialen Ebene Kontakt (ggf. auch unter den Teilnehmern) herzustellen, die Erwartungen der Teilnehmer an die Sitzung bzw. den Workshop zu klären, sowie die Zeiten- und Pausenregelung und die „Spielregeln“ für die Zusammenarbeit zu definieren. Spielregeln sind ein Mittel, um störendes Verhalten während des Meetings einfach und direkt ansprechen und abstellen zu können.

Die Spielregeln kann der Moderator vorschlagen. Am Anfang reichen drei oder vier klare Regeln, andernfalls entsteht bei den Teilnehmern leicht der Eindruck von Bevormundung und „Regulationswut“. Typische Regeln sind z. B.:

  • Handy/Blackberry aus! (außer in den Pausen)
  • Ausreden lassen!
  • Zuhören!
  • Wir fassen uns kurz!
  • Es gibt weder dumme Fragen noch unwichtige Beiträge!

Zusätzlich kann der Moderator die Gruppe fragen, ob die Redezeit pro Beitrag begrenzt werden soll oder ob es einer Rednerliste für die Beiträge bedarf. Wenn sich die Gruppe untereinander schon kennt, weiß sie selbst am besten, ob eine derartige Regelung vorab notwendig ist.

Gleichgültig welche Regeln auch aufgestellt werden, der Moderator ist (vor allem zu Anfang) aufgefordert, streng auf ihre Einhaltung zu achten und im Bedarfsfall gegenzusteuern. Das geht am besten über die Aufnahme des Blickkontaktes, das namentliche Ansprechen des Störenfriedes und die freundliche aber bestimmte Unterbrechung mit dem Erinnern an die Regel.

Weiterhin ist es in dieser Phase wichtig, die Rolle des Moderators für alle Teilnehmer zu klären. Jedem Teilnehmer sollte klar sein, für welche Aufgaben der Moderator zuständig ist und für welche nicht. Das vermeidet falsche Erwartungen, Hoffnungen oder auch Befürchtungen der Teilnehmer, die den Moderator z. B. als verlängerten Arm des Chefs (oder gar als dessen „Kampfhund“) auffassen.

Problemfokus

In der zweiten Phase wird den Teilnehmern der vorläufige Stand des Problems ins Bewusstsein gerufen (z. B. durch eine Präsentation der bisherigen Ergebnisse und Diskussionen zum Thema, Kurzreferate von Erfahrungsträgern oder durch eine Postersession). Hier gilt der Grundsatz: Informieren ohne zu erschlagen! Die Teilnehmer brauchen nur soviele Informationen, wie nötig ist, um in der Besprechung oder im Workshop qualifiziert mitarbeiten und entscheiden zu können.

Das Ziel dieser Phase ist es, die Teilnehmer auf einen ein- heitlichen Mindest-Informationsstand zu bringen und einen Konsens mit ihnen über das zu bearbeitende Ziel zu erarbeiten. Hilfreich sind hierzu die Fragetechniken und die Zielanalyse .

Ideen-/Maßnahmengenerierung

Nachdem das Ziel für die weitere Arbeit mit allen vereinbart wurde, beginnt die Phase der Ideen- bzw. Maßnahmengenerierung. Diese Phase beinhaltet die eigentliche Suche nach Problemlösungen. Entsprechend sind hier die Suchtechniken (z. B. Brainstorming, Ursache-Wirkungs-Diagramm, Baumdiagramm ) hilfreich.

Maßnahmenbewertung

Die vierte Phase der Maßnahmenbewertung wird bewusst von der der Ideengenerierung getrennt, da andernfalls der kreative Ideenfluss gehemmt wird. Hier werden die Ideen und Maßnahmen mittels Bewertungstechniken (z. B. Punktbewertung, Kosten-Nutzen-Analyse, Paarweiser Vergleich etc.) priorisiert.

Ziel ist es, eine Rangliste der wichtigsten und für die Weiterarbeit viel versprechendsten Ideen zu bekommen.

Maßnahmenplanung

Leider ist es mit einer schönen Liste guter Ideen noch nicht getan, auch wenn ein Team an dieser Stelle häufig bereits stolz auf die Ergebnisse der Ideengenerierung und Priorisierung ist und das Gefühl hat, dass die Arbeit im Grunde schon getan ist. Wenn eine Moderation an dieser Stelle aufhört, passiert mit den Ideen und Maßnahmen das gleiche wie mit den guten Vorsätzen zum Neuen Jahr. Die Euphorie verfliegt nach kurzer Zeit, die tollen Ideen geraten in Vergessenheit oder werden stillschweigend begraben.

In der Phase der Maßnahmenplanung müssen daher die Lösungsansätze nun in einen konkreten Tätigkeitskatalog überführt werden, der glasklare Verantwortlichkeiten, Endprodukte und Deadlines beinhaltet und somit die Ergebnisse „personifiziert“: Wer muss was bis wann erarbeitet und an wen die Ergebnisse weitergeleitet haben? Nur so erhöht sich die Überlebens- und Umsetzungswahrscheinlichkeit von Beschlüssen signifikant. Die Vereinbarung eines solchen abschließenden Tätigkeitskataloges gehört zu den elementaren Basistechniken der Moderation.

Abschluss

In der Abschlussphase erfolgt ein Rückblick sowohl auf den Prozess als auch auf die Inhalte, Ergebnisse und die persönliche Stimmung bzw. Zufriedenheit der Teilnehmer.

Der Ausblick, wie mit den Ergebnissen verfahren wird und was die nächsten Schritte sein werden, darf ebenfalls nicht fehlen.

Nachbereitung

Die Nachbereitung einer Besprechung oder eines Workshops dient dazu, die zentralen Ergebnisse, beschlossenen Maßnahmen und offengebliebenen Punkte in Form von Protokollen, Tätigkeitskatalogen etc. den Teilnehmern zeitnah zukommen zu lassen. Auch ein Fotoprotokoll mit den wichtigsten Pinwand- oder Flipchart-Visualisierungen kann dabei helfen, Einzelheiten wie z. B. Ideensammlungen später einmal nachzuschlagen.

Wer alles die Dokumentation bekommt, sollte bereits im Vorhinein mit den Teilnehmern geklärt sein. Oftmals sind auch Nachbarabteilungen, hierarchisch hoch stehende „Projekt-Förderer“ oder andere Instanzen in einem Unternehmen an Inhalten und Details zu Beschlüssen interessiert, die in der Sitzung oder dem Workshop erarbeitet wurden. Daher kann auch eine zweifache Dokumentation in Erwägung gezogen werden: eine für die Teilnehmer und eine gekürzte Fassung für Außenstehende. Ein Verzicht auf Dokumentation führt unweigerlich zum Verzicht auf das Erarbeitete.

Auszug aus
Christian Malorny, Marc Alexander Langner

Moderationstechniken

11/2007, € 7,99
ISBN: 978-3-446-41520-1
S. 26-35
DIN EN ISO 9001:2015

Zum ISO 9001:2015 Special

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Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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