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Soft Skills - Führung

Disziplin im Unternehmen - zehn Schritte zur Wiederherstellung

Ohne Disziplin kann man keine Qualität produzieren. Während der Fertigung müssen Qualitätsanweisungen umgesetzt und Qualitätsanforderungen des Kunden berücksichtigt werden. Qualitätszertifikate müssen erworben und erneuert werden. QM-Systeme müssen implementiert sein und täglich gelebt werden. Ohne Disziplin ist das alles unmöglich. Das Resultat sind Produkte von so erbärmlicher Qualität, dass sie vom Abnehmer nicht mal als Geschenk angenommen werden. In Deutschland passiert das öfter, als mancher glauben mag. Aber das lässt sich alles ändern.

Eine Armee kann über die fähigsten Soldaten, die besten Raketen und die schnellsten Jagdflugzeuge verfügen, aber ohne Disziplin wird sie jede Schlacht verlieren. Genauso ist es in einem Unternehmen: die am besten qualifizierten Mitarbeiter, die neuesten Maschinen oder der beste Standort werden den Bankrott des Unternehmens nicht verhindern, wenn keine Disziplin herrscht.

Ohne Disziplin kann man keine Ziele erreichen. Alle Anweisungen bleiben als reine Theorie auf dem Papier, und alle Maßnahmen, die zur Erreichung der Ziele führen sollen, werden nur als Power-Point Präsentation des Geschäftsführers gespeichert.

Disziplin ist weder messbar noch fühlbar. Trotzdem ist sie das Fundament eines jeden erfolgreichen Unternehmens!

In Deutschland bin ich im Rahmen meiner 30-jährigen Arbeit als Qualitätsfachmann in der Automobilzuliefererbranche Zeuge einer zunehmenden Erosion von Disziplin in Unternehmen geworden. Diese geht meiner Meinung nach einher mit einer postmodernistischen Ideologie, die unsere westliche, auf freier Marktwirtschaft beruhende Zivilisation als einen Bösewicht darstellt. Nichts könnte jedoch verkehrter und verheerender für unsere Industrien und somit für die Grundlagen unseres Wohlstands sein.

In diesem Artikel zeige ich, wie man die ersten Zeichen von Disziplinlosigkeit im Unternehmen erkennt und empfehle10 Schritte, wie man Disziplin wiederherstellen kann.

Ursachen für Disziplinlosigkeit

Jedes Unternehmen muss Ziele haben und sich nach ihnen orientieren. Das Management eines Unternehmens ist dafür verantwortlich, die Unternehmensziele vorzugeben und diese klar zu definieren. Das garantiert jedoch nicht, dass diese Ziele auch tatsächlich verfolgt werden.

Wenn Ziele nicht verfolgt werden, kann das viele Ursachen haben. Eine der häufigsten ist die Unfähigkeit des Managements die definierten Unternehmensziele konsequent von der Mannschaft abzuverlangen. Maßnahmen, die zur Zielerfüllung führen sollen, werden weder verfolgt, noch überprüft.

So werden auf Meetings zwar Maßnahmen beschlossen, es werden jedoch keine Verantwortlichen bestimmt noch Fristen festgelegt, bis wann diese realisiert werden sollen. Auf darauffolgenden Meetings wird der Status der vorher festgelegten Maßnahmen nicht abgefragt. Werden beschlossene Vorgaben nicht realisiert, so hat es für die Mitarbeiter keine negativen Konsequenzen.

Eine weitere Ursache von Disziplinlosigkeit ist „Management by Love“ oder „Kuschelmanagement“. In Deutschland ist diese Art der Führung auf dem Vormarsch. Dieses kommt zustande, wenn Manager mehr darauf bedacht sind, alle glücklich zu machen, als den Gewinn des Unternehmens zu erhöhen.

Diese Führungskräfte zeichnen sich u.a. dadurch aus, dass es ihnen an Durchsetzungskraft fehlt. Sie sind oft nicht in der Lage, unpopuläre aber für das Bestehen des Unternehmens wichtige Entscheidungen zu treffen und entsprechend zu handeln - aus Angst, so das friedliche Zusammenleben der Mitarbeiter zu stören. Ihre Stärke liegt in der Fähigkeit, so zu kommunizieren, dass sich niemand beleidigt fühlt. Auch nicht jene Mitarbeiter, deren Verhalten zu Produktionsstopps oder zu massiven Kosten geführt hat.

Folgen von Disziplinlosigkeit

Solche Zustände führen unweigerlich zu Stagnation und Demotivation im Unternehmen. Wird niemand zur Verantwortung gezogen, so führt das zur Disziplinlosigkeit. Nehmen Führungskräfte keine klaren Positionen ein, so verkommt die positive Einstellung der Mitarbeiter zu Leistung. Als Folge macht dann jeder das, was er für richtig hält, nicht das, was beschlossen wurde.

Die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens wird langsam aber sicher untergraben. Dies kann verheerende Folgen haben, wie Umsatzeinbußen, sinkende Qualität, Verlust von Qualitätszertifikaten, steigende Reklamationen oder den Verlust von Kunden. Im Extremfall sogar Konkurs und Pleite. Der Verlust von Disziplin kann also zum Verlust der Existenzgrundlage eines Unternehmens führen.

Woran erkennt man, dass Disziplin fehlt?

Das Erkennen der ersten Anzeichen von Disziplinlosigkeit sollte also eine der Top-Prioritäten einer jeden Unternehmensführung sein.
Trotzdem wird mangelnde Disziplin heute oft nicht als Ursache von betrieblichen Problemen wahrgenommen. Stattdessen werden Mangel an Motivation, Überschneidungen von Verantwortungsbereichen oder kommunikative „Missverständnisse“ als Erklärung herangezogen. Diese sind jedoch oft die Folge, nicht die Ursache, von Disziplinlosigkeit.

Die häufigsten Zeichen für sich ausbreitende Anarchie im Unternehmen sind.:
- Meetings: es gibt keine Teilnehmerliste, keine Anwesenheitspflicht, keine Gesprächsprotokolle, keine Vergabe von Verantwortlichkeiten oder Fristen und keine Besprechung von LOPs (List of Open Points). Teilnehmer erscheinen mit 30 Minuten Verspätung oder gar nicht, „Ich hatte ein Parallelmeeting“, heißt es und alle haben dafür Verständnis. Während des Meetings wird gerne auch telefoniert,
- Arbeitsanweisungen werden nicht befolgt,
- trotz häufiger Vergehen gibt es keine Disziplinarmaßnahmen (z.B. Abmahnungen),
- Kundenreklamationen werden ignoriert oder nicht ernst genommen,
- Führungskräfte geben keine klaren Vorgaben, nehmen keine klare Stellung ein,
- der Einkauf vergisst für die Produktion notwendigen Teile rechtzeitig zu bestellen,
- Rechnungen werden von der Buchhaltung nicht rechtzeitig beglichen,
- der Satz „Das ist nicht mein Job!“ ist eine häufige Antwort,
- es wird weiter mit Lieferanten zusammengearbeitet, obwohl sie wiederholt qualitativ inakzeptable Teile liefern,
- Mitteilungen erreichen nicht die Personen, die unbedingt informiert werden müssen,
- es gibt „heilige Kühe“ oder „graue Eminenzen“, also Mitarbeiter, die ihre Position im Unternehmen nie gefährdet sehen, egal was sie anstellen,
- Top-down-Entscheidungen verfallen, verschwinden sogar, noch bevor die unterste Ebene erreicht wird,
- Manager sind mehr darauf bedacht, wie sie Dinge sagen, als was sie sagen,
- „Profilierungs-Meetings“ werden einberufen, weil ein Mitarbeiter den Geltungsbereich seiner Position im Unternehmen ausbauen möchte, nach dem Motto „Je mehr Meetings ich einberufe, um so wichtiger und unentbehrlicher muss ich sein“.
- neue Mitarbeiter werden den etablierten nicht vorgestellt. Weder ihre Aufgabe, noch ihre Abteilungszugehörigkeit sind bekannt,
- gute und flexible Lieferanten werden nicht gefunden und können nicht entwickelt werden.

Dies ist nur eine Auswahl von möglichen Hinweisen auf mangelnde Disziplin. Einige mögen als Kleinigkeit erscheinen, doch im Aggregat zeigen sie das volle Ausmaß der verfallenen unternehmerischen Moral.

Zehn wirksame Schritte zur Wiederherstellung der Disziplin

Haben sich erstmal anarchische Zustände im Betrieb breitgemacht, so ist es nicht einfach, diese zu beseitigen und Disziplin wiederherzustellen. Ein solches Unterfangen erfordert einen unternehmensweiten intensiven Fokus. Diese 10 Schritte können helfen, ein solches Projekt effektiv zu realisieren:

1. Die gesamte Führungsebene muss in das Projekt einbezogen werden: vom Vorstand, Geschäftsführer über die Leiter von Qualitätsmanagement, Einkauf, Verkauf, Operations, R&D und Human Resources. Die Wiederherstellung von Disziplin ist ein unternehmensweites Unterfangen. Deshalb sollte auch der Betriebsrat informiert werden. Er sollte das Projekt unterstützen und wenn möglich daran mitarbeiten.

2. Das Vorhaben und auch das Ziel müssen dem ganzen Unternehmen kommuniziert werden mit Fokus auf die Frage: „Was muss erreicht werden und warum?“ Alleine die Bekanntmachung des Projekts kann Mitarbeiter zur Verhaltensänderung motivieren.

3. Key Performance Indicators (KPIs) müssen festgelegt werden, mit Hilfe derer man den Erfolg des Projekts verfolgt. Beispiele: Anzahl termingerecht abgeschlossener Aufgaben aus der LOP Liste, Anzahl termingerecht abgearbeiteter Abweichungen aus den Zertifizierungs-, Prozess- und Kundenaudits, Anzahl fälliger 8D Reports im Monat, Anzahl der Verspätungen pro Meeting-Teilnehmer, Anzahl der verspäteten Meetings überhaupt, Anzahl leerer Versprechungen vom Management, Anzahl nicht erfüllter Maßnahmen aus dem Management Review, Anzahl der Kundenreklamationen pro Monat, Anzahl der Kundenbesuche bzgl. nicht erfüllter Anforderungen.

4. Das Projekt muss über die tägliche Mitteilung der KPIs und Ziele überwacht werden. Dies ist ein zeitintensiver jedoch kritischer Teil des Projekts. Jedes Vorstandsmitglied muss von seinem Direktor einen KPI–Bericht erhalten, dieser wiederrum von seinem Abteilungsleiter. Ohne Ausnahme. Jedes Vorstandmitglied muss für den Fall, dass es die KPIs nicht erreicht hat, eine öffentliche Erklärung mit anschließenden Maßnahmen abgeben. Die täglichen KPI-Daten werden über Mails an alle Mitarbeiter kommuniziert. Die Glaubwürdigkeit der vorgeführten Daten muss über interne Prozessaudits nach VDA 6.3, sowie 5S Audits oder Layered Audits überprüft werden.

5.Nach der Bekanntgabe des Vorstands über das Projekt müssen Gespräche mit den größten Leistungsverweigerern durchgeführt werden. Wenn sich danach keine Wirkung zeigt, dann müssen diese Mitarbeiter abgemahnt bzw. in extremen Fällen entlassen werden. Die Entlassung eines disziplinlosen Mitarbeiters mit gleichzeitiger Bekanntgabe des Grundes hat eine große Wirkung auf die übrigen Mitarbeiter. Abmahnungen und Entlassungen sind essentiell wichtige Maßnahmen bei der Wiedereinführung von Disziplin. Ohne diese besteht das Projekt nur aus Lippenbekenntnissen und ist zum Scheitern verurteilt. Dies bedeutet, dass im Extremfall auch diejenigen Führungskräfte, die nicht bereit sind, die erforderlichen Entlassungen durchzuführen, abgemahnt und schließlich entlassen werden müssen.

6. Einführung klarer Vorgaben für Meetings: Anwesenheitspflicht, Protokollführer, Vergabe von Verantwortungen und von Fristen, Besprechung der LOPs (List of Open Points), etc.

7. Einführung persönlicher Verantwortung: Während des Meetings muss der Leistungsverweigerer eine Erklärung über sein Verhalten abgeben. Die Konsequenzen seines Verhaltens müssen offenkundig gemacht werden. So wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit eingeräumt, einzusehen, dass und wie er durch sein Verhalten das Unternehmen gefährdet hat. Diese Art von öffentlicher Zur-Schau-Stellung hat eine erzieherische Wirkung auch auf die übrigen Teilnehmer und als Konsequenz auf das ganze Unternehmen.

8. Einführung der Kundenorientierung als oberste Priorität. Eine gut funktionierende Kundenorientierung ist nur möglich, wenn alle Prozesse, die dahinter stecken reibungslos laufen. Das ist nur mit Disziplin möglich. Das heißt, dass die Ausrichtung des Unternehmens auf Kundenzufriedenheit automatisch zu einer Straffung des Mitarbeiterverhaltens führt. Ein Beispiel dafür ist der amerikanische Konzern Lear Seating. Über der Rezeption der Europäischen Zentrale in Schwalbach stand: „Wir müssen alle Wünsche unserer Kunden nicht nur erfüllen, sondern übertreffen.“ Das hat mich für mein ganzes berufliches Leben geprägt und ich lebe es tagtäglich. Anstatt der Abarbeitung der Kundenreklamationen über 8-D Reports, hat man dort maximale Fehlerprävention eingeführt aufgrund der Lesson Learned aus den anderen Werken. Konsequenterweise war die Disziplin der Mitarbeiter bei Lear vorbildlich.

9. Einführung von Begriffen wie „interne Kunden“ und „interne Dienstleister“ nach dem Prinzip: Fertigung ist der interne Hauptkunde, der Added Value produziert, dem alle anderen organisatorischen Einheiten zuarbeiten: Instandhaltung, R&D, Quality, Einkauf, Verkauf etc. Man überträgt also die Ausrichtung auf Kundenorientierung als oberstes Prinzip des Unternehmens auch auf interne Prozesse, was eine weitere Verbesserung des Mitarbeiterverhaltens zur Folge hat.

10. Alle vier Wochen wird eine Projektreview durchgeführt, um zu erfahren ob die Ziele, die vom Vorstand definiert wurden, erreicht sind. Danach richten sich weitere disziplinarische Maßnahmen.

Beachten Sie auch

- Entscheidungen müssen konform zum Organigramm sein. Der Entscheidungspfad muss nachvollziehbar sein und mit den bestehenden Hierarchieebenen übereinstimmen. Es dürfen keine anonymen Entscheidungen getroffen werden.
- Das Projekt verlangt eine beträchtliche Zeitinvestition aller Bereiche, die wie folgt aussehen kann: Abteilungsleiter 1 h, Direktoren 1 h, Vorstandsmitglieder auch 1 h. Man kann auch direkt die Abteilungsleiter befragen, dann hätte man einen Vorteil von einer Stunde. Man muss sich allerdings darüber im Klaren sein, dass die Abwesenheit eines Teilnehmers schon ein Signal dafür ist, dass das Projekt kippt (bekannte Ausrede: „Paralleltermin“). Es muss also sofort eine entsprechende Maßnahme getroffen werden.
- Falls ein Manager auf Interimsbasis eingesetzt wird, um „durchzugreifen“ und disziplinarische Maßnahmen zu implementieren, so muss er mit entsprechenden Befugnissen ausgestatten werden, sonst wird er zum machtlosen Papiertiger.
- Ein solches Projekt wird voraussichtlich erst nach sechs Monaten erste Früchte tragen, also erst dann, wenn diese Aktivitäten zur Gewohnheit geworden sind. So lange muss die gesamte Unternehmensleitung am Projekt zusammenarbeiten.

Marek und Paola Dziwetzki

Dipl.-Physiker Marek Emil Dziwetzki
info@demquality.de
www.demquality.com

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