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Recht / Normen - ISO 45001

ISO 45001:2018 - Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit

Wesentliche Abschnitte der Norm und Tipps für die Praxis

Die Norm DIN ISO 45001:2018 löst die BS OHSAS 18001:2007 mit einer Übergangsfrist von 3 Jahren ab. Sie enthält neue Anforderungen an Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGAMS).

Organisationen, die eine Zertifizierung nach ISO 45001 anstreben, sollten Prozesse und Aufbaustrukturen des eigenen Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit genau überprüfen. Dafür ist ein tieferes Verständnis für die grundlegenden Abschnitte der Norm ISO 45001 essenziell.

Kontext der Organisation

Die DIN ISO 45001 fordert erstmals den Einbezug des Kontexts der Organisation für die Umsetzung eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Aus dem individuellen Kontext der Organisation können sich neben den Vorgaben der Norm noch zusätzliche Anforderungen an das Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGAMS) ergeben.

Im gesamten Prozess der SGAMS-Entwicklung sollten daher die Einflüsse und Anforderungen aller interessierten Parteien (Beschäftigte, Kunden, Lieferanten, Behörden etc.) beachtet werden. Workshops mit Führungskräften, Experten und Beschäftigten der Organisation helfen bei der Sammlung interner und externer Themen. Diese Themen können beispielsweise rechtlicher, kultureller oder sozialer Art sein und zeigen Problemfelder, Stärken und Schwächen der Organisation auf.

Auf Grundlage dieses Themenspeichers können Anforderungen an das SGAMS abgeleitet, der Anwendungsbereich des SGAMS klar abgegrenzt und Ziele des SGAMS definiert werden. Aus dem Kontext der Organisation erschließen sich zudem auch Risiken und Chancen in Bezug auf Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – aber auch in Bezug auf das SGAMS selbst.

Führung und Beteiligung der Beschäftigten

Ein SGAMS lebt von der Beteiligung der Beschäftigten. Die Beschäftigten einer Organisation können insbesondere auch in ihrem jeweiligen Arbeitsumfeld wichtige Themen, Risiken und Chancen aufdecken. Dabei sollten sie von der obersten Leitung der Organisation stets in ihrem proaktiven Handeln gestärkt werden, damit das Bewusstsein für die Bedeutung des SGAMS stabilisiert wird. Die oberste Leitung kann die Mitarbeiterbeteiligung z.B. auch mit Gremien, offenen Befragungen oder einem Formblatt für Mängel-Meldungen einleiten und stärken.

Außerdem können rechtlich notwendige Rollen (z.B. Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Fachkraft für Arbeitssicherheit) oder für das SGAMS wichtige Akteure (z.B. interner Auditor) mit geeigneten Beschäftigten besetzt werden. Dabei müssen die Verantwortungsverhältnisse klar geregelt sein. Ein Organigramm kann den nötigen Überblick zu den jeweiligen Verantwortungsbereichen geben. Konkrete Verpflichtungen und Teilverantwortungen sollten in einer Vereinbarung zur Pflichtenübertragung festgehalten werden.

Die Norm fordert außerdem eine Dokumentation der einzelnen Rollen in Form von Funktionsbeschreibungen im SGAMS. Dabei obliegen die Gesamtverantwortung und die Wirkungskontrolle jedoch noch immer der obersten Leitung der Organisation. Denn sie hat die Rechenschaftspflicht zur Prävention von Vorfällen und Bereitstellung sicherer und gesundheitsgerechter Arbeitsplätze.

Planung

Vor jeder erfolgreichen Umsetzung steht eine detaillierte Planung. So auch beim SGAMS nach ISO 45001. Klare Prozessdefinitionen für alle relevanten Bereiche des SGAMS helfen bei der effektiven Umsetzung von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (kurz SGA).

Neben dem Schaffen klarer Verantwortungsverhältnisse sollten im Vorfeld der Anwendungsbereich des SGAMS festgelegt, SGA-Ziele und SGA-Politik definiert, eine Ressourcenplanung aufgestellt, sowie eine umfassende Analyse von Risiken und Chancen durchgeführt werden. Dabei gilt es Prozesse zur proaktiven und fortlaufenden Ermittlung und Dokumentation von Gefährdungen, Chancen und rechtlichen Verpflichtungen festzulegen. Rechtliche Verpflichtungen werden in einem Rechtskataster festgehalten und hinsichtlich ihrer Einhaltung bewertet. Neben den rechtlichen Verpflichtungen müssen auch alle ermittelten Risiken, Chancen und sonstige Anforderungen an das SGAMS in einer Ist-Analyse auf mögliche Ursachen und beeinflussende Faktoren untersucht sowie bezüglich ihrer Handlungs-Dringlichkeiten beurteilt werden.

Verschiedene Kriterien, wie „Schadensausmaß“ oder „Eintrittswahrscheinlichkeit“ sind hilfreich für die Einschätzung der Dringlichkeit. Ein Soll-Ist-Vergleich mit Einbezug der Dringlichkeitsbewertung gibt Aufschluss über den Handlungsbedarf und schafft die Basis für die Planung konkreter Maßnahmen zur Maximierung von Chancen und Minimierung von Risiken. Für eine aussagekräftige Wirksamkeitskontrolle der geplanten Maßnahmen sollten geeignete Kennzahlen und Messmethoden definiert werden.

Unterstützung

Die Bereitstellung ausreichender Ressourcen für die Umsetzung der geplanten Maßnahmen ist für einen effizienten und reibungslosen Ablauf entscheidend. Neben materiellen und finanziellen Mitteln, wichtigen Dokumenten und externen Beratungsleistungen sind auch die Kompetenzen und die Zeit der handelnden Akteure besonders kritische Faktoren.

Die benötigten Kompetenzen aller Akteure sollten in einer Kompetenzmatrix festgehalten und bewertet werden. Fragebögen, Gespräche, Tests o.ä. helfen bei der Feststellung von Entwicklungsbedarfen. Gegebenenfalls müssen Maßnahmen zum Kompetenzerwerb umgesetzt werden.

Alle für das SGAMS relevanten Informationen müssen ausreichend und auffindbar dokumentiert sein. Neben den von der Norm explizit geforderten Dokumenten (z.B. SGA-Politik, Berichte interner Audits) müssen je nach Kontext der Organisation gegebenenfalls auch noch weitere Dokumente erstellt werden. Die Beschäftigten müssen wissen, wo Sie die Dokumente finden können und wie diese zu verwenden sind.

Ein tabellarischer Nachweis aller Dokumente inklusive einer Festlegung der Verantwortlichkeiten kann einen guten Überblick liefern. Um das Bewusstsein für SGA-Politik, -Ziele, Risiken, Chancen und die getroffenen Maßnahmen zu stärken, müssen alle relevanten Informationen außerdem passend kommuniziert werden. Nur so können Risiken erfolgreich minimiert und Chancen genutzt werden.

Betrieb

Für eine strukturierte Umsetzung aller geplanten Maßnahmen sollten entsprechende Prozesse zur Durchführung der jeweiligen Maßnahme festgelegt werden. Dabei wird definiert, welche Teile einer Maßnahme wann, wie und von wem umgesetzt und schließlich auch auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert werden.

Der Kontext der Organisation kann sich stetig verändern (z.B. neue Technologien, rechtliche Änderungen, etc.). Mit jeder Veränderung können neue SGA-Risiken oder -Chancen einhergehen. Es muss daher ein Prozess zur Aufdeckung, Bewertung und Reaktion neu entstehender Risiken und Chancen definiert und in der Praxis umgesetzt werden.

Das SGAMS hat nicht nur innerhalb der Organisation Auswirkungen. Auch Auftragnehmer und deren Beschäftigte sollten die festgelegten Anforderungen erfüllen. Bei der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen ist es hilfreich diese anhand zuvor definierter SGA-Kriterien zu bewerten. So könnten beispielsweise Fremdfirmen mit einem eigenen SGAMS bevorzugt berücksichtigt werden.

Eine Organisation muss stets auf mögliche Notfallsituationen (z.B. Brandfall, Unfälle, Austritt von Säure oder giftigen Gasen) vorbereitet sein. Zusätzlich gilt es branchenspezifische und speziell die Organisation betreffende mögliche Notfallsituationen zu ermitteln. Für jede ermittelte Notfallsituation muss eine passende Reaktion festgelegt und an die Beschäftigten kommuniziert werden. Regelmäßige Schulungen helfen bei der Übung der Reaktionen.

Eine Bewertung der Übungsleistungen und der Reaktionen auf tatsächlich eingetretene Notfallsituationen deckt etwaige Defizite in der Notfallplanung auf und liefert die Grundlage für eine weitere Verbesserung.

Bewertung der Leistung

Eine regelmäßige Bewertung der SGA-Leistung und des SGAMS macht die erzielten Verbesserungen messbar und kann noch bestehende Defizite aufdecken. Dabei sollten folgende Punkte analysiert und bewertet werden:

• Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
• Minimierung oder Vermeidung von identifizierten Risiken und Gefährdungen
• Stärkung von Chancen
• Zielerreichung sowie Effektivität und Effizienz von Maßnahmen, Prozessen und Strukturen

Für die Durchführung dieser Analysen sollten Checklisten erstellt sowie angemessene Messmethoden (z.B. Audits, physikalische Messungen, Befragungen, Zählen bestimmter Vorfälle, etc.) und Messzeitpunkte festgelegt werden.
Die Bewertung des SGAMS hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen der Organisation und der Norm DIN ISO 45001 wird in Form von regelmäßigen internen Audits und Managementbewertungen durchgeführt.

Verbesserung

In den Analysen und Bewertungen festgestellte Verbesserungspotenziale sollten direkt mit sinnvollen Maßnahmen angegangen werden. Auf aufgetretene Vorfälle und Nichtkonformitäten (z.B. Unfälle, Gefährdungen, Beinaheunfälle, etc.) sollte mit Sofort- und Korrekturmaßnahmen reagiert werden. Dabei sind die Aufdeckung der Ursachen und entsprechende Änderungen am SGAMS zur Prävention ähnlicher Vorfälle besonders wichtig.

Neben diesen Vorfällen und den Ergebnissen interner Audits können Anreize oder Notwendigkeiten zur weiteren Verbesserung des SGAMS auch aus Änderungen des Organisations-Kontexts oder Vorschlägen der Beschäftigten entstehen.

Dr. Christian Weigl M.A.

Dr. Christian Weigl M.A.
[Geschäftsführer, Arbeitspsychologe]
IfG GmbH Institut für Gesundheit und Management
T 09661 813814
weigl@gesundheitsmanagement.com
www.gesundheitsmanagement.com

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