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Maßnahmen - Prozessmanagement

Layered Process Audit

Ein Management-Werkzeug für sichere und bessere Prozesse

Layered Process Audit (LPA) ist ein Werkzeug, das die Einhaltung und Umsetzung von Prozessstandards in Organisationen und Unternehmen konsequent und deutlich erhöht. Wenn es an den richtigen Prozessen eingesetzt wird, verbessern sich automatisch die Prozessergebnisse und die Prozessqualität. Ohne externe Auditoren und mit geringem Aufwand bringt die Methode Mitarbeitern und Führungskräften zusätzlich positive Effekte, wie eine bessere lösungsorientierte Kommunikation, mehr Prozessverständnis und ein höheres Bewusstsein für Prozessvorgaben.

Durchführung des LPA Audits

In einer festgelegten Frequenz – je nach Bedarf von vielleicht einmal pro Schicht bis zu einmal im Monat – geht die ausgewählte Führungskraft die LPA-Checkliste durch. Entscheidend ist, dass tatsächlich beide Partner eingebunden sind. Die Praxis zeigt, dass immer wieder nicht umgesetzte Vorgaben auftauchen. Jetzt muss der Vorgesetzte (Auditor) gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Abweichung korrigieren. Bereits diese Korrektur führt zur Prozessverbesserung.
Es gibt jedoch auch Fälle in denen sich die Vorgabe als undurchführbar herausstellt. Dann hilft nur noch die Definition einer geeigneten Maßnahme im durchzuführenden Prozess. Ein zentral Verantwortlicher (z.B. Qualitätsmanager) hilft und beobachtet, ob die Umsetzung im betroffenen Bereich oder im zuliefernden Prozess auch umgesetzt wird.

Visualisierung der Audit-Ergebnisse

Als ein Erfolgsfaktor des LPA gilt die Transparenz des gesamten Prozesses. Denn nach dem Audit werden dessen Ergebnisse in Bild- bzw. Tabellenform gut sichtbar allen Beteiligten zur Verfügung gestellt. Die Ampelfarben Grün, Gelb, Rot machen die Ergebnisse sofort deutlich.

Interessanterweise ist die Farbe „Rot“ keine Signalfarbe, die auf ein Versagen der Beteiligen hinweist. Im Gegenteil, sie zeigt einen entscheidenden Schritt zur Prozessverbesserung an und kann für den auditierten Bereich durchaus positiv gewertet werden.

Die Farbe „Gelb“ ist vor allem für die betroffene Führungskraft und den Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Die gemeinsame Lösungssuche bestätigt, dass die Vorgabe wichtig ist und Defizite ernst genommen werden. Sie verdeutlicht zudem die Wertschätzung des Mitarbeiters.

So wirkt LPA

Durch seine „Layerstruktur“ wird LPA zunächst möglicherweise rein von oben verordnet. Bei genauerer Betrachtung und vor allem während der Durchführung, entpuppt sich das Layered Process Audit jedoch als Mitarbeitermotivation und Hierarchie übergreifendes Kommunikations-Instrument. So lässt beispielsweise das als gelb gekennzeichnete Auditergebnis auch dem Mitarbeiter Spielraum für eigene Verbesserungsvorschläge. Da die Führungskraft gemeinsam mit dem Mitarbeiter auf Lösungssuche ging, fühlt sich dieser wertgeschätzt. Er erfährt, dass seine Arbeit und Person tatsächlich gefragt sind und wird somit zu Verbesserungsvorschlägen ermuntert. Andersherum erwirbt die Führungskraft durch den Einblick anhand des Audits ein größere Verständnis für Prozesse, deren Anforderungen aber auch deren Hindernisse.

Layered Process Review

Das Layered Process Audit selbst fragt nicht nach der Wirksamkeit der Prozesse. Es prüft, ob die vorgegebenen Standards umgesetzt sind. Bei den regelmäßig durchgeführten Audits fallen jedoch eine Fülle an Informationen an. Sie können gesammelt und in einem Review bewertet werden.

Ein direktes Ergebnis aus dem Layered Process Review kann z. B. eine Veränderung in den LPA-Checklisten, in der Frequenz der LPAs oder eine Veränderung in den entsprechenden Vorgabedokumenten sein. Mit den Ergebnissen lässt sich der Prozess ebenfalls weiter entwickeln.

Mit dem Layered Process Review kann die Wirksamkeit der Prozesse überprüft und verbessert werden. © Elmar Zeller


Inhaltsverzeichnis

Autor

Elmar Zeller ist Diplomingenieur und arbeitet seit 1988 für die Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung in Stuttgart. Dort hat er in verschiedenen Funktionen Unternehmen erfolgreich dabei begleitet, die Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse und die Qualität ihrer Produkte zu verbessern. Seit 1998 übt er diese Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter der TQU International GmbH, Neu-Ulm aus. Seit über 20 Jahren ist er Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ), seit mehreren Jahren gewählter DGQ-Delegierter für Bayern.

Obwohl Elmar Zeller einer weiteren Auditmethode zunächst skeptisch gegenüberstand, gehört er nun zu ihren begeisterten Anhängern. Er hat das erste deutschsprachige Buch zur Umsetzung der Prozess-Methode verfasst.

Literaturhinweis

Schmelzer, H.J.; Sesselmann W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis , 8. Auflage, Hanser München 2013

DaimlerChrysler (Hrsg.) Layered Process Audits [PDF, 1,6 MB]

AIAG (Hrsg): Continuous Qualitiy Improvemant-8 (CQI-8) Layered Process Audit Guidelien, Issue 1.0 Automotive Industry Action Group, Michigan 2005

zusätzliche Links

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Elmar Zeller: Layered Process Audit (LPA) , Leitfaden zur Umsetzung, 2013, Carl Hanser Verlag München

Elmar Zeller
Geschäftsführer
TQU International GmbH
Wiblinger Steig 4
89231 Neu-Ulm
elmar.zeller <AT> tqu.com

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