Merken Maßnahmen - Prozessmanagement

Layered Process Audit

Ein Management-Werkzeug für sichere und bessere Prozesse

Layered Process Audit (LPA) ist ein Werkzeug, das die Einhaltung und Umsetzung von Prozessstandards in Organisationen und Unternehmen konsequent und deutlich erhöht. Wenn es an den richtigen Prozessen eingesetzt wird, verbessern sich automatisch die Prozessergebnisse und die Prozessqualität. Ohne externe Auditoren und mit geringem Aufwand bringt die Methode Mitarbeitern und Führungskräften zusätzlich positive Effekte, wie eine bessere lösungsorientierte Kommunikation, mehr Prozessverständnis und ein höheres Bewusstsein für Prozessvorgaben.

Begriffserläuterung

Wie so oft bei Qualitäts- und Managementlehren hört sich vieles komplizierter an als es ist. Das gilt auch für das sogenannte Layered Process Audit (LPA). Das Wort „Layered“ leitet sich aus dem Englischen (layered = geschichtet) ab und steht für die verschiedenen Führungsebenen, die an dem Prozess-Audit beteiligt sind. Beim „Process Audit“ erkennen die Beteiligten, ob Arbeitsabläufe wie vereinbart umgesetzt, ob sie geeignet und die gewünschten Ziele erreicht sind.

Entwickelt wurde das als Prozessaudit anerkannte LPA um die Jahrtausendwende parallel von den Automobilherstellern Toyota und DaimlerChrysler. Mittlerweile fordern einige OEM (Original Equipment Manufacturer) von ihren Zulieferern ein LPA. Das Prozessaudit gilt als Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Es soll Organisationen und Unternehmen beherrschbare, robuste Abläufe und Standards garantieren und diese optimieren. Mit der QM-Methode Layered Process Audit wird demnach die operative Leistungsfähigkeit einer Organisation auf allen Ebenen verbessert. LPA kann ergänzend oder auch unabhängig vom klassischen Qualitätsmanagementsystem eingesetzt werden.

Zentrale Elemente von LPA

Die LPA Methode setzt sich aus vier zentralen Elementen zusammen:

• Führungskraft als Auditor
• LPA-Checklisten mit Fragen und Prüfpunkten
• Sofortige Korrektur bei Abweichungen und Maßnahmen bei nicht umsetzbaren Vorgaben
• Visualisierung der Ergebnisse und Maßnahmen anhand der Ampelfarben rot, gelb, grün

Das Audit läuft dann folgendermaßen ab:

1. Führungskräfte aus definierten unterschiedlichen Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Hilfe von einfachen Checklisten mit Prüfpunkten die Einhaltung von Standards, Regeln und Vorgaben (Process). Dies geschieht in kurzen Gesprächen (Audit) mit ihren Mitarbeitern. Sie dauern im Normalfall zwischen einer bis fünf Minuten.
2. Entdecken sie Abweichungen oder nicht umgesetzte Vorgaben und Standards im Prozess, werden diese von der Führungskraft (Auditor) und dem Mitarbeiter (Auditierter) gemeinsam umgehend korrigiert. Werden Aufgaben als nicht durchführbar enttarnt, müssen weitere Maßnahmen eingeleitet werden.
3. Eine entsprechende Visualisierung für alle Mitarbeiter vor Ort zeigt, dass und wie das Audit durchgeführt wurde. Sie stellt die Ergebnisse des Audits sowie die eingeleiteten und umgesetzten Maßnahmen dar. Damit ist LPA sichtbar und transparent.

Ablauf eines Layered Process Audits mit wöchentlicher Frequenz, neun Prüfpunkten bzw. Auditfragen, Maßnahmenplan und Visualisierung der Ergebnisse mit der Variante „separate Checkliste“. © Elmar Zeller

Führungskraft als Auditor

Bezüglich der verschiedenen Hierarchiestufen sind verschiedene Varianten möglich:

1. Die direkte Führungskraft auditiert ihren Mitarbeiter.
2. Die übergeordnete Führungskraft auditiert die direkte Führungskraft.
3. Die übergeordnete Führungskraft auditiert die Mitarbeiter.

Bei allen Varianten kennen sich sowohl Auditierer als auch Auditierte in dem ausgewählten Prozess bestens aus. Es handelt sich also um ein Audit unter Experten. Durch die Checkliste mit deren Hilfe das Audit durchgeführt wird, ist für die Führungskraft vollkommen klar formuliert, was sie vom Mitarbeiter erwartet. Es gibt auch noch die Auditvarianten, bei welchen ein Mitarbeiter die im Prozess mitarbeitende Führungskraft (z. B. Gruppensprecher) oder eine Führungskraft den Kollegen auf gleicher Ebene (z.B. bei bereichsübergreifenden Prozessen) auditiert.

LPA lässt sich über alle Führungsebenen (Layer) umsetzen. © Elmar Zeller

Die LPA Checkliste

Grundlage des Audits ist die LPA Checkliste mit Fragen oder Prüfpunkten. Die Fragen für die Checkliste ergeben sich aus Vorgaben, die für den Prozess notwendig sind. Dazu zählen beispielsweise Prozess- und Funktionsbeschreibungen sowie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Auch Erfahrungen von Mitarbeitern und Führungskräften sind häufig Grundlage für die Fragen auf den Checklisten. Die Anforderungen von Kunden sowie aktuelle Ergebnisse, die sich im laufenden Prozess zum Beispiel durch interne oder externe Fehler oder Reklamationen ergeben, müssen ebenfalls in Fragen formuliert werden. Idealerweise sind alle Fragen der Checkliste als geschlossene Fragen formuliert. Das heißt, sie können mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Zudem von Vorteil ist, die Anzahl der Fragen in der Checkliste auf eine Seite zu begrenzen. An einer guten Frage lässt sich die geforderte Tätigkeit des Mitarbeiters erkennen. Es wird nicht nach Ergebnissen gefragt.

Die LPA-Fragen sollen im Endeffekt das Ergebnis verbessern und/oder das Risiko minimieren. © Elmar Zeller

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Inhaltsverzeichnis

• 1: Layered Process Audit
• 2: Durchführung des LPA Audits

Autor

Elmar Zeller ist Diplomingenieur und arbeitet seit 1988 für die Steinbeis-Stiftung für Wirtschaftsförderung in Stuttgart. Dort hat er in verschiedenen Funktionen Unternehmen erfolgreich dabei begleitet, die Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse und die Qualität ihrer Produkte zu verbessern. Seit 1998 übt er diese Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter der TQU International GmbH, Neu-Ulm aus. Seit über 20 Jahren ist er Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ), seit mehreren Jahren gewählter DGQ-Delegierter für Bayern.

Obwohl Elmar Zeller einer weiteren Auditmethode zunächst skeptisch gegenüberstand, gehört er nun zu ihren begeisterten Anhängern. Er hat das erste deutschsprachige Buch zur Umsetzung der Prozess-Methode verfasst.