nach oben
Meine Merkliste
Ihre Merklisteneinträge speichern
Wenn Sie weitere Inhalte zu Ihrer Merkliste hinzufügen möchten, melden Sie sich bitte an. Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben, registrieren Sie sich bitte im Hanser Kundencenter.

» Sie haben schon ein Benutzerkonto? Melden Sie sich bitte hier an.
» Noch kein Benutzerkonto? Registrieren Sie sich bitte hier.
Ihre Merklisten
Wenn Sie Ihre Merklisten bei Ihrem nächsten Besuch wieder verwenden möchten, melden Sie sich bitte an oder registrieren Sie sich im Hanser Kundencenter.
» Sie haben schon ein Benutzerkonto? Melden Sie sich bitte hier an.
» Noch kein Benutzerkonto? Registrieren Sie sich bitte hier.

« Zurück

Ihre Vorteile im Überblick

  • Ein Login für alle Hanser Fachportale
  • Individuelle Startseite und damit schneller Zugriff auf bevorzugte Inhalte
  • Exklusiver Zugriff auf ausgewählte Inhalte
  • Persönliche Merklisten über alle Hanser Fachportale
  • Zentrale Verwaltung Ihrer persönlichen Daten und Newsletter-Abonnements

Jetzt registrieren
Merken Gemerkt
Maßnahmen - Kaizen / KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)

Der KVP ist integraler Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Erfahren Sie in diesem QM-Basic, was er bedeutet, wie er funktioniert und welcher Bereich eines Unternehmens der Dreh- und Angelpunkt für das Gelingen ist.

Die Basis des KVP ist der PDCA-Zyklus

Als Basis zur kontinuierlichen Verbesserung dient das wichtigste Steuerungsinstrument zur ständigen Verbesserung, der von Walter Andrew Shewhart entwickelte und von William Edwards Deming verbreitete Plan-Do-Check-Act-Verbesserungszyklus, kurz PDCA. Dieses Prinzip ist sehr einfach und überall, also in jeder Branche und jedem Unternehmensbereich, einsetzbar. Es ist jedoch keineswegs leicht in unser menschliches Verhalten zu integrieren. Der PDCA-Zyklus beginnt mit dem Erkennen und Akzeptieren eines Problems. Es erfordert das Suchen der Ursache, um Verbesserungen zielgerichtet zu initiieren, Lösungen zu entwickeln, Maßnahmen konsequent zu planen, umzusetzen und zu reflektieren.

Bild 1: KVP-Prinzip des Problemlösens anhand des PDCA-Zyklus

Plan-Phase

Der Kreislauf beginnt mit dem Auftauchen eines Fehlers oder Problems. Im KVP gehen wir davon aus, dass jedes Problem seine Lösung bereits enthält. Doch genau hier ist die erste Hürde zu nehmen, denn Problemen geht man gerne aus dem Weg. Hilfreich sind die folgenden Schritte:

1. Abgrenzen des Verbesserungsthemas

Der Fehler bzw. das Problem muss zunächst erkannt, benannt und schließlich akzeptiert werden. Die Frage „Worum geht es?“ hilft beim Abgrenzen des Verbesserungsthemas.

2. Das Problem abgrenzen und analysieren

Da wir es heutzutage in der Regel mit komplexen Sachverhalten zu tun haben, führen schnelle Lösungen häufig nicht zum Erfolg. Es ist daher notwendig, eine Problemlösungskultur zu etablieren. Darin ist für das Auftreten von Fehlern oder sonstigen Herausforderungen ein bewusstes Innehalten, Akzeptieren der Situation und konkretes Benennen des Sachverhaltes fest in den Geschäftsprozessen zu verankern. Hier ist die W-Fragetechnik hilfreich „Was genau ist wo, wann und wie aufgetreten? Wer ist davon betroffen?“

3. Die Ursache identifizieren

Um wirksame Verbesserungen zu generieren, ist es notwendig, das Problem zu erforschen und die eigentliche Ursachen zu finden. Dabei gibt es zwei Dinge, in denen wir uns gerne verlieren. Entweder wir suchen ewig nach der Ursache und kommen nicht in die Handlung oder wir springen aus Überlebensinstinkt sofort in die Handlung und behandeln damit nur Symptome. In beiden Fällen kommt es nicht zu wirksamen Veränderungen, sondern nur zur Verschwendung von Ressourcen.

Nur durch diszipliniertes und systematisches Fragen ist es möglich, ein komplexes Problem stichhaltig zu definieren und so zu zerlegen, dass einzelne Themenbereiche überschaubar dargestellt und im Detail Ursachenforschungen angestellt werden können.

Daher ist hier die Frage „Warum ist das Thema ein Thema?“ idealer Weise mit einem Ishikawa-Diagramm zu beantworten. Damit können Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge anschaulich dargestellt werden, und über die Fragen „Was genau ist die Ursache?“ und „Was genau ist die Folgewirkung?“ kann der eigentliche Grund des Problems identifiziert werden.

Mit Hilfe der W-Fragen und dem systematischen Vor-Ort-Gehen, Beobachten und Ausprobieren wird das Problem in einzelne Teile zerlegt und man nähert sich der/den Ursachen. Ist die Ursache beschrieben, stellt sie häufig ein umgekipptes Ziel dar (Bild 2).

Jedes Problem ist eine Lernchance, denn jedes Problem enthält seine Lösung. Man muss sich nur die Zeit nehmen, um die Ursache zu finden.

Bild 2: Dem Problem auf den Grund gehen mithilfe der W-Fragen

4. Klares Ziel formulieren

Sind die Ursachen identifiziert und die zu Grunde liegenden Herausforderungen erkannt, kann ein konkretes und klar abgegrenztes Ziel definiert werden.

  • Wie soll es idealer Weise sein?
  • Woran genau erkennen wir, dass das Ziel erreicht ist?
  • Was genau wird anders/besser sein, wenn das Ziel erreicht ist?
  • Was genau ist das Ziel?

Ist das Ziel sauber formuliert, können die nächsten Fragen klar und stichhaltig beantwortet werden.

5. Einen Maßnahmenplan entwickeln

Anhand der konkreten Definition des Ziels und der wichtigsten zu erwartenden Ergebnisse werden die Rahmenbedingungen, in denen sich die Problemlösung bewegt, und die größten Hindernisse identifiziert. Aus den Hindernissen ergeben sich die zur Lösung des Problems führenden Schritte. Folgende Fragen sind schrittweise zu beantworten:

„Was hindert uns, das Ziel heute schon erreicht zu haben?“
„Welche Maßnahmen sind notwendig, um diese Hindernisse zu beseitigen?“
„Was genau ist mit wem, wann und wie zu tun?“

Die Maßnahmen bzw. Aufgabenpakete werden zur besseren Übersicht in einem Maßnahmenplan festgehalten und für die Verantwortlichen inhaltlich und terminlich verbindlich vereinbart.

Sind diese Verbindlichkeiten nicht geschaffen, so besteht die Gefahr, dass die gut gemeinten Versuche, den KVP in Gang zu bringen, zu nichts anderem als Frustration führen. Unverzichtbar sind dabei die Messbarkeit von Zielen, das Überprüfen von Ergebnissen und das Würdigen von Erfolgen.

Das Festlegen von Maßnahmen ist nur der erste Schritt auf dem Weg zum Ziel. Die oben beschriebene Problemlösungssystematik muss dabei immer wieder geübt und geschult werden.

Do-Phase

In der Do- bzw. Durchführ-Phase des PDCA-Zyklus werden die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt. Wichtig ist, dass das Erlahmen des anfänglichen Elans nicht das Umsetzen der geplanten Maßnahmen beeinträchtigt. Der Maßnahmenplan gibt schnell Auskunft über den Ist-Stand und zwingt zur Fortsetzung. Bekanntlich liegt der Teufel ja im Detail, und damit er da nicht hängen bleibt, ist die regelmäßige Erfolgskontrolle in Form einer Statusberichterstattung ein wirksames Steuerungsinstrument. Bei strikter Führung wird auf diese Weise die Motivation aufrecht gehalten und verschwendungsfrei das Ziel verfolgt.

Check-Phase

In der Check-Phase des PDCA-Zyklus werden die Auswirkungen der geplanten Maßnahmen überprüft. Es wird untersucht, ob und wie die in der Plan-Phase festgelegten Ziele erreicht wurden. Dafür werden die Ergebnisse kontrolliert, die Fortschritte erfasst und wieder im Maßnahmenplan visualisiert. Bei regelmäßiger Erfolgskontrolle zeigt sich, ob die Ziele erreicht wurden. Ist dies nicht der Fall, wird geprüft, warum es zu Abweichungen kam. Die Ergebnisse dieser Analyse werden ebenfalls festgehalten.

Act-Phase

Die Act-Phase dient dazu, die vorher durchlaufenen Phasen zu reflektieren und die Erfahrungen zu sichern, indem man Erfolgreiches standardisiert bzw. sichert. Abweichungen vom Soll oder bei der Maßnahmenumsetzung aufgetretene Hindernisse stoßen den nächsten PDCA-Zyklus und damit verbundene Aktivitäten an.

Wenn dieser Zyklus wie vorgesehen sequentiell durchlaufen wird, werden die betrachteten Probleme immer weiter eingegrenzt, da die Erfahrungen aus den vorher durchlaufenen Zyklen einfließen können. Dies führt dazu, dass die Beteiligten ihre Fähigkeiten in Bezug auf KVP immer weiter verbessern und KVP ein ganz normaler Bestandteil ihrer täglichen Arbeit wird.

„Es existieren keine perfekten Lösungen und somit gibt es auch keinen Grund, sich auf dem derzeitigen oder dem neu definierten Standard auszuruhen“ (Masakis Imai 2001, japanischer Kaizen-Spezialist).

Wird die Anwendung des PDCA-Zyklus zur Gewohnheit, geht sie also in Fleisch und Blut über, werden täglich neue Verschwendungen ganz selbstverständlich entdeckt und beseitigt.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie wichtige ein gutes Management ist und welche Rolle die Führungskräfte im KVP haben.


Inhaltsverzeichnis

Autor
Dr. Claudia Kostka

zusätzliche Links

QZ-Bookshop: KVP (Kostka)

Kostenloses E-Book: KVP-Leitfaden

QZ-Archiv: Transparente Veränderungsprozesse mit der KVP-Tafel

QM-Basic: Plan – Do – Check – Act: Der PDCA-Zyklus

QZ-Themendossier: Betriebswirtschaftliche Begriffe für Qualitätsmanager

Übersicht Fachbücher

Dr.-Ing. Claudia Kostka
Energetic Change GmbH
Albrechtstr. 14 E
10117 Berlin
Tel.: +49 30 28099-657

Weiterführende Information
  • Was ist Qualitätsmanagement?

    Das Wichtigste zum Einstieg ins Qualitätsmanagement auf einen Blick

    Ein gutes Qualitätsmanagement verhilft Ihrem Unternehmen, Kunden zu binden, sich Marktanteile dauerhaft zu sichern und dabei wirtschaftlich zu handeln. Wir zeigen Ihnen, was Sie zum Start in die Welt des Qualitätsmanagements wissen sollten.   mehr

  • Maßnahmen - Kaizen / KVP

    Reifegrad von Kaizen - Point, Flow, Hoshin Kanri

    Veränderungen meistern

    Die Effizienz von Kaizen steigt mit der Ebene, auf der die "kontinuierliche Verbesserung in kleinen Schritten" ansetzt.   mehr

  • Maßnahmen - Self-Assessment

    Selbstbewertung / Self-Assessment

    Bewertung von Geschäftsprozessen

    Selbstbewertung ist essenziell für eine kontinuierliche Verbesserung, doch es zählt nicht nur die Qualität des Produktes, sondern vor allem die der Prozesse.   mehr

  • Maßnahmen - Kaizen / KVP

    Kontinuierliche Verbesserung mit Kaizen

    Veränderung zum Besseren

    Kaizen ist keine Methode, sondern eine Denkweise im Hinblick auf mehr Qualität, die das gesamte Unternehmen umfasst.   mehr

DIN EN ISO 9001:2015

Zum ISO 9001:2015 Special

Prozesswelt

Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

Zur Prozesswelt