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Maßnahmen - Audit

Remote Audits: Eine Chance in der Krise

Die Corona-Pandemie hat sich innerhalb kürzester Zeit von einer medizinischen Krise zu einer mikro- und makroökomischen Krise entwickelt, deren Umfang nicht einmal Experten abschätzen können. Dennoch sind Audits jetzt und in naher Zukunft unentbehrlich, schließlich garantieren sie in unsteten Zeiten, dass Prozesse den geforderten Standards entsprechen und bilden häufig die Basis für das Vertrauen in Lieferanten. Remote Audits bieten eine Alternative.

Stellt sich nur die Frage, wie die notwendige Auditierung stattfinden soll, denn nach wie vor sind Vor-Ort-Audits sehr verbreitet. Doch gewinnen gerade jetzt, während der Corona-Pandemie Remote Audits, auch bekannt als „e-Audits“, an Bedeutung. Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) beispielsweise empfiehlt sogar, die Auditierung auf Remote Audits umzustellen, da nach dem heutigen Stand der Technik von einem „Remote Follow-up“ (Remote Nachaudit) über ein „Partly Remote“ (Teilumfängliches Remote Audit) bis zu einem „Fully Remote“ (Vollumfängliches Remote Audit) alle Auditstufen möglich sind.

Laut DEKRA hat sich gezeigt, dass die Qualität der Audits mit dem neuen Verfahren keineswegs leidet, ganz gleich ob Prozesse, Aufzeichnungen, Prüfpläne, Lieferantenbewegungen, etc. untersucht werden. Erfolgreich remote auditierte Unternehmen erhalten das Zertifikat online, völlig unkompliziert.

Erfolgsfaktoren für Remote Audits

Eine virtuelle Überprüfung ist zum Teil sogar effektiver als eine Vor-Ort-Überprüfung. Diese Effizienzsteigerung war der ursprüngliche Ansatz der Remote Audits. So ergeben sich etwa keine logistischen Herausforderungen im Unternehmen durch die Auditierung, der Auditor spart sich die An- und Abfahrt, kann auf jegliche Unterlagen in kürzester Zeit zugreifen und ist durchgehend mit allen Verantwortlichen vernetzt, was eine Koordination zwischen unterschiedlichen Teams deutlich vereinfacht. Soweit die Theorie; trivial ist ein Remote Audit nämlich nicht. Es bedarf einer sehr genauen Planung, um die Arbeit sinnvoll zu koordinieren, außerdem müssen unternehmensspezifische Aspekte im Vorfeld geklärt sein.

Erfahrungsgemäß sind gut vorbereitete Checklisten, die genau definieren, welche Nachweise erbracht werden müssen, eine entscheidende Grundlage für ein erfolgreiches Remote Audit. Neben einer stabilen Internet-Verbindung während der Remote-Sessions ist eine digitale Plattform für den Auditprozess ebenfalls ratsam, sodass Auditor und auditiertes Unternehmen an der gleichen Datenbasis arbeiten und kein zeitaufwändiges und fehleranfälliges e-Mail-Ping-Pong entsteht.

Auditieren aus dem Home-Office

Das Aachener Startup nextAudit hat einen Referenzprozess für Remote Audits entwickelt und auf Basis der AuditCloud Plattform implementiert, sodass Audits auch während der Coronakrise online durchgeführt werden können und zwar nachvollziehbar und performant. Der Referenzprozess für Remote Audits besteht aus folgenden Teilen:

Abbildung 1: Der Referenzprozess für Remote Audits folgt einem eindeutigen Schema. Wichtig dabei ist die Vorbereitung der Remote Auditierung – die Remote Sessions können dann zügig und effizient abgehandelt werden.

Geeignete Checklisten als Basis des Remote Audits

Wie gesehen, sind gute Checklisten entscheidend. Die Fragen des Auditors müssen eindeutig zu beantworten und notwendige Nachweise klar ersichtlich sein.

Self-Assessment der auditierten Partei

Um die Remote-Session kurz zu halten, sollte möglichst viel vorab geklärt sein. Die auditierte Partei beantwortet beim Self-Assessment die Checklisten und hinterlegt Nachweise. Eventuelle Rückfragen lassen sich am besten telefonisch beantworten. Der Auditor führt danach eine Vorbewertung durch.

Remote-Session mit Auditor und auditierter Partei, das eigentliche Remote Audit

Mit einem Online Kollaborations-Tool (z.B. MS Teams, Zoom, Teamviewer, oder WebEx) sehen die beiden Parteien den gleichen Bildschirminhalt und diskutieren vor allem Rückfragen und Antworten, die in der Vorbewertung beanstandet wurden. Für den Auditor empfiehlt es sich, mit zwei Monitoren zu arbeiten, sodass ein Bildschirm mit Informationen für beide Parteien geteilt werden kann. Der zweite Bildschirm dient vertraulichen Informationen.

Bei einer möglichen Remote-Begehung kann die auditierte Partei entweder die Kamera eines Smartphones nutzen oder ganz komfortabel eine Datenbrille. Fotos und Videos schon während des Self-Assessments beschleunigen die Begehung oder machen sie sogar unnötig.

Bewertung und Abschlussbesprechung

Wie bei einem klassischen „On-Site“ Audit zieht sich der Auditor zurück um die Feststellungen zu bewerten. In der anschließenden Abschlussbesprechung werden gemeinsam notwendige Abstellmaßnahmen besprochen, die umgesetzt werden müssen. Viele Auditoren bringen sich hier mit konkreten Vorschlägen zu Abstellmaßnahmen ein.

Maßnahmenvorgänge werden nach dem Audit abgearbeitet und fertiggemeldet

Mit Hilfe einer digitalen Plattform können solche Vorgänge für alle Seiten transparent und mit wenig Kommunikationsaufwand ablaufen, so dass das typische Email-Ping-Pong entfällt. Eine Plattform wie die AuditCloud bietet außerdem die Möglichkeit, Nachweisdokumente hochzuladen, um die Umsetzung der Maßnahme eindeutig zu belegen, die der Auditor abschließend bewertet.

Gute Argumente, viele Vorteile

Remote Audits sind keine Zukunftsmusik, sondern eine attraktive Option. Das International Accreditation Forum regelt Remote Audits im IAF MD4 / IAF ID 12:2015, die deutsche Norm entsprechend im Leitfaden zum Auditieren von Managementsystemen, der DIN EN ISO 19011, und selbst der TÜV NORD bietet seinen Kunden das neue Verfahren an.

In Corona Zeiten gibt es keine Alternative zu Remote Audits und emotionale Vorbehalte gegenüber Remote Audits zählen nicht mehr. Jetzt sind Fakten gefragt. Die Technik ist da, geeignete Plattformen existieren und in der Krise demonstrieren e-Audits ihre Vorteile: Zeitaufwand, Stress und Bürokratie wird minimiert. Remote Audits sparen erheblich Kosten, erleichtern den Zugriff und die Koordination der Auditierung und steigern damit die Effizienz, bei gleichem Ergebnis.

Gute Argumente - sicher werden sich Remote Audits zukünftig stärker durchsetzen, schließlich bleiben Themen wie weniger Reisetätigkeiten und Einsparung von CO2 auch nach Corona relevant. Weiterentwicklungen können wir auf der Hardwareseite erwarten, etwa beim Einsatz von Datenbrillen für Begehungen und bei der Datenübertragung. Die verstärkte Nachfrage nach Remote Audits wird die Softwareseitige Unterstützung bei allen Audit-Anbietern verbessern, so dass die Audit Cloud zwar ein Vorreiter ist, aber sicherlich Konkurrenz bekommt. Es bleibt spannend.

DIN EN ISO 9001:2015

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