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Dokumentation - Lasten- und Pflichtenhefte

Qualität von Lasten- und Pflichtenheften sichern

Prüfkriterien für Lasten- und Pflichtenhefte

Aus diesen Quellen lassen sich zahlreiche Prüfkriterien für Lasten- und Pflichtenhefte ableiten. Hier einige Beispiele:

ISO 9001

In der ISO 9001 heißt es unter Punkt 7.2.1:

„Die Organisation muss Folgendes ermitteln: […]

b) vom Kunden nicht angegebene Anforderungen, die jedoch für den festgelegten oder den beabsichtigten Gebrauch, soweit bekannt, notwendig sind; […]

Ein Prüfkriterium dazu lautet dann: Ist ein Prozess installiert, der beschreibt, wie Informationen behandelt werden, die wichtig sind, aber erst im Verlauf der Pflichtenhefterstellung und der Entwicklung des Produktes erkennbar werden?

Anforderungsfehler

Es gibt eine ganze Reihe von Ursachen aus dem Bereich der Dokumentation, die zu Anforderungs¬fehlern (z. B. mehrdeutige Anforderungen) führen. Dazu gehört, dass Anforderungen nicht präzise formuliert werden. Wenn Anforderungen nicht präzise formuliert werden, kommt es zu mehrdeutigen Anforderungen. Sie müssen aber eindeutig sein.

Daraus lassen sich die Prüfkriterien ableiten:
Ist das Lastenheft frei von vagen Ausdrücken?
Ist das Pflichtenheft frei von vagen Ausdrücken?

In der deutschen Sprache gibt es über 250 vage Ausdrücke wie z.B. augenscheinlich, bald, demnächst, gerade so, häufig, intuitiv u.a. Diese müssen vermieden werden, damit die Anforderungen eindeutig sind.

Einbezug der Benutzer

„Qualität ist das, was der Kunde braucht.“ Kunden sind auch die Benutzer des zukünftigen Produkts. Grundsätzlich sollen die Benutzer an den Arbeitsschritten beteiligt werden, wo sie auch einen konstruktiven Beitrag leisten können bzw. zu den Zeitpunkten, an denen Entscheidungen gefällt werden, die für die Benutzer bedeutsam sind. Wesentlich ist, dass der Einbezug frühzeitig, also schon bei der Problemanalyse, der Anforderungsermittlung und dem Grobkonzept erfolgt.

Daraus lassen sich u.a. diese Prüfkriterien ableiten:
P101: Sind die Arbeitsschritte, an denen Benutzer beteiligt werden können, bekannt und dokumentiert?
P102: Sind die Zeitpunkte bekannt und dokumentiert, an denen Entscheidungen gefällt werden, die für die Benutzer bedeutsam sind?
P104: Sind die Informationen und Aussagen der beteiligten Benutzer dokumentiert?

Anwendungsfehler

Die Kommunikation im Entwicklungsteam kann zu Anforderungsfehlern führen. Diese können verschiedene Ursachen haben:

  • Der Entwickler macht eine falsche Annahme zu einem bekannten Kundenbedürfnis
  • Kommunikation zwischen Entwicklern meist über Dokumente
  • Entwickler treffen Annahmen und kommunizieren diese nicht untereinander
  • Verschiedene Entwickler machen verschiedene Annahmen bei der Interpretation von Anforderungen.

Dokumente sind nur ein ganz schwacher Ersatz für zwischenmenschliche Kommunikation. Empfohlen wird, die unterschiedlichen Kategorien der Kommunikation als wichtig zu erkennen: geregelte und ungeregelte, offizielle und informelle, zwischenmenschliche, projektinterne, externe und weitere Kommunikation.

Daraus lassen sich u.a. diese Prüfkriterien ableiten:
P175: Gibt es eine Liste aller Projektbeteiligter?
P176: Sind die Telefonnummern von allen Projektbeteiligten bekannt und dokumentiert?
P179: Sind die Arbeitsorte von allen Projektbeteiligten bekannt und dokumentiert?
P181: Sind regelmäßige Treffen der Projektbeteiligten geplant, durchgeführt und dokumentiert?

Regelbasiertes Schreiben

In der tekom-Leitlinie gibt es die Regel T101: „Keine ganzen Sätze in Überschriften verwenden“. Der Grund dafür lautet: Überschriften in Satzform sind lang und die für den Leser relevanten Stichworte stehen häufig in der Mitte des Satzes und nicht lesefreundlich am Anfang oder Ende des Satzes.

Daraus leitet sich das Prüfkriterium ab:
P188: Wird in allen Überschriften die Satzform vermieden?

Also nicht: So ist das Bedientableau aufgebaut.
Sondern besser: Aufbau des Bedientableaus

Kein Unternehmen braucht für die Qualitätssicherung zig Prüfkriterien. Es gilt, die Prüfkriterien für das eigene Unternehmen zu finden, die an den Stellen ansetzen, wo der Mangel an Qualität bei den Dokumenten am größten ist. Dazu müssen dann die Personen mit der Prüfung beauftragt werden, die die einzelnen Aspekte der Qualität besonders gut beurteilen können.

Personengruppen, die die Qualität der einzelnen Kriterien prüfen können (in Anlehnung an Günther, Wolf, 2009).


Inhaltsverzeichnis

Dipl.-Ing. Bertram Kösler, geb. 1956, ist selbständiger Technischer Redakteur seit 1987, Fachbuchautor, Berater, Gutachter und Dozent in der Ausbildung Technischer Redakteure. Seit 2014 bietet Kösler das Inhouse-Seminar „Qualität von Lasten- und Pflichtenheften sichern“ an, aus dem die oben genannten Informationen stammen. Er hat über 200 Prüfkriterien für Lasten- und Pflichtenhefte zusammengestellt.

Dieser Beitrag entstand in Folge eines Vortrag des Autors beim DGQ-Regionalkreis Kassel.

Avci, Oral: Aus Fehlern in der Softwareentwicklung lernen. Anforderungsanalyse und Qualitätssicherung mit Fehleranalysen verbessern. Saarbrücken (VDM Verlag Dr. Müller) 2008

DIN EN ISO 9001: DIN Deutsches Institut für Normung e.V.: Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO 9001:2008); Dreisprachige Fassung EN ISO 9001:2008. Berlin 2008

Gesellschaft für Technische Kommunikation - tekom e.V. (Hrsg.): leitlinie Regelbasiertes Schreiben. Deutsch für die Technische Kommunikation. Stuttgart 2013

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