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Dokumentation - Lasten- und Pflichtenhefte

Qualität von Lasten- und Pflichtenheften sichern

Nutzen der Qualitätsermittlung für Auftraggeber und Auftragnehmer

Der Nutzen für den Auftraggeber, sowohl als Unternehmen wie auch für die Autoren, und den Auftragnehmer lässt sich deutlich und konkret benennen:

  • Der Auftraggeber vermeidet Kosten, die dadurch entstehen, dass Fehler erst spät in der Produktentwicklung oder bei der Verwendung des Produktes festgestellt werden. Da kann jeder Fehler am Ende 200 - 1000-mal teurer werden, als wenn man ihn am Anfang bemerkt hätte.
  • Die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter steigt, wenn sie wissen, wie sie mit den konkreten Prüfkriterien die geforderte Qualität der Dokumente erreichen können.
  • Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer profilieren sich als kompetente Unternehmen, wenn sie die Qualität ihrer Produktentwicklung vom ersten Schritt an im Projekt groß schreiben. Lasten- und Pflichtenhefte stehen ganz am Anfang jedes Projektes.
  • Die Sicherheit für eine erfolgreiche Projektdurchführung wird gesteigert. Sie können Risiken frühzeitig erkennen, wenn Anforderungen fehlerhaft formuliert oder Realisierungsvorgaben (Konzepte) mangelhaft erstellt wurden.
  • Auftraggeber und Auftragnehmer können Lasten- und Pflichtenhefte effizient und effektiv erstellen. Sie sparen Zeit und sind auf der sicheren Seite.

Quellen zur Bewertung der Qualität von Lasten- und Pflichtenheften

Die Norm DIN EN ISO 9001 (kurz ISO 9001) benennt in der Fassung ISO 9001:2008 eine ganze Reihe von Anforderungen, die für Lasten- und Pflichtenhefte relevant sind. Sie finden sich in den Kapiteln 4 bis 7:

  • Das Qualitätsmanagementsystem
  • Die Verantwortung der Leitung
  • Das Management von Ressourcen
  • Die Produktrealisierung

Avci (2008) hat eine Langzeitstudie angelegt über wissenschaftliche Veröffentlichungen in einem Zeitraum von 15 Jahren, die Ursachen für Anforderungsfehler benennen. Darin werden sieben Typen von Anforderungsfehlern beschrieben:

Bezogen auf eine einzelne Anforderung sind dies: Fehlende, falsche, unvollständige, missverständliche oder mehrdeutige Anforderungen.

Bezogen auf die Beziehung zwischen zwei oder mehreren Anforderungen sind dies:

Inkonsistente und redundante Anforderungen

Die Ursachen für diese Fehler stammen aus folgenden Bereichen (Bild 1):

  • Dokumentation von Anforderungen
  • Gestaltung der Benutzerbeteiligung
  • Wissen über das Anwendungsgebiet
  • Erhebung von Anforderungen
  • Kundenbedürfnisse
  • Projektmanagement
  • Kommunikation im Entwicklungsteam
  • Inhärente Komplexität der Anforderungsanalyse

Ursachen für falsche Anforderungen an Lasten- und Pflichtenhefte; ©Amy Walters– Fotolia

Die deutsche Sprache wird nicht immer eindeutig und präzise verwendet. Das muss aber in technischen Dokumenten sein. Germanisten und Linguisten befassen sich mit solchen Phänomenen schon lange. Seit einigen Jahren tun dies auch Technische Redakteure und Autoren. Daraus ist die tekom-Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben - Deutsch für die Technische Dokumentation“ entstanden. Auch für Lasten- und Pflichtenhefte enthält diese Leitlinie wertvolle Angaben in den Bereichen Text-, Satz- und Wortregeln, Rechtschreibung und Zeichensetzung.


Inhaltsverzeichnis

Dipl.-Ing. Bertram Kösler, geb. 1956, ist selbständiger Technischer Redakteur seit 1987, Fachbuchautor, Berater, Gutachter und Dozent in der Ausbildung Technischer Redakteure. Seit 2014 bietet Kösler das Inhouse-Seminar „Qualität von Lasten- und Pflichtenheften sichern“ an, aus dem die oben genannten Informationen stammen. Er hat über 200 Prüfkriterien für Lasten- und Pflichtenhefte zusammengestellt.

Dieser Beitrag entstand in Folge eines Vortrag des Autors beim DGQ-Regionalkreis Kassel.

Avci, Oral: Aus Fehlern in der Softwareentwicklung lernen. Anforderungsanalyse und Qualitätssicherung mit Fehleranalysen verbessern. Saarbrücken (VDM Verlag Dr. Müller) 2008

DIN EN ISO 9001: DIN Deutsches Institut für Normung e.V.: Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO 9001:2008); Dreisprachige Fassung EN ISO 9001:2008. Berlin 2008

Gesellschaft für Technische Kommunikation - tekom e.V. (Hrsg.): leitlinie Regelbasiertes Schreiben. Deutsch für die Technische Kommunikation. Stuttgart 2013

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