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Dokumentation - Integriertes Management-System (IMS)

PQM - Grundlage für ein Integriertes Managementsystem

Das Prozessorientierte Qualitätsmanagement-System (PQM-System) eines Unternehmens dient als Instrument der erfolgreichen Unternehmensführung im Spannungsfeld zwischen Ermittlung und Erfüllung der Kundenforderungen, Renditewünschen der Kapitalgeber, Beschaffung von Ressourcen, Erfüllung von Normen und Gesetzen, Druck vom Mitbewerb.

Ziele im Rahmen des Aufbaus eines PQM-Systems sind dabei:

  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit, d. h. Steigerung der Produkt- und Servicequalität mit besonderer Berücksichtigung eines systematischen und flächendeckenden Feedbacks der Kunden auf der Basis messbarer Kriterien.
  • Schaffung eines überschaubaren und umfassenden PQM-Systems mit definierten Kennzahlen und Messgrößen. Es dient als Ansatz zur Klärung sowie Verbesserung der Leistungserstellungsprozesse, der Verantwortungen, Kompetenzen und Befugnisse in Abstimmung mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens.
  • Übersichtliche und leicht handhabbare Gestaltung der Dokumentation zum PQM-System.
  • Erreichung hoher Akzeptanz des PQM-Systems und Stärkung der Bewusstseinsbildung für die Qualität bei den Mitarbeitern durch deren intensive Einbeziehung.
  • Sicherstellung von Compliance in verschiedener Hinsicht wie Produktkonformität, Nachweis eines funktionierenden Kontrollsystems etc.

Prozesse zu managen bedeutet, diese Zielsetzungen in einem immer besser werdenden Ausmaß zu erfüllen. In Anlehnung an die Definition des Begriffes Management nach Fayol beinhaltet dies die Punkte Planung, Organisation, Führung, Mittelbereitstellung, Kontrolle und Steuerung sowie die ständige Verbesserung der Prozesse.

Qualitätsmanagement auf den Punkt gebracht bedeutet: Kunden-, Mitarbeiter-, Prozessorientierung, präventives Verhalten und ständige Verbesserung. Diese fünf Aspekte sind die Basis für jedes erfolgreiche Unternehmen. Im Sinne ständiger Verbesserung kommt eine Vielzahl von Werkzeugen und Methoden des Qualitätsmanagements von der einfachen statistischen Auswertung, komplexeren Methoden wie Design for Experiments in verschiedenen Detaillierungsgraden über QM-Systeme gemäß verschiedenen Normen (z. B. ISO 9001, TS 16949 etc.) bis zur Philosophie des Total Quality Management zur Anwendung. Die Systemeffektivität im Sinne der Kundenwunscherfüllung steht dabei im Vordergrund.

Im Prozessmanagement steht die effiziente Umsetzung aller unternehmerischen Abläufe im Mittelpunkt. Das systematische, an der Vision und den Strategien ausgerichtete Optimieren des Zusammenspiels der Prozesse im Sinne eines Führungssystems mit klarer Verantwortung und aktivem Controlling stellt sicher, dass die Organisation ihre Ziele erreicht. Ausgehend von der Prozesslandkarte über die Gestaltung der Prozesse und deren Optimierung auf Basis der verursachten Prozesskosten bis zur Bewertung der Reife der Prozesse (z. B. ISO 15504, CMMI etc.) unterstützt das Prozessmanagement die Entwicklung zur Realisierung der prozessorientierten Organisation. Die Systemeffizienz steht hierbei im Vordergrund.

Die Kopplung des kundenorientierten und methodischen Zugangs des Qualitätsmanagements mit der ablauf- und zielorientierten Systematik des Prozessmanagements wird so im Prozessorientierten Qualitätsmanagement realisiert. Mittlerweile hat es sich etabliert, unterschiedliche, jedoch zusammenhängende Systeme nicht unabhängig voneinander zu betrachten, sondern auf eine gemeinsame Basis, jener des PQM-Systems zu stellen. Die ISO 9001 eignet sich als Grundlage zur Integration der verschiedenen Management-Systeme, da die zugrunde liegende Struktur von vielen anderen Normen mit verwendet wird. Im Mittelpunkt steht wiederum die Prozesslandkarte, die beliebig um weitere Prozesse – je nach Forderungen – ergänzt werden kann.

Das Integrierte Management verbindet mehrere einzelne Managementsysteme (Qualität, Umwelt, Sicherheit, Informationsschutz…) zu einem Ganzen. Anforderungen aus diversen gesetzlichen wie auch innerbetrieblichen Vorgaben werden berücksichtigt und transparent in Prozessen dargestellt. Dies spart Ressourcen im Managementsystembetrieb und erleichtert die Akzeptanz und Umsetzung durch die Mitarbeiter.

Bild 1. Integriertes Managementsystem

Bild 1. Integriertes Managementsystem

Dipl.-Ing. Dr. Roman Käfer ist geschäftsführender Gesellschafter der procon Unternehmensberatung GmbH, Wien. Er führt u. a. Lehrtätigkeiten für diverse Wirtschaftsförderungsinstitute durch und ist als Lektor an verschiedenen Universitäten und Fachhochschulen, mit Schwerpunkt Prozessmanagement, tätig.
Dipl.-Ing. Christian Haas ist Geschäftsbereichsleiter für Qualitätsmanagement der procon Unternehmensberatung GmbH, Wien. Darüber hinaus ist er Lehrbeauftragter an mehreren Fachhochschulen und Universitäten im Themenfeld Qualitäts- und Prozessmanagement.

DIN EN ISO 9001:2015

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Prozesswelt

Serie zum Thema Prozesse, veröffentlicht von QM-Experten deutscher Unternehmen gemeinsam mit der N5 GmbH und der Fachzeitschrift QZ

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