Merken Dokumentation - Dokumentation

Anforderungen an die Dokumentation

Auflagen aus Normen und Gesetzen

Welche Auflagen an die Dokumentation für ein Unternehmen relevant sind, hängt von der jeweiligen Branche, den Produkten sowie Absatzmärkten ab. Der Betrieb von Kernkraftwerken ist beispielsweise stärker durch Auflagen geregelt, als dies in vielen anderen Bereichen der Fall ist.

Die Normreihe DIN ISO 9000:2000 ff. stellt die Basis eines umfassenden Qualitätsmanagementsystems dar. Sie zeichnet sich u. a. dadurch aus, dass sie branchenunabhängig umgesetzt werden kann. Qualität wird dabei als Philosophie verstanden, die über eine technische Komponente hinaus Aspekte wie die Einbeziehung der Mitarbeiter und Lieferanten sowie die Analyse der Zufriedenheit von Kunden integriert.

Tabelle 1: Dokumentationsanforderungen "Allgemeines" Lenkung von Aufzeichnungen aus der DIN ISO 9001:2000 und DIN ISO 9004:2000 (DIN ISO 9001:2000; DIN ISO 9004:2000; Linß 2002, S. 53 f.)

Tabelle 2: Dokumentationsanforderungen "Qualitätsmanagementhandbuch" aus der DIN ISO 9001:2000 und DIN ISO 9004:2000 (DIN ISO 9001:2000; DIN ISO 9004:2000; Linß 2002, S. 53 f.)

Insbesondere die Prozessorientierung ist an dieser Stelle im Bereich der Dokumentation von besonderer Relevanz, wie sich dies z. B. auch in der Überarbeitung der ISO 9001 in der 2000er Revision widerspiegelt. Aufbauend auf dieser Normreihe können sehr unterschiedliche und unternehmensspezifische Normen und Gesetze zur Anwendung kommen. Im Folgenden werden exemplarisch die Auflagen aus der DIN ISO 9001:2000 sowie der DIN ISO 9004:2000 beschrieben. In der DIN ISO 9001:2000 werden die Dokumentationsanforderungen festgelegt, während die DIN ISO 9004:2000 Anleitungen zur Verwirklichung und Nutzung eines QM-Systems beschreibt. Sie stellt somit einen Leitfaden zur Leistungsverbesserung dar.

Tabelle 3: Dokumentationsanforderungen "Lenkung von Dokumenten" aus der DIN ISO 9001:2000 und DIN ISO 9004:2000 (DIN ISO 9001:2000; DIN ISO 9004:2000; Linß 2002, S. 53 f.)

Das Qualitätsmanagementhandbuch sollte sich sinnvollerweise in Aufbau und Inhalt an der einschlägigen Norm, also der DIN EN ISO 9001:2008, orientieren (vgl. DIN EN ISO 9000:2005, Zertifizierung). Die Herausgabe erfolgt stets von der Unternehmensleitung, und zwar in zwei Ausgaben. Zum internen Gebrauch muss das Qualitätsmanagementhandbuch ständig aktualisiert werden, insbesondere die mitgeltenden Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen. Es sollte jedem Mitarbeiter ständig zur Verfügung stehen.

Tabelle 4: Dokumentationsanforderungen "Lenkung von Aufzeichnungen" aus der DIN ISO 9001:2000 und DIN ISO 9004:2000 (DIN ISO 9001:2000; DIN ISO 9004:2000; Linß 2002, S. 53 f.)

Dabei ist die Art der Dokumentation nicht vorgeschrieben – es kommt also neben der Papierform auch die elektronische Darstellung z. B. im Intranet eines Unternehmens in Betracht, was insbesondere den Plegeaufwand erheblich erleichtert und gleichzeitig die Verfügbarkeit bei den Mitarbeitern sicherstellt. Die zweite, für externe Zwecke bestimmte Ausgabe dient der Selbstdarstellung des Unternehmens nach außen sowie zur Kundeninformation und als Werbung. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass unternehmensspezifisches Wissen und Firmengeheimnisse auf keinen Fall veröffentlicht werden.