Ein Managementhandbuch Sicherheit, Gesundheit, Umwelt und Qualität 

Dokumentationsmanagement

Vierfach integrieren 

Mit neuen Funktionen ist die aktuelle Version 2.0 der internetbasierten CAQ-Software Q.Manager von Babtec ausgestattet. Bei dieser Web-Software nutzt der Kunde einen Internet-Browser und erhält damit weltweit Zugriff auf die Qualitätsdaten seines Unternehmens - ohne Installationsaufwand oder weitere Lizenzkosten für Software und Datenbank. Über eine einfach gestaltete Bedienoberfläche kann er jederzeit aktuelle Informationen abrufen.
Mit der aktuellen Version wird das Qualitätsmanagement um die Funktion eines zentralen Informationsportals erweitert, d.h. alle wichtigen Daten wie Prüftermine, Meldungen über Prozessstörungen, Prüfentscheide, Reklamationen und qualitätsrelevante Links rund ums Qualitätsmanagement sind auf einen Blick zu sehen und können durch die Integration in BabtecCAQ auch sofort bearbeitet werden. Über ein integriertes Meldesystem wird der Anwender über frei definierbare Informationen wie Prüfergebnisse, Prozessstörungen oder Prüfentscheide automatisch informiert, auf Wunsch auch per Handy und Pocket-PC (PDA). Das eigene Unternehmen kann beispielsweise in Form eines Lageplans auf dem Monitor dargestellt und Prüfplätze per Drag-and-Drop platziert werden. Prozessstörungen werden akustisch angezeigt und lassen sich im Lageplan grafisch über eine Warnfarbe lokalisieren. Frei definierbare Links stehen für WebCams ebenso zur Verfügung wie für Verknüpfungen zu qualitätsrelevanten Prozessdaten. 

Internet-Software für QM 

Integriertes Management-System

Q.Manager 

Zur Erstellung, Verwaltung und Verteilung der Qualitatsmanagement-Dokumentation im Intranet dient die Software Auto-Q-Manager von ACE. Die Version 2.0 weist dabei eine Reihe von Änderungen und neuen Features auf. So ermöglicht es der Normeneditor, das Normenverzeichnis um beliebige Vorgaben zu erweitern und somit die Dokumentation auf der Grundlage verschiedenster Normen und Vorschriften individuell zu gestalten. Ebenfalls neu ist die Word-Integration, die ein Bearbeiten der Dokumente mit MS Word erlaubt. Für jeden Dokumenttyp können eigene, individuelle Formatvorlagen erstellt und hinterlegt werden. Bereits bestehende Word-Dokumente lassen sich per Mausklick in die jeweilige Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung importieren. Organigramme, Grafiken und Excel-Tabellen können direkt in die Word-Dokumente eingebunden und weiterbearbeitet werden. Auch das gesamte Prüf- und Freigabeverfahren wurde neu gestaltet. So werden Dokumente in Bearbeitung bei der Freigabe automatisch übersprungen, und der Freigabe-Workflow wird zusätzlich durch E-Mails unterstützt. Benachrichtigungs-E-Mails (mit Links zu den geänderten Dokumenten) werden abteilungsspezifisch versandt. 

Dokumentationsmanagement-Software 

Auto-Q-Manager 

Für das Erstellen und Pflegen von Handbuchdokumentationen hat die i.Q. GmbH die Software QM-Suite entwickelt. Damit hat auf der einen Seite das Erstellteam ein Redaktionswerkzeug in der Hand, das die Dokumente von der Erstellung bis zur Freigabe lenkt. Andererseits können sich die Leser über systembedingt immer aktuelle Inhalte online im Internet/Intranet informieren. Weitere Module ermöglichen das Auditmanagement in Abhängigkeit vom beschriebenen Sollzustand und das elektronische Handling der in der Dokumentation beschriebenen Abläufe. So können beispielsweise ganz einfach und individuell Fehler-/Maßnahmenmanagement oder eine zentrale Schulungsplanung umgesetzt werden. Basierend auf der Plattform Lotus Notes, häufig bereits als Mailingsystem eingesetzt, nutzt die Software Vorteile wie Groupware- und Workfloweigenschaften, Sicherheitsfunktionalitäten und Updatefähigkeit. Wie die branchenübergreifende Referenzliste eindrucksvoll zeigt, empfiehlt sich die Anwendung besonders, um Transparenz über mehrere Standorte hinweg sicherzustellen, sowie zur Abbildung integrierter Handbücher. 

Handbücher einfach pflegen 

QM-Suite 

Seit der Novellierung der DIN EN ISO 9000-Reihe im Dezember 2000 können die bisher separat geführten Managementsysteme prozessbezogen in einem „Integrierten Managementsystem“ zusammengefasst werden. Damit stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, ein geeignetes Tool zur Modellierung ihrer Geschäftsprozesse und für die Systemdokumentation auszuwählen, das methodisch, technisch und inhaltlich die komplexen Anforderungen erfüllt. Die Software Kern-Process der anTloop TechnologieAG bietet hier eine Lösung. Basis ist eine für alle Mitarbeiter leicht verständliche Darstellung der Prozesse in Tabellenform. Jeder Prozessbeteiligte überblickt seine Aktivitäten im Kontext des Gesamtprozesses. Über Datenbank-Dialoge kann er direkt auf die relevanten Informationen der verschiedenen Managementsysteme einschließlich des Risk-Managements zugreifen.

Die Anforderungen der Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Risk-Management werden in der Software auf der Ebene des einzelnen Prozess-Schritts integriert. Dokumente, Anforderungen und Maßnahmen aus den Managementsystemen sind einheitlich und übersichtlich angeordnet. Kombinierbare Sichten, z.B. auf die beteiligten Funktionen, den Prozessablauf, die Infoobjekte (Dokumente) oder die Prozessbeschreibungen, erhöhen das Verständigungspotenzial. Damit wird die Voraussetzung geschaffen, Mitarbeiter aktiv in eine kontinuierliche Prozessverbesserung einzubeziehen.

Die Software verwaltet die gesamte Systemdokumentation Integrierter Managementsysteme. Es setzt die Maßnahmen in Arbeitsanweisungen um und erlaubt die kundengemäße Abbildung der Organisations- und Prozess-Hierarchien. Eine Dokumenten- und Auditverwaltung vermeidet eine aufwändige Administration. Unterlagen oder Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer und Auditor können ebenso variabel erzeugt werden wie Stellenbeschreibungen für neue Mitarbeiter. Neben der Bildschirmdarstellung sind Handbuchausgaben als Druckversion möglich. Schnittstellen zu den Stamm- und Bewegungsdaten anderer Software-Produkte, insbesondere zu SAPR/3 oder S&P-RiskControl, können eingerichtet werden. Die Software versteht sich als Analyse-, Design- und Verständigungs-Werkzeug, welches die Prozesse für alle Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich aufbereitet. 

Prozessmodellierung und Systemdokumentation IMS 

Workflow- / Prozessmanagement

KERN-Process 

Den papierlosen Dokumentenzugriff will ZWF/PART mit dem Quadrix-TQM-Assistenten sicher, problemlos, schnell und komfortabel im Intranet realisieren. Zugriffe auf ungültige Dokumentenversionen werden ausgeschlossen.

Die wichtigsten Features sind: die Zeitersparnis bei der Erstellung und Pflege durch Standardsoftware und die Bereitstellung über Standardverteiler sowie die automatische Generierung der Revisionshistorie und der Nachweis für Prüfungen und Audits. Hinzu kommt die Abbildung fertiger Prozesse, wie zum Beispiel aus Baan-ERP im Intranet. Der Kunde benötigt lediglich einen Implementierungsaufwand von zwei Tagen, um den Assistenten voll zu nutzen. Die Konvertierung der Dokumente erfolgt beispielsweise in den Formaten PDF, HTML, Original und PDF Maker. Das Produkt ist nicht nur für die QM-Leitung eines Unternehmens, sondern für das gesamte Lean-Management interessant. 

Dokumente im Intranet 

Quadrix 

Der Dschungel der umwelt- und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften, die im betrieblichen Alltag zu beachten sind, ist nicht leicht zu durchdringen. Und auch die systematische Erfassung und Verwaltung von gefährlichen Stoffen, Abfällen und umweltrelevanten Anlagen ist zeitintensiv. Entlastung bringt nun das Programm Sara der QUMedia GbR, Freiburg, mit dem sich alle erforderlichen Daten in einer gemeinsamen Access-Datenbank verwalten lassen.

In vier eigenständigen Katastern werden die wichtigsten Umwelt- und Arbeitsschutzvorschriften zusammengestellt: Es werden die betrieblichen Abfallmengen und -kosten sowie die umweltrelevanten Anlagen und die eingesetzten gefährlichen Stoffe überwacht. Alle relevanten Daten der einzelnen Verzeichnisse sind miteinander verknüpft, so dass die für die tägliche Arbeit erforderlichen Informationen schnell verfügbar sind. So können rechtskonforme Gefahrstofflisten, Betriebsanweisungen, Abfallbilanzen und Abfallwirtschaftskonzepte direkt aus den vorhandenen Daten generiert werden. Die Sammlung der Rechtsvorschriften kann mittels Abonnementvertrag regelmäßig aktualisiert werden. Ergänzend dazu gibt es Schulungsangebote zu Umweltrecht und -haftung. Die Datenbank, die bereits in mehreren Betrieben eingesetzt wird, kann vom Anwender selbst auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und weiter programmiert werden. Daher wurde auf eine einfach zu bedienende Oberfläche und größtmöglichen Praxisbezug besonderen Wert gelegt. 

Praxisnahe Software für den Umwelt- und Arbeitsschutz 

Sara 

Eine übersichtlich strukturierte Software zur Prozessmodellierung und Systemdokumentation Integrierter Managementsysteme bietet das Produkt KERN-Process der anTloop Technologie AG, Freiburg. Neben dem Qualitätsmanagement können individuell weitere Managementaspekte vom Anwender ergänzt werden, beispielsweise Umwelt, Arbeitssicherheit, wirtschaftliche Risiken, Rückverfolgbarkeit und HACCP. Dieser Aufbau ermöglicht es den Unternehmen, ihre prozessbezogenen Managementsysteme flexibel zu erweitern und auch künftige Anforderungen aufzunehmen, zum Beispiel ein Risikomanagement nach dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG). Zur Visualisierung der betrieblichen Abläufe nutzt die Software zwei Informationsebenen: Von einer Prozessübersicht aus kann der Anwender direkt auf eine zweite Ebene mit Detailinformationen zu einer Aktivität zugreifen. In dieser Ebene findet er seine Arbeitsanweisungen, Risikobewertungen und Maßnahmen aus Sicht der einzelnen Managementsysteme.

Damit wird die von den Mitarbeitern lange gewünschte Transparenz erreicht. Diese verständliche Darstellung bildet zudem eine wichtige Grundlage für Prozessverbesserungen. Zusätzlich eignet sich das Produkt zur Prozessanalyse im Rahmen der gesamten Unternehmensorganisation.

Die Bedienung erfordert keine Prozess-Software-Spezialisten. Eine einfache Handhabung und klare Struktur garantieren eine schnelle Dokumentation und Pflege der Prozessbeschreibungen.

Die Software unterstützt die Dokumentation eines Managementsystems durch eine Dokumentenverwaltung, Berichte (Reports), eine Auditverwaltung und einen Handbuchkonfigurator zur Erstellung einer Handbuch-Druckversion. Sie ist eine datenbankgestützte Software, die als Client-Server-Applikation und als Intranetlösung eingesetzt werden kann. 

Geschäftsprozessmodellierung 

Das Handbuch Prozessmanagement mit HTML von Zero Defekt beschreibt, wie sich eine prozessorientierte Managementdokumentation im firmeninternen Intranet aufbauen lässt. Eine solche papierlose Dokumentation reduziert den Verteilaufwand bei Änderungen und erhöht den Nutzen im täglichen Gebrauch sowie die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Erstellung der Dokumentation erfolgt mit Standardsoftware wie Microsoft Word und Microsoft Visio oder dem Corel Flowcharter. Dadurch wird der Aufwand für Schulungen und für die Beschaffung neuer Software auf ein Minimum reduziert. Die Dokumentation im HTML-Format kann mit gewöhnlichen Web-Browsern gelesen werden und erfordert daher keinen zusätzlichen Installationsaufwand.

Durch eine prozessorientierte Darstellung fällt den Mitarbeitern die Orientierung besonders leicht. Formulare und andere Hilfsmittel lassen sich per Hyperlink direkt aufrufen und erhöhen so den Gebrauchsnutzen für die Mitarbeiter zusätzlich. Das Buch beschreibt ausführlich die erforderlichen Vorbereitungen und unterstützt diese durch Dokumentvorlagen und zahlreiche Beispiele, die auf CD-ROM mitgeliefert werden. Es enthält detaillierte Anleitungen zur Erstellung und Überarbeitung der Prozessbeschreibungen und gibt wertvolle Tipps zur Vermeidung möglicher Probleme sowie zum Umgang mit den Software-Paketen. 
Durch die praxisnahen Beschreibungen wird das Buch zu einer idealen Ergänzung der Praxisleitfäden “Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2000” und „Qualitätsmanagement nach ISO/TS 16949“ von Michael Cassel, Carl Hanser Verlag, München. 

Prozessorientierte Dokumentation im Intranet 

Handbuch Prozessmanagement 

Das Qualitätsmanagement-System CAQ=QSYS der IBS AG wurde auf Grundlage der .Net-Technologie von Microsoft umgesetzt. Das Resultat sind wesentliche Vereinfachungen beim Implementieren und Administrieren sowie eine deutlich bessere Skalierbarkeit und Performance für internetbasierende Anwendungen. Die Orientierung am Microsoft-Standard ermöglicht zudem eine nahtlose Integration des QM-Systems in bestehende Microsoft-Produkte. Für das beste realisierte Kundenprojekt erhielt IBS kürzlich den Mircrosoft .Net Award. Das QM-System gewährleistet die unternehmensweite Erfassung, das Management und die Analyse aller qualitätsrelevanten Informationen in der Prozesskette eines Unternehmens. Das durchgängige, modulare System bietet mit über zwanzig Modulen — vom Audit über APQP und FMEA bis zum Leitstand mit integriertem Workflow-Management — branchenübergreifende Unterstützung.

Neu ist das internetbasierte Modul RQMS-QDX zum Reklamations- und Qualitätskostenmanagement mit dem Internetagenten Quality Data Exchange. Hiermit können Zulieferer alle relevanten Daten auf den Webportalen von Automobilherstellern vollautomatisch recherchieren und die Bearbeitung in Verbindung mit dem Workflow-Manager organisieren. Reklamationsdaten werden ohne manuelle Eingriffe direkt ins RQMS- Modul übernommen. Nach Bearbeitung werden die Ergebnisse wieder automatisch an die Automobilhersteller zurück-gemeldet. Neben einem übersichtlichen MS-Windows-Design verfügt das QM-System über Werkzeuge zur optimalen Unterstützung für QM-Reviews. Die mobile Erfassung von Qualitätsdaten in Unternehmen und Zulieferketten mit Handhelds ist ebenso möglich wie das automatische Erfassen von Informationen mittels Digitalkameras. 

Die IBS:traceability-Lösung ist besonders interessant für die Automobilindus-trie und Hersteller sicherheitsrelavanter Bauteile. Mit ihr lassen sich sämtliche Material-, Qualitäts- und Produktionsdaten von Produkten, Bauteilen und Chargen lückenlos rückverfolgen.

Zusätzlich wurde das Kennzahlensystem entwickelt, ein Basiswerkzeug für die Online-Steuerung und Kontrolle strategisch und operativ wichtiger Kenngrößen eines Unternehmens. Es lässt sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren. So können zum Beispiel konsolidierte und einheitliche Produktions-Kennzahlen über die jeweiligen Standorte hinweg reportet werden. Damit erhöhen sich deutlich die Transparenz und Vergleichbarkeit als Basis für zukünftige strategische Entscheidungen. 

QM-System mit neuen Features 

Beschwerdemanagement

CAQ=QSYS 

Die vor wenigen Monaten erschienene Software zur papierlosen Dokumentation integrierter Managementsysteme KERN-Process der anTloop Technologie AG ist um weitere Funktionalitäten ergänzt worden. Neben der Erstellung von Prozesslandkarten ist jetzt auch das Thema Kennzahlen in das Produkt aufgenommen worden.
Die Software unterscheidet sich von anderen Produkten vor allem in der Art der Prozessvisualisierung und der Möglichkeit, bis zu fünf Managementsysteme gleichzeitig zu verwalten. Für die Abbildung der Prozesse wurde eine Tabellenstruktur gewählt, die übersichtlich und gut verständlich die wichtigsten Informationen enthält. Die übrige Dokumentation, beispielsweise Arbeitsanweisungen, Risiko- und Maßnahmenbeschreibungen, ist direkt mit der Prozessübersicht verknüpft und dadurch schnell zugänglich. Bei der Konzeption der Software wurde auf einen sauberen methodischen Unterbau geachtet und als Ergebnis eine klare Struktur geschaffen, die alle Elemente des Prozessmanagements enthält.

Durch die einfache Pflege der Prozesse und der Systemdokumentation eignet sich die Software für die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter und damit für eine verbesserte Mitarbeitermotivation. Zeitaufwand und Kosten lassen sich erheblich reduzieren. Dies gewährleisten auch weitere Funktionalitäten: Dokumenten- und Auditverwaltung, Report-Modul, HTML-Export, Benutzer- und Versionsverwaltung -- alles vollständig revisionsgerecht. Der Word-Handbuchkonfigurator unterstützt nicht nur den Ausdruck eines Systemhandbuchs, er ist auch eine ideale Hilfe für die Zusammenstellung von Schulungsunterlagen. 

Papierlose Dokumentation integrierter Managementsysteme 

Das Managementsystem QM online von K.E.S.S. ist eine Intranet-Lösung, die Prozesse innerhalb einer Firma interaktiv dokumentiert und bei der (Neu-)Gestaltung des QM-Systems beispielsweise nach ISO9001:2000, 14001 unterstützt. Alle Schnittstellen und Dokumente werden miteinander verlinkt, und somit veranschaulicht die Software die komplexe betriebliche Realität. 
Das Managementsystem ist mit einer neuen Volltextsuche ausgestattet, wodurch gewünschte Dokumente schneller und einfacher aufgefunden werden können. Außerdem verfügt es über einen neuen Assistenten, der bei der Administration, Versionierung und Verwaltung der Dokumentation hilft und so den gewünschten Überblick schafft. Das System ist für alle Mitarbeiter zugänglich und macht Prozesse transparent. 

Volltextsuche und Assistent 

QM online 

Produktqualität und Prozesssicherheit sind kostenintensiv, werden aber überall vorausgesetzt. Ein CAQ-System muss also mehr können als nur Qualität feststellen und verwalten. Es muss Zusammenhänge zwischen Ursache und Wirkung erkennen und so Transparenz in die Produktionsprozesse bringen. Das hochintegrierte CAQ-System der iq’s Software GmbH erfüllt diese Anforderungen. Mit der aktuellen Version 4.0 lassen sich qualitätsrelevante Informationen (wie Kunden-, Lieferantenreklamationen, interne Beanstandungen, Maßnahmen, mitarbeiterbezogenes Wissen u.a.) sammeln, auswerten, verknüpfen und zur Verfügung stellen.

Kern des Systems und sein Wissensspeicher sind die Module „iqs Intergrierter Fertigungsplan IFP“ und „iqs Wissensmanagement WIS“. Im Modul IFP werden Arbeitsplanung, FMEA, Prüf- und Kontrollplanung zusammengeführt und ständig mit Produktions- und Unternehmensprozessen abgeglichen. So entsteht ein Regelkreisprinzip, das erkennt, wie aus Fehlern gelernt werden kann. Das ergänzende Modul WIS geht einen Schritt weiter und verwaltet das gesamte Unternehmenswissen. Informationen werden strukturiert abgelegt, mit ähnlichen Sachverhalten verknüpft und wiedergefunden. Die Zuordnung von Quellen (Dokumente, Websites, Mails) untermauert dabei die Informationen mit Fakten.

Ziel von iq’s Software ist es, mit Software für Qualitäts-, Dokumenten- und Wissensmanagement Werkzeuge zu bieten, welche die Qualität steigern durch Transparenz statt Inselwissen. 

Prozesssicherheit durch CAQ-Software 

CAQ-System Version 4.0 

Das Verwaltungs- und Dokumentationssystem master-ID von eConnective sichert die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Produkten und Baugruppen und verwaltet und dokumentiert diese nachweissicher. Das System bietet die Möglichkeit, Produkte mit Hilfe von RFID-TAGs oder anderen Ident-Systemen (z.B. 1/2-D-Barcode) eindeutig und unverwechselbar zu kennzeichnen. Es verwaltet beispielsweise gruppierte Elemente und zeigt eine lückenlose Toolhistorie vom Hersteller über Einsatzübersicht, Reparaturen und Kalibrierung bis zur Aussonderung an. Das Verwaltungsprogramm kann anwendungsspezifische RFID-TAG-Daten lesen und schreiben, zudem ist ein Datenaustausch zwischen einem PC und einem dezentralen PDA möglich. So sind Produktdaten ortsunabhängig verfügbar. Voraussetzungen für das System sind MS Windows 2000 und höher sowie eine relationale Datenbank (Interbase, Sybase, DB2 oder Oracle). 

Lückenlose Rückverfolgbarkeit 

master-ID 

Die QMS 9000 von Tetté & Steden ist eine Software, die den Anwender dabei unterstützen soll, das digitale Qualitätsmanagement zu rationalisieren. Das Programm verfügt über etwa 40 Module, in denen alle wichtigen Prozesse des Qualitätsmanagements ablaufen, beispielsweise Lenkung der Dokumente, Reklamationswesen oder Auditwesen. Außerdem zählen zu den Funktionen der Software unter anderem die Datenanalyse, Vertragsprüfung, KVP-Maßnahmen oder FMEA. Das Programm ist erweiterbar und kann somit an die Anforderungen einzelner Unternehmen angepasst werden. Zudem ist es netzwerkfähig, wodurch alle Daten und Statistiken im Unternehmen abgerufen werden können. Die Anforderungen aller gängigen Normen werden in einer Datenbank vereint. 

Digitales QM rationalisieren 

QMS 9000 

Mit dem Windows Explorer Client bietet DocuWare, Germering, eine weitere Möglichkeit des Zugriffs, ohne die gewohnte Explorer-Umgebung verlassen zu müssen. Der Client verfügt laut Anbieter über alle Funktionen, um Dokumente im Windows-Dateiverzeichnis zu verwalten, also zu archivieren, zu suchen und zu bearbeiten. Bisher konnte man über einen Windows-Client, den Web-Client sowie aus integrierten Applikationen heraus auf Daten und Dokumente zugreifen, die im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden. 

Komplette Explorer-Verzeichnisse lassen sich nun per Drag and Drop inklusive automatischer Verschlagwortung archivieren. Und ebenso kann der Anwender über das Windows-Dateiverzeichnis auf Dokumente zugreifen, die in DocuWare abgelegt sind. Da sich Anwender in einem virtuellen Laufwerk bewegen, sind alle Archiv- und Benutzerrechte wirksam. Und die über Windows Exporer Client archivierten Dokumente stehen Berechtigten wie gewohnt weltweit zur Verfügung. 

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