Office Manager legt digitale Kundenakten an
Datenmanagement
Die Software Office Manager aus dem Softwarebüro Krekeler bietet mittels digitaler Kundenakte schneller Auskünfte über Kunden und Lieferanten.
Office Manager ermöglicht es, alle wichtigen Informationen und Geschäftskorrespondenzen, die sonst abteilungsübergreifend verstreut in E-Mails, in einzelnen IT-Systemen oder in Papierakten lagen, gebündelt in einer digitalen Kundenakte zu speichern. Das macht den Abruf wesentlich schneller.
Die Informationen für solche digitalen Kundenakten werden in Office Manager direkt in dem entsprechenden Projekteintrag abgelegt. Hierfür müssen die Dateien vom jeweiligen Rechner in Office Manager importiert werden (z.B. über einen Scanner oder per Drag and Drop von E-Mails aus dem Mail-Progamm). Das können sein:
- Office-Dateien,
- Bilder,
- CAD-Zeichnungen oder
- Audiodateien.
Alle Dokumente werden über Volltextindexierung automatisch erfasst und dem Kunden zugeordnet. Diese Volltextindexierung ermöglicht es später auch, dass Dokumente über eine Schlagwortsuche wieder zur Verfügung stehen.
Die digitale Kundenakte bildet die Dokumentation aller Vorgänge rund um den Kunden ab. Beantwortet werden damit die Fragen: Welche Bestellungen laufen gerade? Wurden die Rechnungen bezahlt? Welche Angebote könnten für den Kunden anhand seiner bisherigen Aufträge interessant sein? Da sämtliche Dokumente revisionssicher archiviert werden, können Unternehmer auch ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen.
