Großer Bedarf an Dokumentenmanagement

Branchenübergreifend wurde gefragt, für welche Unternehmensbereiche und Prozesse bezüglich digitaler Ablagestrukturen ein wesentlicher Bedarf gesehen wird. Mehr als die Hälfte der Befragten sieht die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage vor allem im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte - so eine Studie der d.velop AG.

Soll dem erkannten Bedarf entsprochen werden, muss eine strukturierte, standardisierte elektronische Dokumentenablage geschaffen werden, die die individuelle Dokumentenablage in mitarbeitereigenen Ordnerstrukturen ersetzt.

Eine zentrale und unternehmensweit einheitliche Ablage von Dokumenten innerhalb zentraler, digitaler Akten ist an dieser Stelle eine oft gewählte Lösung. Dadurch lassen sich laut Studie alle Dokumentenprozesse stark vereinfachen und automatisieren.

Wo liegt der Bedarf für Dokumentation?

Nach Unternehmensbereichen:

1. Projekte: 66,3 Prozent
2. Kunden: 58,6 Prozent
3. Personal: 58,5 Prozent
4. Produkte: 45,4 Prozent
5. Lieferanten: 39,0 Prozent
6. Qualitätsmanagement: 25,8 Prozent
7. Akten-Datenschutz: 17,7 Prozent
8. Sustainability-Akten: 6,9 Prozent
9. Andere: 6,2 Prozent
10. Patientenakte: 3,1 Prozent

Nach Fachprozessen:

1. Urlaubsantrag: 40,9 Prozent
2. Projektantrag: 38,9 Prozent
3. Bestellprozess Ein-/Ausgang: 28,6 Prozent
4. Eingangsrechnungsfreigabe: 26,4 Prozent
5. Bestelleingangsfreigabe: 20,1 Prozent
6. Unterweisungsprozess: 11,6 Prozent
7. Wareneingang: 10,2 Prozent
8. Produktfreigabe: 9,8 Prozent
9. Andere Prozesse: 4,1 Prozent

Cloud oder on Premises?

Auch nach der gewünschten Bereitstellungsart für Dokumentenmanagement-Systeme wurde gefragt. Das Ergebnis: Cloudlösungen sind noch nicht vollständig in den Unternehmen angekommen. 61 Prozent der Befragten präferieren für Dokumentenmanagement-Systeme immer noch Inhouse-Lösungen auf den eigenen Servern, 15 Prozent bevorzugen die Cloud, 24 Prozent haben keine feste Präferenz.

Allerdings ist der Trend zum Cloud-Computing klar erkennbar. Vor allem größere Unternehmen sind auf diesen Zug längst aufgesprungen. Das belegen auch die Zahlen der Studie. Unternehmen mit Präferenz für die Cloud beschäftigen im Schnitt 830 Mitarbeiter. Der Durchschnitt bei Unternehmen, die auf eine Inhouse-Lösung setzen, liegt bei 306 Mitarbeitern.