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11.02.2019

Back Office: Weg vom Papier, hin zu digital

Fast die Hälfte der Unternehmen vollen in den nächsten ein bis zwei Jahren Back-Office- und kundenzentrische Prozesse optimieren. Damit wird der Wandel weg vom Papier- hin zum Digitalprozess sichtbar.

Unternehmen in Deutschland erkennen, dass sie mit Hilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen – oder in Zukunft sogar papierlosen – Büro näherkommen.

Für 42 Prozent der Befragten geht es dabei nicht mehr nur um das Verwalten von dokumentenintensiven Back Office-Prozessen, neuerdings stehen auch Aspekte wie Kundeninteraktion, Self-Services und eine verbesserte Customer Experience im Fokus.

Basis für neue Produkte und Dienste

Viele haben erkannt, dass der Einsatz von Print- und Document-Management-Lösungen Prozesse optimiert und somit die Basis für innovative Produkte, Services und Geschäftsmodelle schafft.

Das hat die neue IDC Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“ zutage gefördert. Für die Studie hat IDC im November 2018 in Deutschland IT- und Fachentscheider aus über 200 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt.

Kundenzentrische Workflows verbessern

Bisher haben die Unternehmen vorrangig Back Office-Prozesse in größerem Ausmaß automatisiert. In den nächsten Monaten wollen die Firmen hierzulande jedoch die Verbesserung von kundenzentrischen Workflows verstärkt angehen. So gaben 46 Prozent an, das Thema ganz oben auf ihrer Agenda zu haben.

Die Vision vom papierlosen Büro

Die meisten Befragungsteilnehmer gaben an, bei einigen klassischen Büroarbeiten auf Papier verzichten zu wollen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in 12 bis 24 Monaten nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein.

RPA- und KI-basierte digitale Workflows

Auch, wenn 46 Prozent der Befragten beim Thema RPA und KI noch in der Planungs- oder Evaluierungsphase stecken und 21 Prozent eine abwartende Haltung vertreten: 26 Prozent der befragten Organisationen haben in entsprechende Lösungen investiert.

Die Automatisierung wird durch RPA- und KI-Funktionen auf ein neues Level gehoben und transformiert Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen. Ob durch Effizienzsteigerungen von End-to-End Druckprozessen, durch die Anlage von Druckjobs, eine bessere Auslastung oder einen optimierten Service im Falle von Störungen.

Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung, die Anforderung elektronischer Kopien und die Abwicklung von Transaktionsprozessen sind bereits bei über der Hälfte der Befragten, die RPA oder KI umgesetzt haben, im Einsatz. Hinsichtlich der Planung stechen insbesondere Scan2Workflow-Prozesse, die automatische Umwandlung von Informationen und die automatische Content-Aggregation heraus.

Redaktion QZ
qz <AT> hanser.de

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