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12.08.2015

9 Schritte zum erfolgreich abgeschlossenen Projekt

Projektmanagement hat drei große Ziele zu erfüllen: Das Projekt soll Gewinn abwerfen bzw. einen hohen Nutzen haben, das Projekt soll zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein und eine hohe Qualität ist erstrebenswert.

Projekte umfassen meist verschiedene Unternehmensbereiche und erfordern eine gute Zusammenarbeit der Beteiligten. Mit diesen 9 Tipps von Projekt-Coach Viola Zweschke setzen Sie ihre Projekte erfolgreich um:

1. Klare Ziele setzen

Eine klare Zielsetzung ist eine wesentliche Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement. Bewährt haben sich die SMART-Kriterien für Ziele. SMART steht dabei für die Begriffe:
Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

2. Budgets festlegen

Im Projektmanagement ist immer eine positive Kosten-Nutzen-Bilanz erstrebenswert. Legen Sie deswegen von Anfang an ein Budget fest. Vergleichen Sie während der Projektarbeit immer wieder, ob Ihre Projekte noch im Rahmen sind und steuern Sie gegen, wenn eine Abweichung droht. Auch können Sie den Stand mehrerer Projekte vergleichen und prüfen, ob Sie mit einem überdurchschnittlich erfolgreichen Projekt drohende Einbußen auffangen können.

3. Zeitrahmen festlegen

Gehen Sie systematisch vor. Legen Sie im Vorfeld Meilensteine fest und überlegen Sie, wie lange das Team für welchen Schritt benötigt. Bleiben Sie aber bei der Planung realistisch und rechnen Sie Pufferzeiten ein. Denn es können bei jedem Projekt unvorhersehbare Dinge wie zu Beispiel der Ausfall eines Mitarbeiters geschehen. Vergleichen Sie regelmäßig anhand der Meilensteine, ob Ihr Projekt noch zeitlich im Rahmen ist. Auch hier ist es wichtig, bei Abweichungen und drohenden Problemen rechtzeitig einzugreifen.

4. Notfallszenarien festlegen

Überlegen Sie sich von Anfang an, was Sie in Notfällen tun. So sparen Sie später Zeit.
Ein Mitarbeiter fällt aus? Sie wissen sofort, welcher Mitarbeiter einspringen kann.
Das Projekt wird teurer als gedacht? Sie haben ausreichende Budgets kalkuliert und wissen, wo Sie im schlimmsten Fall Geld einsparen können.

5. Das richtige Team zusammenstellen

Überlegen Sie genau, welche Mitarbeiter Sie für das Projekt benötigen. Wichtig ist nicht nur, dass die Mitarbeiter über das nötige Know-how verfügen. Achten Sie auch darauf, dass die Mitarbeiter auf der Beziehungsebene gut zusammenarbeiten. So vermeiden Sie Missstimmungen im Team.
Stellen Sie nicht zu wenige Mitarbeiter ein, denn das könnte Ihren Zeitplan gefährden. Stellen Sie aber auch nicht zu viele Mitarbeiter ein. Sonst ist ein hohes Kostenbudget notwendig und außerdem wird es bei zu vielen Mitarbeitern schwierig, Aufgaben passend zuzuteilen und für eine optimale Projektkommunikation zu sorgen.

6. Verantwortlichkeiten festlegen

Jedes Teammitglied sollte von Anfang an wissen, welche Themen und Bereiche er zu verantworten hat. Legen Sie deswegen eine klare Verantwortlichkeitsstruktur fest. Allzu oft scheitern Projekte, weil sich der zuständige Mitarbeiter nicht zuständig gefühlt hat. Auch Kompetenzgerangel schaffen Sie so im Vorfeld aus dem Weg.

7. Kommunikationsstrukturen etablieren

Eine zielgerichtete Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement, etwa durch regelmäßige Treffen. Wichtig ist, alles Wesentliche zu dokumentieren und die Abschriften allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. So haben alle Projektmitarbeiter einen Überblick über das Projekt und den aktuellen Stand.

8. Feedback geben

Zur Kommunikation gehört auch ein regelmäßiges Feedback: Rückschritte ansprechen und auf drohende Probleme hinweisen , aber vor allem Fortschritte loben. Feiern Sie erreichte Meilensteine mit dem ganzen Team. Das sorgt für eine positive Stimmung.

9. Projektmanagement-Software auswählen

Eine Hilfe beim Projektmanagement ist die Auswahl der passenden Software. Folgende Unterstützung ist hilfreich: Budgets festlegen (zum Beispiel mit Farbampel als Warnsystem), Soll-Ist-Vergleiche (Zeitaufwand, Wirtschaftlichkeit). Projektnachkalkulation und Projektabrechnung

Redaktion QZ
qz <AT> hanser.de

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