Persönliche Gespräche sind 34 Mal effektiver als E-Mails
Wie zwei Forscher herausgefunden haben, sind persönliche Gespräche 34-mal überzeugender, wenn es darum geht, Menschen von einem Projekt zu überzeugen oder auch nur Kontakte zu knüpfen.
Im Experiment von Vanessa K. Bohns von der ILR School der Cornell University in Ithaka, New York, und Mahdi Roghanizad von der Western University in London, Ontario, sollten 45 Probanden jeweils zehn fremde Menschen bitten, einen Fragebogen auszufüllen. Alle Teilnehmer benutzten dabei dieselbe Vorlage. Jedoch verschickt die eine Hälfte die Anfrage per Mail, die andere bat im persönlichen Gespräch darum.
Das Ergebnis war mehr als eindeutig: Diejenigen, die persönlich angesprochen wurden, füllte den Fragebogen 34 Mal häufiger aus als jene, die lediglich eine Mail mit der Aufforderung dazu erhalten hatten.
E-Mails regelmäßig überschätzt
Gleichzeitig wurden die Probanden gefragt, wie sie einschätzen würden, wieviele der Gefragten den Bogen ausfüllen würden. Dabei zeigte sich, dass die Probanden die Überzeugungskraft von E-Mails regelmäßig überschätzten. Im Schnitt waren sie vorab überzeugt, die schriftliche Anfrage würden rund 55 Prozent beantworten, bei persönlichen Gespräch tippten sie auf 5 von 10.
Bei der Wiederholung des Experiments stellten die Forscher heraus, dass es gerade die nonverbalen Botschaften waren, die die Gefragten überzeugten, den Fragebogen auszufüllen.
Harvard Business Report
Hans Weber
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Hans Weber ist Geschäftsführer der Weber Consulting GmbH in München. Das Unternehmen ist seit vielen Jahren auf die Besetzung von Führungspositionen im Qualitätswesen spezialisiert.
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Das Ergebnis der Studie, dass persönliche Gespräche effektiver als schriftliche Anfragen per E-Mail sind, ist wenig überraschend. Um jemand von etwas zu überzeugen, gibt es verschiedene Vorgehensweisen: sogenannte „hard und soft tactics“. Viele der sogenannten "hard tactics" wie „Aufforderungen/Anweisungen“ oder der „Legitimierung“ sind bei unbekannten Personen zum Ausfüllen eines Fragebogens in der Regel nicht anwendbar. „Soft tactics“, wie z.B. eine persönliche Beziehung aufzubauen oder Interesse am Gesprächspartner zu signalisieren, sind aber nur bei persönlicher Interaktion möglich. Andere Vorgehensweisen sind per E-Mail nur begrenzt wirksam.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist darüber hinaus, dass ein Telefonat eine sofortige Reaktion des Gesprächspartners erfordert. In einem Gespräch ist es meist nicht möglich lange abzuwägen oder die Anfrage gar zu ignorieren, insofern sich der Gesprächspartner keine Bedenkzeit erbittet. Eine E-Mail dagegen kann im Postfach erstmal unbeantwortet bleiben und am Ende komplett untergehen.
Die Gefahr von Missverständnissen trifft auf geschäftliche und private E-Mail-Kommunikation zu, da gibt es keinen Unterschied.
Aber was will man machen, wenn die Gesprächspartner hunderte von Kilometern entfernt sind, selber in Meetings hocken und eine Anfrage nur "zwischendurch" beantworten können? Tagelang versuchen, alle telefonisch zu erreichen? Ich glaube, es ist ein Riesenunterschied, ob man seine Kommunikationspartner im gleichen Gebäude findet, oder ob man national oder international arbeitet. Ich kann mir jedenfalls keine effiziente Kommunikation ohne E-Mail und WhatsApp mehr vorstellen.
Neu sind die Erkenntnisse über die Effizienz von E-Mails nicht. Da gerade Führungskräfte heutzutage immer mehr auf Zeitmanagement getrimmt werden, wird die Bedeutung von elektronischen Kommunikationsmitteln allerdings weiter zunehmen; ich bin schlichtweg nicht jederzeit in der Lage, per Telefon oder von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren. Die Meetingdichte im Kalender steigt stetig, und zwischendrin soll jeder ja auch noch operative Tätigkeiten erledigen.
Die Lösung wird darin liegen, nicht die Nachteile elektronischer Kommunikation gebetsmühlenartig regelmäßig durch immer neue Studien zu belegen, sondern die sinnvolle und angemessene Nutzung dieser Kommunikationsmittel zu vermitteln.
Wichtige und komplexe Mails stimme ich vor dem Versand mit dem Adressaten ab.Dies erhöht die Akzeptanz in jeder Hinsicht.Vorsicht ist geboten, wenn man Alibi- bzw. Rechtfertigung-Mails erhält; hier muss an der Kommunikation gearbeitet werden.
Auch wenn das Schreiben einer E-Mail einfach scheint, kann sie den persönlichen Kontakt nicht ersetzen. Wie oft habe ich bei einem netten und ungeplanten Plausch mit Kollegen schnell und unkompliziert Dinge klären können. Keep in Touch!
Bei 450 Befragten ist es fraglich, ob das Ergebnis "34 mal häufiger" ein vertrauensvolles Ergebnis ist! Die Grundmenge ist zu klein und es kommt doch sehr auf die Fragesteller an: Kommen diese bei den Befragten sympathisch rüber?
Desungeachtet: Die wichtigste Art der effektiven Kommunikation sind die Gespräche an der Kaffeemaschine! Deshalb sollte jede Firma einen ansprechenden Pausenraum haben!