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07.12.2018 4. Aussteller und bestätigende Personen
Frage & Antwort

Umstempelvereinbarung und neue Datenschutzgrundverordnung

Um eine Konformität der Umstempelbescheinigung zu bestätigen, brauche ich den Abgleich des Stempelzeichens und des Umstemplers mit der Umstempelvereinbarung. Was mache ich aber, wenn mir die betreffende Firma diese Vereinbarung (Liste mit den Namen) unter Berufung auf die neue DSGVO nicht aushändigt? Ich müsste ansonsten das Material zurückweisen, da ich keine lückenlose Rückverfolgbarkeit habe.

Antwort:

Da mir keine Informationen zu Ihrer Firma/Organisation vorliegen, gehe ich bei meiner Antwort davon aus, dass Ihr Unternehmen Produkte, möglicherweise im Druckgerätebereich, herstellt.

Die von Ihnen genannte "Umstempelvereinbarung" ist ein absolut internes und vertrauliches Papier zwischen einer Firma und der für sie zuständigen Abnahmeorganisation, z.B. einem TÜV. Die Umstempelberechtigung stellt eine besondere Vertrauensstellung des Umstemplers gegenüber der Abnahmeorganisation und gegenüber niemanden sonst dar, die von dem Erlaubnisgeber (Abnahmeorganisation) auch ständig beobachtet wird.

Es handelt sich also um eine unternehmensinterne Angelegenheit, die für Kunden nicht zugänglich gemacht werden muss. Insofern spielt tatsächlich die Datenschutzverordnung eine Rolle.

In Bezug auf die Rückverfolgbarkeit haben wir es mit einem Kettensystem zu tun. Als Vertragspartner haben Sie nur Zugriff auf das Kettenglied vor Ihnen.

Vergleichen könnte man diese Situation mit folgendem Szenario: Sie verlangen vom "Abnahmebeauftragen" des Herstellers seine Beauftragung, um festzustellen, dass dieser ordnungsgemäß beauftragt wurde.

Ausschließlich Abnahmeorganisationen, die ihre Zustimmung zur Tätigkeit eines Umstemplers gegeben haben, sind berechtigt, über diesen Daten einzuholen, um ihre Zustimmung zu erteilen. Sie als Kunde eines Lieferanten müssen das als Tatsache anerkennen.

Im Übrigen hat diese Forderung nach der Bekanntgabe einer Umstemplerliste überhaupt nichts mit der gewünschten Rückverfolgbarkeit zu tun. Selbst eine Umstempelbescheinigung zu erhalten ist bereits ungewöhnlich und als Kulanz zu werten. Ihre Aufgabe als bestellende Firma ist, darauf zu achten, dass Sie eine ordentliche Prüfbescheinigung erhalten und diese intern ständig der Ware zuordnen können (was auch nicht immer einfach ist). Wenn Sie diese Hausaufgaben gelöst haben, dann können Sie im Bedarfsfall rückwärts auf den Lieferanten/Hersteller zurückgreifen.

Produktkonformität und Prüfbescheinigungen
Ing. Ingolf Friederici

Ing. Ingolf Friederici

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Über den Experten

Ingolf Friederici, Experte für Manage-
mentsysteme, Konformitätsfragen und zugehörige Normen, führt seit vielen Jahren Seminare und Workshops durch, schwer-
punktmäßig als unternehmensindividuell gestaltete Inhouse-Veranstaltungen.

ingolf.friederici@gmail.com