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26.06.2009 6. Gesetzliche Grundlagen EG-Richtlinien, GPSG
Frage & Antwort

6.13 Bevollmächtigter für die Zusammenstellung der technischen Dokumentation

In einem Seminar erfuhr ich, dass wir als Maschinenbauunternehmen auf unseren Konformitätserklärungen neuerdings eine Person dokumentieren müssen, die für die technische Dokumentation verantwortlich ist?

Was ist daran dran?

Antwort:

Sie haben schon richtig gehört – aber nicht richtig zugehört!

Wie Sie wissen, richtet sich die Konformitätserklärung nicht an Sie als Kunden, sondern ausschließlich an nationale Behörden. Diese Behörden gehen allen Fällen nach, bei denen die Vermutung besteht, dass Produkte nicht richtlinienkonform sind. Üblicherweise ist ein Part der Überprüfung die Einsichtnahme der technischen Dokumentation (siehe Abschnitt 6.5.1) des Herstellers. Und da hat es in der Vergangenheit immer wieder große Probleme gegeben, wenn der Zugang verwehrt wurde oder wenn der Hersteller im außergemeinschaftlichen Raum, z. B. in Asien, sitzt. Der Importeur hat ja praktisch keine Chance, bei seinem fernöstlichen Lieferanten diese Dokumente zu beschaffen, zumal er bei seiner Bestellung wohl kaum vereinbart hat, dass der Lieferant im – viel später auftretenden Bedarfsfall (bis zu zehn Jahren) – dann diese Dokumentation zusammen- und bereitstellt. Deshalb wird erstmals in einer EG-Richtlinie (nämlich in der MRL) eine solche Person definiert. Sie ist mit vollständigem Namen und Anschrift (kann auch Privatanschrift sein) in der Konformitätserklärung aufzuführen. Die Konsequenzen daraus lesen Sie bitte im Buch nach (siehe Praxistipp).

Achtung:

Dieser Bevollmächtigte ist nicht für den Inhalt der technischen Dokumentation verantwortlich, sondern nur dafür, dass diese der nationalen Behörde in einem angemessenen Zeitraum zur Verfügung gestellt werden kann. Das allerdings ist in vielen Fällen ein überaus schwieriges Unterfangen, da es ja bis hin zu Unterlieferanten und zu Lieferanten außerhalb der Gemeinschaft geht. Problematisch wird das vor allem auch für den Handel und für Importeure!

Da Personal auch einmal wechselt oder aus der Firma ausscheidet, muss praktisch stets eine fortgeschriebene Liste der Bevollmächtigten parat sein, wenn der in einer Konformitätserklärung aufgeführte Bevollmächtigte nicht mehr greifbar ist. Dies ist eine organisatorische Frage und muss im Rahmen des Managementsystems gelöst werden.

Lesen Sie hierzu auch die Abschnitte 6.6 und 5.12.3 im Buch "Produktkonformität" und Muster für die Angabe des Bevollmächtigten für die Zusammenstellung der technischen Dokumentation siehe Konformitätserklärungen siehe Bild 6.2 und Tabelle 6.6.

Produktkonformität und Prüfbescheinigungen
Ing. Ingolf Friederici

Ing. Ingolf Friederici

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Über den Experten

Ingolf Friederici, Experte für Managementsysteme, Konformitätsfragen und zugehörige Normen, führt seit vielen Jahren Seminare und Workshops durch, schwerpunktmäßig als unternehmensindividuell gestaltete Inhouse-Veranstaltungen.

Im expert Verlag, Tübingen, erschien kürzlich sein Buch "Konformität von Produkten - Gesetzliche Anforderungen, Konformitätsbewertungen, Konformitätsdokumente, Prüfbescheinigungen".

Rückfragen beantwortet Herr Friederici gern auch telefonisch unter Tel. 036601 / 556544.

ingolf.friederici@gmail.com