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26.11.2018 Revision der ISO 9001:2015
Frage & Antwort

Welche Informationen gehören in die Kopfzeile von Formularen

Wie soll ich die Kopfzeile gestalten?
Es handelt sich um eine Erstzertifizierung.

Antwort:

Zunächst einmal sind Sie ziemlich frei. Normalerweise muss auf jeden Fall die genaue Bezeichnung der Arbeitsanweisung und die Versionierung (z. B. Version 1) eingetragen werden.So kann man immer genau erkennen, ob es sich um die aktuelle Version handelt.

Die dokumentierten Informationen müssen gelenkt werden. Dazu müssen folgende Fragen beantwortet werden:
- Wer darf etwas erstellen?
- Wie wird dies geprüft und freigegeben?
- Wann wurde es erstellt?
- Wer sind die Adressaten? Wie werden diese bei Änderungen informiert?
- Wo werden die Dokumente, wie lange aufbewahrt?
- Wie verfahren Sie mit den alten Dokumenten?

Sie müssen diese Informationen natürlich nicht alle in die Kopf-/Fußzeile des Dokuments packen. Man kann das auch anders lösen, etwa.indem man eine Dokumenten-Matrix erstellt und dort diese Infos hinterlegt.

Eine Arbeitsanweisung bzw. Prozessbeschreibung sollte gemeinsam mit einem Mitarbeiter erstellt werden, der mit den festzulegenden Arbeitsabläufen vertraut ist. Die Erstellung könnte z.B. zusammen mit einem TURTEL-Modell erfolgen:

- Grenzen Sie den zu beschreibenden Ablauf ein, damit die Anweisung überschaubar bleibt.
- Definieren Sie Schnittstellen klar und deutlich, so dass Zusammenhänge und Bezüge zu anderen Tätigkeiten sofort hergestellt werden können.
- Beschreiben Sie nicht nur Abläufe und Vorgänge, sondern stellen Sie sicher, dass das Ergebnis erreicht wird.
- Stellen Sie Abläufe gegebenenfalls grafisch dar. Zeichnungen mit Maßen und bildliche Darstellungen (Fotos) tragen wesentlich zum besseren Verständnis bei.
- Geben Sie an, wie die Einhaltung der Vorgaben auch später noch nachgewiesen werden kann und mit welchen Messgrößen der Erfolg gemessen wird.
- Berücksichtigen Sie bei Art und Umfang Ihrer Beschreibungen die Qualifikation und Kenntnisse der betroffenen Mitarbeiter. Diese sollen weder über- noch unterfordert werden.
- Prüfen Sie nach Fertigstellung den Inhalt nicht nur auf Richtigkeit und Verständlichkeit, sondern auch in Bezug auf die Konformität mit den Forderungen der ISO 9001.

Grundsätzlich sollte die Beschreibung so genau wie nötig sein, sonst nehmen Sie Ihren Mitarbeitern jeglichen Spielraum. Den Arbeitsanweisungen können Formblätter für die Dokumentation von Qualitätsprüfungen oder Wartungsarbeiten beigefügt werden.

Der Mitarbeiter trägt den Zeitpunkt und das Ergebnis seiner Prüfung ein und bestätigt die Durchführung jeweils mit seiner Unterschrift. Achten Sie auch darauf im Rahmen der 9001:2015 ist dieArbeitsanweisung das Vorgabedokument und die Ergebnisse sind dann die Dokumente mit Nachweikarakter.


Sollte dieses Dokument einen Vorgänger haben, so ist dieses Dokument mittels einer Versionierung zu kennzeichnen und das alte Dokument abzulegen.

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Über die Experten

Christof Dahl

Dipl.-Kaufmann Christof Dahl , geb. 1971, arbeitete mehrere Jahre als Prüfungsleiter bei PricewaterhouseCoopers in Madrid. Seit 2003 ist er selbstständiger Unternehmensberater und Trainer für Qualitätsmanagement. Als Trainer ist er auch in der Auditoren-Ausbildung aktiv.


Michael Burghartz-Widmann

Michael Burghartz-Widmann, seit 1987 bei einem süddeutschen Automobilhersteller (seit 2010 in Teilzeit) sowie Unternehmensberater zu Themen wie Automotiv, 5S, KVP, Prozess- und Qualitätsmanagement, ist Trainer der Deutschen Gesellschaft für Qualität e. V. (DGQ) und GARP (IHK-Weiterbildung für die Themen Qualitätsmanagement). Er leitet den DGQ-Regionalkreis Stuttgart, ist Mitglied im Vorstand der DGQ und Mitglied in diversen Prüfungsausschüssen.


DIN EN ISO 9001:2015

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