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22.07.2020 IATF 16949
Frage & Antwort

Produktionsprozessfreigabe (PPF) mit Abweichungen (VDA Band 2 - 2020)

Unser VDA Band 2 (2020) unterscheidet sich von dem bisherigen Stand (2012) in einigen Punkten wesentlich, u.a. in den Freigabestufen.
Neben den bisher bekannten Freigabestufen i.O. / bedingt i.O. (zeit- oder mengenbegrenzt) / n.i.O. - finden wir nun neu "Frei mit Abweichungen nach gemeinsamer Risikobewertung zwischen Kunde und Lieferant".

Dies entspricht aus meiner Sicht einer smarten Lösung von alltäglichen Problemen, wenn z. B. mehrere Werkzeuge bei verschiedenen Lieferanten zur Herstellung eines Produkts im Einsatz sind, nicht alle Bauteile der Zeichnung entsprechen und die Bauteile der abweichenden Lieferanten für ein bestimmtes Projekt verwendet werde können. Warum in diesem Fall die Spezifikationen der anderen Lieferanten auflockern.

Nun zur eigentlichen Fragestellung- wie sieht es mit der rechtlichen Bewandtnis einer Freigabe mit Abweichungen aus?
Gilt im Schadensfall ausschließlich die Zeichnung oder gibt der Kunde in diesem Moment eine dauerhafte Lieferfreigabe abweichend zur Zeichnung (bei diesem Lieferant, für dieses Werkzeug, ...)?

Mit einer gewissen Unsicherheit beantworte ich mir diese Frage mit Ja, schließlich heißt der VDA-Band 2 nicht nur "Produktionsprozessfreigabe", sondern auch "Produktfreigabe". Andererseits bestellt der Kunde offiziell nur die Artikelnummer, welche wir auch bestätigen und fleißig liefern. Ein Hinweis zum abweichenden PPF ist dort jedoch nicht zu finden.

Antwort:

Die Begriffe „Abweichgenehmigung“ und „Akzeptanz von Abweichungen“ werden im VDA Band 2: 2020 leider nicht ganz trennscharf definiert bzw. erläutert.

Liegt eine Abweichung zur Spezifikation vor, ist die Organisation verpflichtet, vorab einen entsprechenden Nachweis der Akzeptanz der Abweichung (umgangssprachlich: Abweichgenehmigung) durch den verantwortlichen Leiter der Entwicklung beizubringen. In diesem Fall gibt Ihnen der verantwortliche Entwickler (nicht unbedingt der Kunde) eine dauerhafte Abweichgenehmigung und Sie erhalten ggf. eine darauf basierende (dauerhafte) Lieferfreigabe – trotz Abweichung zur Spezifikation (Zeichnung).

Wegen der hohen juristischen Tragweite sollten solche Dokumente nur von entsprechenden Führungskräften unterzeichnet werden, die die technischen Konsequenzen, die sich aus der Abweichung ergeben, ganzheitlich überblicken und einschätzen können. Die vorab erteilte Abweichgenehmigung muss der PPF-Dokumentation als Anlage beigelegt werden und wird im PPF-Bericht im Feld „Akzeptanz der Abweichung (ohne Änderung weiterer Dokumente)“ referenziert und dokumentiert. An diesem Prozedere hat sich mit dem aktualisierten VDA Band grundsätzlich nichts geändert.

Alternativ kann auch die Spezifikation (Zeichnung) dem Bauteil angepasst werden, was eine Erhöhung des Änderungsstands zur Folge hat und damit eine erneute PPF-Freigabe – dann ohne Abweichung - erforderlich macht. Ich bin kein Jurist, würde diese Alternative aber als die juristisch sicherere Alternative für beide Seiten einschätzen.

Die bisherige „Freigabe mit Auflagen“ oder „Bedingt i.O.“ stellte für den OEM, der das Fahrzeug in den Verkehr bringt, grundsätzlich ein Haftungsrisiko dar, denn mit diesem Entscheid ist dokumentiert, dass ihm „Mängel“ (Abweichungen von der Spezifikation) bekannt waren und, dass er diese mangelhaften Produkte trotzdem bewusst an unbedarfte Endverbraucher geliefert hat. Aus diesem Grund erfolgt die Lieferfreigabe nach dem neuen VDA Band 2 nur noch mit einem digitalen Ergebnis; „Kundentauglich“ oder „Nicht kundentauglich“. Dieses digitale Ergebnis wird von Juristen ganz einfach besser verstanden und ist weniger „angreifbar“.

In diesem Zusammenhang können aber „kleinere“ Mängel – z.B. ein Oberflächenfehler im Werkzeug – nach einer gemeinsamen Risikobewertung durch Organisation und Kunde – wie bisher - (ggf. auch dauerhaft) vom Kunden akzeptiert werden. Eine separate Abweichgenehmigung ist in solch einem Fall nicht notwendig, da der Mangel (in meinem Beispiel) bei der nächsten Überarbeitung des Werkzeuges mit beseitigt werden kann und grundsätzlich kein Sicherheitsrisiko für den Kunden darstellt. Nach Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen muss wegen der Werkzeugänderung wahrscheinlich ohnehin eine aktualisierte PPF-Dokumentation vorgelegt werden. Ein Mangel dieser Art wird also typischerweise bewusst nur für eine bestimmte Stückzahl oder Zeit akzeptiert und an entsprechender Stelle im PPF-Bericht - verwirrenderweise im Feld „Abweichgenehmigung“ - dokumentiert. Umgangssprachlich könnte man dieses Vorgehen auch „Sonderfreigabe“ nennen.

Zusammenfassend hat sich also im Vergleich zur Ausgabe 2013 gar nichts geändert. Die drei Freigabealternativen sind nach wie vor gegeben. (Siehe auch Abb. 4 auf Seite 29 des VDA Bandes 2: 2020.) Lediglich der Gesamtentscheid ist jetzt vordergründig digital; „Kundentauglich“ oder „Nicht kundentauglich“.

Lieferabrufe können grundsätzlich nur erfolgen, wenn für eine bestimmte Sachnummer von einem bestimmten Lieferanten an ein bestimmtes Kundenwerk eine Lieferfreigabe vorliegt. Die Lieferfreigabe erfolgt auf Basis der oben genannten drei Alternativen.

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Über den Experten

Hartmut Ide

Hartmut Ide hatte leitende Funktionen als Qualitätsmanager in der Autoindustrie inne. Seit 2008 arbeitet er als Berater für IQC - Ide Quality Consulting GmbH. Vom VDA QMC wurde er zum Mastertrainer IATF 16949 berufen. Für DGQ, VDA QMC und andere Organisationen ist er als Trainer und Prüfer für Auditoren und im QM-Bereich im Einsatz. Für das deutsche IATF Oversight Office übersetzte er den Standard IATF 16949 ins Deutsche.