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09.08.2019 8D-Report
Frage & Antwort

Was folgt auf 5-Why?

Zur Ursachenanalyse nutzen wir gern die 5-Why-Methode. Bei einem Vortrag habe ich vor einigen Jahren den Ansatz aufgeschnappt, dass man im Rahmen der 5-Why-Methode auch hinterfragen sollte, warum der Fehler nicht früher erkannt wurde. So könnte man auch im Hinblick darauf Verbesserungspotential aufdecken.

Leider kann ich hierzu auch nach intensiver Recherche im Netz keine Informationen finden. Ist Ihnen hierzu ein Ansatz bekannt und können Sie sagen in welche Richtung ich weiter suchen oder eine Schulung finden kann?

Antwort:

Im VDA-Band "8D - Problemlösung in 8 Disziplinen", erschienen 2018, wird im Rahmen der Ursachenanalyse im Abschnitt 4.2 u.a. das 5-Why-Werkzeug angewendet. In diesem Zusammenhang wird neben der Frage "Warum konnte das Problem entstehen" auch die Frage gestellt "Warum wurde das Problem nicht entdeckt?".

Zum Vorgehen:
Beschreiben Sie mit der 5 W Methode Ihr Problem so detailliert, wie möglich.
Je mehr Fakten Sie dabei sammeln, desto schneller gehen Sie der Ursache auf den Grund. Um welche Schwierigkeit handelt es sich, wann ist diese erstmalig aufgetreten und wie häufig? Wer hat es entdeckt und welche Folgen sind daraus entstanden? Es ist besonders wichtig, sich direkt vor Ort ein Bild zu machen. Das Prinzip wird im japanischen „Genchi Genbutsu“ genannt. Versuchen Sie quasi den Ort des Geschehens zu betrachten, mit allen tatsächlich betroffenen Beteiligten zu sprechen, und nicht aus der Ferne vom Schreibtisch aus zu beurteilen. Vermeiden Sie es in dieser Phase, Annahmen zu treffen – Sie könnten falsche Schlüsse ziehen.

Daraus entwickeln Sie passende Maßnahmen.Was trägt dazu bei das Problem abzustellen und wer kann welche Maßnahme umsetzen? Wie lange wird das dauern und welche Folgen wird die Umsetzung haben?

Betrachten Sie nachträglich, ob Ihre Schritte langfristig Wirkung zeigen. Sollten Sie nachbessern? Hat sich daraus eine andere Schwachstelle ergeben?
Oft wird der Zyklus von Fragen zu früh abgebrochen. Die echte Ursache ist dann nicht wirklich beseitigt und es kommt nach einiger Zeit wiederholt zu
Schwierigkeiten.Sie können es testen: Funktioniert der Umkehrschluss Ihrer Annahmen, so sind Sie wahrscheinlich am Ende der Kausalkette angelangt.

Anschl können Sie das Ishikawa Diagramm anwenden Man sollte sich bewusst machen, dass mit Hilfe der 5 Why-Methode nur eine Ursache für eine Problemstellung gefunden wird, doch oft gibt es verschiedene Gründe, die Auslöser sind. Eine Alternative ist beispielsweise das Anfertigen eines Ishikawa Diagramms. Es ermöglicht die Darstellung mehrerer Haupt- und Nebenursachen, die zur Lösung beitragen. Aufgrund des Designs wird es auch häufig Fischgrät bzw. Fishbone-Diagramm genannt.

Wenn Sie dann die Schritte abgearbeitet habe gehen Sie in den PDCA-Zyklus über.

Beim PDCA-Zyklus wird der gesamte Prozess in vier Phasen beziehungsweise Schritte unterteilt. Auf diese Weise können die Fach- und Führungskräfte nicht nur sehr genau planen, sondern auch detaillierte Erfolgskontrollen durchführen.

Phase 1: Plan
In der ersten Phase des PDCA-Zyklus steht die Planung im Fokus jeglicher Handlungen. Das Problem wird zunächst lokalisiert und schriftlich vermerkt. Zudem wird eine Ist-Analyse durchgeführt, die ebenfalls Hintergrundinformationen zur Problemursache enthält. Mithilfe der Analyse des Ist-Zustandes sowie der Problemfestlegung lässt sich im Nachgang ein Ziel bestimmen. Dieses ist unmittelbar mit der Problemlösung sowie den erforderlichen Maßnahmen verknüpft. Sämtliche Planungsergebnisse werden anschließend schriftlich festgehalten.

Phase 2: Do
In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus werden die Maßnahmen, die in der Planungsphase festgelegt worden sind, umgesetzt. In erster Linie sind hierfür genau die Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter involviert, die an der Problemlösung beteiligt sind. Wichtig ist, dass in der Do-Phase sämtliche Aktivitäten dokumentiert werden.

Phase 3: Check
In der Check-Phase des PDCA-Zyklus liegt der Fokus auf der objektiven Betrachtung. Zentrale Frage dabei: Wurde das Ziel erreicht? Die zuvor gesammelten Daten werden hierfür ausgewertet und beurteilt.

Phase 4: Act
In der letzten Phase des PDCA-Zyklus wird der gesamte Prozess reflektiert. Es wird zudem eine Analyse des Soll-Zustands erstellt, die anschließend mit dem Ist-Zustand verglichen wird. Zudem stehen während dieser Phase die Fragen im Vordergrund, was optimiert werden kann und wo sich weitere Potenziale befinden. Wird in der Act-Phase festgestellt, dass das Ziel nicht erreicht worden ist, so wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen.

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Über die Experten

Michael Burghartz-Widmann

Michael Burghartz-Widmann arbeitet seit 1987 bei einem Automobilhersteller und ist Unternehmensberater für Themen wie Automotive, 5S, KVP, Prozess- und Qualitätsmanagement. Daneben ist er Trainer bei der Deutschen Gesellschaft für Qualität e. V. (DGQ) und GARP (IHK-Weiterbildung für die Themen Qualitätsmanagement). Darüber hinaus leitet er den DGQ-Regionalkreis Stuttgart, ist Mitglied im Vorstand der DGQ und Mitglied in diversen Prüfungsausschüssen.


Jörg Roggensack

Jörg Roggensack ist Umsetzungsberater für integrierte Managementsysteme, Prozess-, Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutz-, Mess- und Prüfmittel- managementsysteme sowie Auditierung. Er greift auf über dreißig Jahre Berufserfahrung bei der Luftwaffe, in der Industrie, dem Maschinenbau und Service zurück. Als EFQM Master Assessor beim Ludwig-Erhard-Preis und Auditor in der Zertifizierung hat er seine Kompetenz in Organisationen unterschiedlicher Größe und Ausrichtung eingebracht. Zudem ist er Trainer u.a. bei der Deutschen Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ) und Autor.