Andrea Nowak schreibt in ihrem aktuellen Editorial über zertifizierte Abrechnungsbetrüger.

Das Leben schreibt angeblich die schönsten Geschichten. Mitunter schreibt es auch weniger gute Stories. Eine davon geht so: Ein ambulanter Pflegedienst präsentiert sich mit strahlend schöner Internetseite der interessierten Öffentlichkeit. Diese kann gleich auf der Startseite lesen, dass bei diesem Dienstleister Qualität an oberster Stelle steht und man seit über zehn Jahren nach DIN ISO 9001 zertifiziert ist.

Ein Blick hinter die Kulissen zeigt, dass der Schein trügt. Bei der Abrechnung von Pflegeleistungen nimmt es die Pflegedienstleitung nicht so genau. Pflegebedürftige und deren Angehörigen fallen Unregelmäßigkeiten in verschiedenen Papieren auf, sie informieren die zuständige Kranken- und Pflegekasse.

Es sind einzelne, die das Gesundheitswesen betrügerisch ausnutzen. Doch der Schaden für die Gemeinschaft ist groß, wie unser Beitrag auf Seite 12 zeigt.

Noch haben die Betrüger leichtes Spiel. Zu stark verlassen sich die Krankenversicherungen auf die Hinweise aufmerksamer Kunden und vernachlässigen ihre eigenen Kontrollsysteme. Auch setzen nur etwa ein Drittel der gesetzlichen Krankenversicherungen digitale Technologien für die Datenanalyse ein, um Abrechnungsbetrügereien aufzuklären. Zudem sind bei allen Krankenversicherungen Compliance-Managementsysteme mit integriertem Betrugsmanagement nur wenig verbreitet.

Bei alle diesen Themen gibt es erhebliche Potenziale im Gesundheitswesen. Ob sich die Branche weiterentwickelt, wird der nächste Bericht des Spitzenverbandes der Krankenkassen zeigen.

Andrea Nowak [<a href="mailto:andrea.nowak@hanser.de">andrea.nowak@hanser.de</a>]

20:7

20:7(1)

Editorial Nowak

Deloitte-Studie: Optimismus im Mittelstand

Steigende Produktivität, Profitabilität und höherer Umsatz: Knapp zwei Drittel der mittelständischen Firmen in Deutschland sind zuversichtlich, dass sie ein erfolgreiches Jahr vor sich haben. 63 Prozent der Befragten haben als Reaktion auf Covid-19 die digitale Transformation beschleunigt – im globalen Vergleich hinken deutsche Firmen aber bei der Digitalisierung hinterher.

Knapp zwei Drittel der mittelständischen Firmen in Deutschland sind zuversichtlich, dass sie ein erfolgreiches Jahr vor sich haben. 63 Prozent der Befragten haben als Reaktion auf Covid-19 die digitale Transformation beschleunigt – im globalen Vergleich hinken deutsche Firmen aber bei der Digitalisierung hinterher.

Dass die Krise auch ein produktiver Zustand sein kann, scheint insbesondere auf mittelständisch geprägte Unternehmen zuzutreffen: Während die Covid-19-Pandemie zahlreiche Wirtschaftszweige ausgebremst hat, nutzte ein großer Teil der Unternehmen diese außergewöhnliche Situation, um neue Wachstumsoptionen zu schaffen. So blickt der Mittelstand weltweit heute nahezu durchgehend optimistisch in die nähere Zukunft: 88 Prozent erwarten eine moderate bis starke Umsatzsteigerung im kommenden Jahr. Darüber hinaus sind 68 Prozent zuversichtlich bis sehr zuversichtlich, dass sich ihr Unternehmen in den nächsten zwölf Monaten auch in Sachen Profitabilität und Wachstum erfolgreich entwickeln wird – ein mit dem deutschen Mittelstand durchaus vergleichbares Stimmungsbild (64 Prozent).

Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „Deloitte Private Global Survey“, für die im Auftrag von Deloitte Private zwischen Januar und März 2021 weltweit mehr als 2.700 Führungskräfte befragt wurden.

Unternehmen erwarten positiven Geschäftsverlauf

Für das kommende Jahr stehen für rund die Hälfte der deutschen Unternehmen die Steigerung ihrer Produktivität (56 Prozent), die Entwicklung neuer Produkte und Services (52 Prozent) und der Ausbau des Geschäfts in den bestehenden Märkten (47 Prozent) auf dem Plan. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) erwartet, ihre Profite in den nächsten zwölf Monaten steigern zu können. Gute Nachrichten zudem für Arbeitnehmerinnen und -nehmer: 34 Prozent der deutschen Befragten wollen ihren Mitarbeiterstamm stabil halten. Fast ebenso viele (32 Prozent) wollen gezielt spezifisch qualifizierte Fachkräfte einstellen – und damit deutlich mehr als im globalen Vergleich (18 Prozent). Einen Arbeitsplatzabbau beabsichtigen hingegen nur neun Prozent der deutschen Befragten. „Mittelständische und Familienunternehmen sind nicht nur das Rückgrat der deutschen Wirtschaft, sie erweisen sich ebenso als äußerst robust in wirtschaftlich unruhigeren Zeiten. Fast die Hälfte aller befragten deutschen Unternehmen gibt sogar an, dass ihnen die Covid-19-Krise neue Geschäftschancen eröffnet hat“, berichtet Dr. Christine Wolter, Partnerin von Deloitte Private. „Dabei sind es einmal mehr deren qualitativen Besonderheiten -nämlich ihr hohes Maß an Agilität und ihre auf Langfristigkeit beruhende Strategie.“

Covid-19 als maßgeblicher Digitalisierungstreiber

Eine Antwort auf die stetige Volatilität des Marktes ist die Digitalisierung. Bereits vor Ausbruch der Pandemie hat etwa ein Viertel der befragten deutschen Mittelständler die digitale Transformation ihres Unternehmens angestoßen – ein Trend, der durch die Krise bei 63 Prozent der Unternehmen noch verstärkt wurde. Knapp zwei Drittel der Befragten sehen in IT-Sicherheitslücken und Cyber-Attacken ein zumindest mittleres Unternehmensrisiko – und investieren darum vor allem in die Datensicherheit (38 Prozent). Weitere Investitionen fließen in Data Analytics und Business Intelligence (36 Prozent) sowie in die Automatisierung von Unternehmensprozessen (35 Prozent). Dennoch hinken die deutschen Survey-Teilnehmenden im globalen Vergleich noch hinterher: Während in Deutschland gut ein Drittel der Befragten mitten im Transformationsprozess steckt, trifft das global nur auf 24 Prozent der Unternehmen zu.

Nach den Treibern für die digitale Transformation gefragt, bewerten die Mittelständler zahlreiche Motive gleichermaßen hoch: Den wichtigsten Beweggrund sehen die befragten deutschen Unternehmen in der Reduktion ihrer Kosten (21 Prozent) – global liegt der Aspekt Kostensenkung nur auf Rang vier der Digitalisierungstreiber. Hohe Relevanz hat auch die verbesserte Kundenbindung, die für 16 Prozent aller Unternehmen deutschland- wie auch weltweit ein Grund für die Transformation ist. „ Alle Unternehmensbereiche profitieren von der Digitalisierung ihrer Prozesse, denn sie steigern dadurch ganz erheblich ihre Resilienz“, erklärt Dr. Christine Wolter.

Die Studie kann unter der unten genannten Adresse kostenlos heruntergeladen werden.

<a href="http://www2.deloitte.com/de/de/pages/mittelstand/contents/studie-mittelstand-und-familienunternehmen-2021.html">www2.deloitte.com/de/de/pages/mittelstand/contents/studie-mittelstand-und-familienunternehmen-2021.html</a>

68 Prozent der weltweit Befragten sind zuversichtlich bis sehr zuversichtlich, dass sich ihr Unternehmen in den nächsten zwölf Monaten in  Sachen Umsatz, Profitabilität und Wachstum erfolgreich entwickeln wird – ein mit dem deutschen Mittelstand durchaus vergleichbares Stimmungsbild (64 Prozent).

News Deloitte Studie

Digitale Transformation

Wirtschaft

Innovationen und neue Technologie

Staufen-Studie: Mittelstand ist für den Aufschwung vorbereitet

Laut einer aktuellen Studie von der Unternehmensberatung Staufen zum Thema „Restrukturierung 2021“ sieht sich nur eine Minderheit der Mittelständler in Deutschland in einer existenzbedrohenden Phase, jedes vierte Unternehmen hat dagegen die Krise bereits hinter sich gelassen.

Laut einer aktuellen Studie von der Unternehmensberatung Staufen zum Thema „Restrukturierung 2021“ sieht sich nur eine Minderheit der Mittelständler in Deutschland in einer existenzbedrohenden Phase, jedes vierte Unternehmen hat die Krise bereits hinter sich gelassen.

Der deutsche Mittelstand hat die Folgen der Corona-Pandemie gut abwehren können. Laut der Studie „Restrukturierung 2021“ sieht sich nur eine Minderheit in einer existenzbedrohenden Phase, jedes vierte Unternehmen hat die Krise bereits hinter sich gelassen. Mit einer spürbar veränderten Strategie haben sich 47 Prozent für die Zeit nach Corona neu positioniert. Für die Untersuchung hat die Unternehmensberatung Staufen mehr als 200 Inhaber und Führungskräfte von Unternehmen befragt.

Neuorientierung oder Standortbestimmung unumgänglich

„Die Pandemie bedeutet eine derart großße Zäsur für die meisten Unternehmen, dass eine Neuorientierung oder Standortbestimmung unumgänglich ist“, sagt Andreas Sticher, Partner für Restrukturierung bei der Unternehmensberatung Staufen. „Bei den von uns befragten Unternehmen haben sich nur ganz wenige noch nicht mit einer konkreten Strategie für die Zeit nach Corona beschäftigt, acht Prozent haben ihre Strategiefindung noch nicht abgeschlossen. Knapp die Hälfte der Unternehmen hat

die eigene Strategie für die Nach-Corona-Zeit deutlich angepasst, während 43 Prozent ganz bewusst eine Fortsetzung der

Restrukturierungsexperte Sticher hat im Rahmen der Studie große Unterschiede zwischen den unterschiedlichen Branchen ausgemacht. Denn während der Dienstleistungssektor nur einen geringen Anpassungsbedarf sieht, muss der Handel für die Zeit nach Corona am stärksten umdenken: „Der stationäre Handel steht von zwei Seiten unter Druck, weil einerseits die Lieferketten empfindlich gestört wurden, andererseits aber auch die Kunden aufgrund der Kontaktbeschränkungen verstärkt auf Online-Alternativen ausgewichen sind. Branchenübergreifend sehen wir aber vor allem Optimismus in der Wirtschaft. Drei von vier Unternehmen planen für die Nach-Corona-Zeit mindestens auf dem Niveau von 2019.“

Post-Corona-Agenda: Digitalisierung, agile Prozesse, neue Führungskultur

Die zunehmend positive Stimmung im Mittelstand ist nach Ansicht von Staufen-Berater Sticher auch darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen in den vergangenen Jahren ihre Hausaufgaben gemacht und bereits interne Veränderungsprozesse angestoßen hätten. Damit die anstehende Wachstumsphase richtig genutzt werden könne, müsse der eingeschlagene Weg allerdings konsequent weiterverfolgt werden: „Die Krise hat bisher ignorierte Probleme schonungslos aufgedeckt. Große Herausforderungen für die Unternehmen bleiben die Digitalisierung, die Einführung agiler Prozesse und flexibler Strukturen sowie eine auf hohe Dynamik ausgerichtete Führungskultur. Diese parallel zu bewältigenden Projekte binden viele Ressourcen, sind schlussendlich aber notwendig, wie die Pandemie eindrucksvoll bewiesen hat.“

Aktuell sehen lediglich 17 Prozent der befragten Führungskräfte ihr Unternehmen in einer existenzbedrohenden Krisenphase, 36 Prozent nehmen eine bewältigbare Krisenphase wahr. Bereits jedes vierte Unternehmen hat die Krise hinter sich gelassen und sieht sich schon wieder in einer Wachstums- bzw. sogar Boomphase, während 22 Prozent eine neutrale Stellung einnehmen. Sticher zieht deshalb ein positives Fazit: „2020 war sicherlich ein herausforderndes Jahr und uns stehen noch turbulente Monate bevor. Aber ein Mittelstandssterben in Deutschland sehe ich nicht.“

Füür die Studie „Restrukturierung 2021“ befragte die Unternehmensberatung Staufen im Frühjahr insgesamt 200 Eigentümer und Führungskräfte in Deutschland.

Das kostenlose Whitepaper zum Thema Restrukturierung kann unter der unten genannten Adresse heruntergeladen werden:

<a href="http://www.staufen.ag/whitepaper/">www.staufen.ag/whitepaper/</a>

News Staufen Mittelstand

Global Culture Survey: Unternehmenskultur als Erfolgsfaktor

Um externe Schockwellen wie die aktuelle Covid-19-Pandemie und technologische oder geopolitische Disruptionen dauerhaft abzufedern, werden Kompetenzen wie Flexibilität, Resilienz, schnelle Entscheidungsfindung und agile Arbeitsmethoden für Unternehmen zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Um externe Schockwellen wie die aktuelle Covid-19-Pandemie abzufedern, werden Kompetenzen wie Flexibilität, Resilienz, schnelle Entscheidungsfindung und agile Arbeitsmethoden für Unternehmen zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Im internationalen Vergleich haben deutsche Unternehmen bei diesen wichtigen unternehmenskulturellen Stellschrauben wie Flexibilität, Resilienz, schnelle Entscheidungsfindung und agile Arbeitsmethoden für erhöhte Krisenfestigkeit noch akuten Nachholbedarf. Das belegen die Ergebnisse einer weltweiten Unternehmensbefragung im Rahmen der aktuellen „Global Culture Survey“ von Strategy&, der Strategieberatung von PwC, für die 204 Personen – meist Entscheider – aus deutschen Unternehmen befragt wurden (weltweit insgesamt Befragte: 3.243).

Unternehmenskultur als maßgeblicher Wettbewerbsvorteil

Gerade einmal 57% der befragten deutschen Manager sehen demnach in ihrer Unternehmenskultur einen maßgeblichen Wettbewerbsvorteil zur Bewältigung der Covid-19-Pandemie. Zudem halten nur 44% der deutschen Befragten die Unternehmenskultur für wichtiger als die Strategie oder das Geschäftsmodell. Im europäischen Durchschnitt attestieren 65% und weltweit sogar 68% der Entscheider ihrem Arbeitgeber eine krisenfeste Unternehmenskultur, die dadurch Wettbewerbsvorteile erzeugt. Immerhin sehen sich etwas mehr als zwei Drittel (68%) der befragten deutschen Manager in der Lage, bei Bedarf auf externe Einflüsse schnell genug reagieren zu können. Im europäischen und weltweiten Durchschnitt glauben das sogar jeweils 78% der Befragten.

Gleichzeitig sind 26% der deutschen Befragten der Meinung, dass eine schnelle Entscheidungsfindung während der Pandemiesituation schwieriger geworden ist. „Die globale Pandemie verdeutlicht, wie wichtig eine flexible Unternehmenskultur ist. Agilität und Resilienz sind dabei wichtige Zukunftsfaktoren, um adäquat auf externe Schocks reagieren zu können. Hierzulande werden allerdings noch zu häufig eher traditionelle Formen der Zusammenarbeit gepflegt. Digitale Kollaborationslösungen und agile Arbeitsmethoden sollten nun mit Nachdruck in der unternehmerischen DNA verankert werden“, sagt Dr. Peter Gassmann, Global Leader von Strategy&.

Eine Diskrepanz zeigt sich auch auf die Frage, ob die eigenen Unternehmenswerte von den Führungskräften aktiv vorgelebt werden. Hier stimmen nur 54% der befragten Deutschen zu. Weltweit finden 60%, dass ihre Führungsriege mit gutem Vorbild vorangeht. Dennoch werden die Auswirkungen von Covid-19 auf das operative Geschäft in Deutschland im Vergleich zu Europa und der Welt als weniger dramatisch eingeschätzt. Zwar geben mehr deutsche Unternehmen an, Gewinneinbußen statt -sprünge durch die Pandemie erlitten zu haben (33% Gewinneinbußen vs. 22% Gewinnanstieg); allerdings ist der Anteil geringer als im europäischen Durchschnitt (45% Gewinneinbußen vs. 24% Gewinnanstieg).

Auch der pandemiebedingte Rückgang des Geschäftsvolumens wird unter deutschen Unternehmen als deutlich geringer eingestuft als im europäischen Vergleich – 27% der Befragten in Deutschland registrieren einen Einbruch ihres Geschäftsvolumens, 24% sehen einen Anstieg (Europa: 39% Einbruch vs. 28% Anstieg). Nur 35% der deutschen Unternehmen meinen daher, auf die pandemiebedingte Disruption mit einer Änderung ihrer Prozesse oder Geschäftsmodelle reagieren zu müssen. Demgegenüber glauben 61% der Unternehmen weltweit und 56% der europäischen Firmen, dass die Pandemie eine Anpassung ihrer Geschäftskonzeption erforderlich macht.

Vorsätze: gute Mitarbeiter, mehr Zusammenarbeit, digitale Transformation

Bei der Frage nach den größten Verbesserungspotenzialen in der eigenen Organisation stimmen die Umfrageergebnisse deutscher Unternehmen weitgehend mit dem globalen Trend überein. Als wichtigste Felder zur Optimierung werden das Anwerben und Binden guter Mitarbeiter, eine verbesserte Zusammenarbeit und die digitale Transformation gesehen. Während für deutsche Unternehmen die weitere Qualitätsverbesserung ihrer Produkte und Dienstleistungen zusätzlich im Fokus steht, legen die restlichen europäischen Unternehmen ihren Schwerpunkt vermehrt auf den Ausbau zeitgemäßer und agiler Strukturen – ein Aspekt, der für die deutschen Befragten noch immer eine eher untergeordnete Rolle spielt.

„Die weitere Flexibilisierung von Liefer- und Produktionsketten, die damit verbundene agile Planung und kurze Entscheidungswege müssen auf der CEO-Agenda ganz oben stehen. Wer auch weiterhin internationale Spitzenpositionen belegen möchte, muss die Krise und die Lehren daraus konsequent zur Transformation der eigenen Organisation nutzen, um auch mit künftigen externen Schocks umzugehen und sich nachhaltig strukturelle Wettbewerbsvorteile zu sichern«, so das Fazit von Dr. Peter Gassmann.

Die vollständigen Ergebnisse der Global Cultural Survey finden Sie unter dem nachfolgenden Link.

<a href="http://www.pwc.com/gx/en/issues/upskilling/global-culture-survey-2021.html">www.pwc.com/gx/en/issues/upskilling/global-culture-survey-2021.html</a>

News PWC Unternehmenskultur

Unternehmenskultur

Qualitätsmanagement

Das Zählen von Rußpartikeln soll zukünftig fester Bestandteil der Abgasuntersuchung von Diesel-Pkw sein. Diese Aufgabe erfordert eine ganz neue Art von Messgeräten, die erst einmal entwickelt, geprüft und von den Werkstätten beschafft werden müssen. Um hier eine einheitliche Qualität zu gewährleisten, hat die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) die messtechnischen Anforderungen an solche Partikelzähler in Kooperation mit den betroffenen Stellen erarbeitet.

Um eine einheitliche Qualität von Messgeräten für die Abgasuntersuchung zu gewährleisten, hat die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) die messtechnischen Anforderungen an solche Partikelzähler in Kooperation mit den betroffenen Stellen erarbeitet.

Für bessere Luft in den Innenstädten und Klimaschutz – das Zählen von Rußpartikeln soll zukünftig fester Bestandteil der Abgasuntersuchung von Diesel-Pkw sein. Diese Aufgabe erfordert eine ganz neue Art von Messgeräten, die erst einmal entwickelt, geprüft und von den Werkstätten beschafft werden müssen. Um hier eine einheitliche Qualität zu gewährleisten, hat die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) die messtechnischen Anforderungen an solche Partikelzähler in Kooperation mit den betroffenen Stellen erarbeitet und in der vergangene Woche veröffentlicht: Messgerätehersteller können ihre Geräte nun den PTB-Anforderungen anpassen, Werkstätten dafür sorgen, dass sie rechtzeitig zum 1.1.2023 mit diesen Geräten ausgerüstet sind, und europäische Nachbarländer haben eine Blaupause für vergleichbare eigene Lösungen. Die EU könnte daraus gar eine harmonisierte europäische Lösung entwickeln, wie bei der KFZ-Typzulassung.

An der Anzahl der Partikel im Dieselabgas lässt sich in Zukunft erkennen, ob und wie effektiv der Partikelfilter des Wagens noch funktioniert. Der Grenzwert wird bei 250.000 Partikeln pro Kubikzentimeter Abgas liegen. Ursprünglich hatte der Gesetzgeber schon für dieses Jahr die Zählung von Rußpartikeln im Dieselabgas in der periodischen Abgasuntersuchung (HU/AU) vorgesehen, bevor die Einführung für Euro-6-Dieselkraftfahrzeuge auf den Januar 2023 verschoben wurde. Dadurch haben Gerätehersteller, Prüfbehörden und Werkstätten jetzt die notwendige Zeit, sich auf die komplett neue Aufgabe vorzubereiten.

Die nationale Arbeitsgruppe zur Einführung der Partikelanzahlmesstechnik in der deutschen Abgasuntersuchung (AUPNag), an der relevante Behörden und Industrie-Verbände beteiligt sind, hat nun gemeinsam die Anforderungen an die neuen AU-Partikelmessgeräte erarbeitet, die anschließend von der PTB veröffentlicht wurden (DOI 10.7795/510.20210623). Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die Baumusterprüfungen für diese komplett neue Klasse von AU-Abgasmessgeräten. An der AUPNag beteiligt sind: Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur, Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, Bundesanstalt für Straßenwesen, TÜV, Dekra, Eichbehörden, ASA, VDA, VDIK, ZDK, und die PTB.

Partikelmessgeräte gibt es schon länger. Sie werden beispielsweise in der Atmosphärenforschung oder zur Messung von Aerosolen verwendet oder auch zur Bestimmung der Emissionsgrenzwerte bei der KFZ-Typenzulassung. Eine metrologische Rückführung der Messergebnisse dieser Geräte erfolgte allerdings häufig nicht. Die Herausforderung bestand nun darin, Anforderungen zu erarbeiten, die Partikelzähler ausreichend genau und zuverlässig machen. Gleichzeitig müssen sie für Werkstätten erschwinglich und deutlich einfacher und robuster sein als bisher.

Neues Prüflaborgebäude für Abgasmessung

Messgeräte für die Abgasuntersuchung unterliegen dem Mess- und Eichgesetz und bedürfen einer Baumusterprüfung durch eine Konformitätsbewertungsstelle. Derzeit erteilt nur die Konformitätsbewertungsstelle der PTB entsprechende Bescheinigungen. Daher hat die PTB im Jahr 2018 ein 360 m2 großes Prüflaborgebäude für Abgasmessung in Betrieb genommen. Der 4,4 Millionen Euro teure Neubau, der zwei hochmoderne Laboratorien für Trübungs- und CO-Abgasmessgeräte, ein neuartiges Kalibrierlabor für Partikelzähler sowie den deutschen Partikelanzahlprimärstandard beherbergt, war durch die Verschärfung der Abgasuntersuchungsrichtlinie Ende 2017 nötig geworden.

Die metrologischen Grundlagen wurden seit 2011 im Rahmen eines europäischen Forschungsprogramms sowie durch PTB-interne Mittel erarbeitet. Um dem steigenden Bedarf an Kalibrierungen und Prüfungen gerecht zu werden, wird derzeit ein weiteres Laborgebäude mit jeweils zwei Laboratorien für Partikelzähler und für die Messung von Stickoxiden errichtet und vermutlich im Herbst 2021 übergeben. Die verlässliche Messung von NOx im Automobilabgas ist ebenfalls strategisches Thema metrologischer Forschung und Entwicklung der PTB.

<a href="https://oar.ptb.de/resources/show/10.7795/510.20210623">https://oar.ptb.de/resources/show/10.7795/510.20210623</a>

News PTB

Messgeräte für Partikel

Messtechnik

Werkstoffprüfung

Remote-Leadership – alles ganz einfach?

Remote-Leadership oder Führung auf Distanz ist in Zeiten von Homeoffice an der Tagesordnung. Aber wie bleiben Führungskräfte motiviert, inspiriert und energiegeladen?

An andere Abläufe gewöhnt sich der Mensch (wenn er muss) rasch. Für die meisten ist Homeoffice daher auch im Alltag gut umsetzbar. Also alles gut? Nein, denn gut ist manchmal eben nicht gut genug!

Es gibt viele, die ihre Mühe damit haben. Denn – welch Überraschung – nicht alle Menschen ticken gleich. Es gibt Beziehungsmenschen, für die Homeoffice suboptimal ist. Denn diese Menschen möchten im Team mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Sie brauchen den persönlichen Kontakt. Gerade als Führungskraft ist es wichtig zu wissen, wie die eigenen Mitarbeitenden «funktionieren», um dann auch entsprechend auf diese individuellen Vorlieben und Wünsche reagieren zu können.

So wie nicht alle Menschen gleich sind, haben auch nicht alle Menschen die gleichen Herausforderungen zu meistern. In der akuten Corona-Zeit war die Zusatzhürde beispielsweise für viele Eltern, neben dem doppelten Homeoffice auch noch Homeschooling – und das vielleicht mehrfach – unter einen Hut zu bekommen. Eine Aufgabe, welche an die Substanz geht. Ist man dann noch wohnlich eingeschränkt (nicht jeder lebt in einem geräumigen Haus mit drei Kinderzimmern), wird die Herausforderung zur nervlichen Zerreißprobe.

Ein Hintergrund, der in vielen motivierenden Expertenberichten nicht entsprechend «gewürdigt» wird. Denn die Frage ist ja nicht nur, wie die Führungskraft die Mitarbeitenden motiviert hält, sondern wie die Führungskraft selbst motiviert, inspiriert und energiegeladen bleibt. Denn auch diese Führungskraft ist im Alltag zusätzlich belastet durch die Veränderungen, Homeoffice und Homeschooling.

Auch Führungskräfte brauchen Wertschätzung

Lob, Anerkennung und Wertschätzung laden die inneren Batterien auf. Doch genau davon bekommt die Führungskraft oft sehr wenig ab. Wird sie von den Mitarbeitenden doch einmal gelobt, besteht (je nach Unternehmenskultur) gleich der Verdacht, dass dies blanke Berechnung sei.

Warum sucht der Mensch so sehr nach Bestätigung, Lob oder Anerkennung? Ganz einfach: Soziale Anerkennung macht uns glücklich. Ob dies über direktes Lob, Geld, Statussymbole, Körperkult (Aussehen, Figur, Muskeln etc.) oder auch nur viele Facebook-Likes passiert, ist eigentlich egal.

Im Gehirn sitzt das «Ich will Anerkennung»-Zentrum am gleichen Ort wie das Zentrum, das uns bei Drogenkonsum süchtig werden lässt. An diesem Ort wird Dopamin ausgeschüttet. Anerkennung produziert also gute Gefühle. Und davon wollen wir so viele wie möglich haben. Wenn Führungskräfte wenig Lob und direkte Anerkennung bekommen, müssen diese also selbst für gute Gefühle sorgen.

Denn nichts ist gefährlicher, als wenn man sehr viel arbeitet und das Gefühl hat, nicht weiterzukommen oder dafür keine Anerkennung zu erhalten. Es demotiviert nicht nur, es kann sogar krank machen.

Bei Führungskräften geht man leider immer noch davon aus, dass sie intrinsisch motiviert sein müssen und darum keine Wertschätzung von außen benötigen. Weit gefehlt! Führungskräfte sind schließlich Menschen und jeder Mensch braucht Wertschätzung.

Jetzt reiß dich doch zusammen und sei motiviert

Welche Möglichkeiten hat eine Führungskraft, sich selbst zu motivieren? Frühmorgens mit einem lauten «Tschakka» aus dem Bett zu springen, ist für viele doch etwas zu überdreht und für die meisten Menschen keine Option. Folgende drei Möglichkeiten sind eine Alternative:

Wann haben Sie sich das letzte Mal selbst gelobt? Viele können diese Frage nicht beantworten, im gleichen Atemzug aber erzählen, wie der innere Kritiker sie immer wieder »kaputtmacht».

Innere Dialoge wie »Du Depp! Das hättest du doch wissen müssen!» oder «Ich Idiot! Eigentlich müsste ich damit doch schon lange fertig sein!« sind bei vielen Menschen normal. Dass diese inneren Dialoge auf uns wirken, muss nicht extra betont werden.

Wir fühlen uns danach sicher nicht besser. Außer wir wenden das gleiche Prinzip positiv an: Hängen Sie sich einen kleinen Erinnerungszettel an Ihren Bildschirm mit einem »L« (für Lob) oder sonst einem Zeichen, das Sie dazu auffordert, Ihren inneren Fokus auf den kleinen Alltagserfolgen gerichtet zu halten.

Loben Sie sich öfters selbst! Die unangenehme E-Mail, die jetzt endlich raus ist, das heikle Gespräch, oder ein Verkaufserfolg: »Yes! Gut gemacht!« Das klingt für den ersten Moment komisch, wirkt aber trotzdem.

Friedrich Nietzsche meinte schon 1889 in seinem Buch Götzen-Dämmerung: »Hat man sein Warum des Lebens, so verträgt man sich fast mit jedem Wie.« Oder etwas populärer ausgedrückt: »Wer ein Warum hat zu leben, erträgt fast jedes Wie.«

Nicht nur Mitarbeitende und Kunden hätten gerne eine Antwort auf die Sinnfrage ihrer Arbeit. Auch Führungskräften gibt dieses Warum sehr viel Kraft und Sicherheit. Auf die Frage «Warum das alles?» findet man nicht immer sofort die perfekte Antwort.

Der Sinn der Arbeit schafft Motivation und Identifikation. Befassen Sie sich im Unternehmen also nicht nur mit Prozess-, Projekt- oder Qualitätsmanagement. Nehmen Sie Sinnmanagement auf die Traktandenliste und finden Sie auch Ihr persönliches «Warum» in Bezug auf Ihre Führungsaufgabe. Denn wer weiß, warum er die Arbeit macht, ist meist auch motiviert.

Möglichkeit 3: Bewusstsein und  Entspannung

Nehmen Sie sich jede Woche mindestens eine halbe Stunde Zeit für sich. Schreiben Sie in Ihr Notizbuch, wie die Woche war. Welche Erfolge Sie feiern durften. Welche Magenschmerzen Sie plagten und warum Sie im Mitarbeitergespräch falsch reagiert haben. Dies schafft Bewusstsein.

Sich selbst bewusst zu sein ist die beste Burn-out-Prophylaxe, die Sie machen können. Setzen Sie das jede Woche um, hilft es Ihnen, persönliche Muster zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Am besten beginnen Sie «Ihre» halbe Stunde mit einer 20-minütigen Meditation. Die damit insgesamt 50 Minuten werden zu Ihren wertvollsten Minuten in der Woche werden. Versprochen.

Verantwortung für sich selbst  übernehmen

Wenn Sie meinen, dass diese Tipps zu banal seien, haben Sie natürlich absolut recht. Diese wirksamen Tipps sind leicht umzusetzen und kosten auch kein Geld.

Viele Führungskräfte befanden sich genau an der Burn-out-Schwelle und hätten nie gedacht hätten, einmal da zu stehen – oder sie gar zu überschreiten. Als Führungskraft haben Sie die Verantwortung dafür, selbst fit zu bleiben, genügend Energie und Motivation zu haben. Nicht nur gegenüber sich selbst, sondern auch für Ihre Mitarbeitenden, für Ihre Kunden, aber natürlich in erster Linie vor allem für Ihre Familie.

Rasche Veränderungen sind  die neue Normalität

Viele sehnen sich nach der Normalität von früher. Doch diese Normalität wird nicht mehr zurückkehren. Wir werden uns an eine neue Normalität gewöhnen müssen. Das bedeutet, dass Veränderungen noch schneller vor sich gehen. Dass sich viele Dinge, die bisher als sicher und verlässlich gegolten haben, plötzlich verändern. Die technische Entwicklung, das haben wir in einem Jahr Corona erlebt, kann unglaublich schnell Fahrt aufnehmen und ganze Branchen eliminieren oder andere Branchen positiv beflügeln.

Veränderungen werden also normal. Das Problem dabei ist, dass sie den Menschen Angst machen. Auch wenn gerade in Unternehmen Angst selten ein Thema ist, gibt es drei Verhaltensweisen von Menschen im Umgang mit Veränderungen:

<ul><li> Veränderungen ignorieren,</li><li>Veränderungen mit sich selbst ausmachen,</li><li>Gegendruck geben.</li></ul>

Beginnen wir mit dem letzten Punkt: Menschen, die Gegendruck erzeugen, hat man als Führungskraft meist im Griff. Da weiß man wenigstens, woran man ist. Die Mitarbeitenden werden sagen, was alles nicht geht, warum das Projekt sinnlos ist, und dass man die Ressourcen lieber auf das Tagesgeschäft fokussieren sollte.

Mitarbeitende der zwei anderen Kategorien sind schwieriger einzuschätzen. Da geht die Gefühlslage von Gleichgültigkeit bis Panik (die man im Außen allerdings nicht mitbekommt). Hier müsste eine Führungskraft die eigenen Mitarbeitenden sehr gut kennen, um abschätzen zu können, wie es (wirklich) um sie steht.

Was bedeutet das für die Führungskraft von heute? Führung wird noch persönlicher. Wir haben es im Remote-Leadership bemerkt: Ja, wir müssen online fit sein. Entscheidend ist aber die Unternehmenskultur. Durch die räumliche Distanz muss man versuchen, persönlich näher an die Menschen heranzukommen.

Führung auf Distanz funktioniert also nur dann wirklich gut, wenn die Basis stimmt. Wenn eine vertrauensvolle Beziehung zu den Mitarbeitenden besteht. Führungskräfte müssen diese Mitarbeitenden jederzeit mit auf den Weg nehmen und ihnen auch erklären, warum man auf diesem Weg ist und was jeder einzelne zum gemeinsamen Erfolg beitragen kann. Genau für diese entscheidende Aufgabe braucht es Führungskräfte, die fit sind – mental und körperlich. Selbstmanagement wird also gerade für Führungskräfte zum absolut entscheidendsten Baustein. W

©IRStone – <a href="http://stock.adobe.com">stock.adobe.com</a>

Dudas - Hauptartikel

Dudas S.: Mit Sinn durchs Leben: So gewinnen Sie mehr Erfüllung in Beruf und Privatleben, Midas Verlag, Zürich 2021

Stefan Dudas ist Business-Experte für Sinngebung. Der Keynote-Speaker, Coach und Autor legt das Fundament für neue Denk-Ansätze und vermittelt Sinnhaftigkeit in Führung, Kommunikation und Motivation.

Stefan Dudas T +41 249 48 48 <a href="http://www.stefandudas.com">www.stefandudas.com</a>

Führung / Leadership

Führung

Management allgemein

Mit Künstlicher Intelligenz zu mehr Wertschöpfung im Auditprozess

Wer vor der Pandemie noch mit Papier und Stift auditierte, dürfte spätestens jetzt die Vorteile digitaler Lösungen erkannt haben. Doch digital ist nicht gleich digitalisiert. Auch wenn Remote Audits die Digitalisierung im Auditumfeld erheblich vorangetrieben haben, bleiben immer noch viele Potenziale ungenutzt. Mit dem Einsatz Künstlicher Intelligenz im Auditprozess können nicht nur stupide Arbeiten eliminiert, sondern es kann auch einer digitalen Transformation entgegengestrebt werden.

Auch wenn Remote Audits die Digitalisierung im Auditumfeld erheblich vorangetrieben haben, bleiben immer noch viele Potenziale ungenutzt. Mit dem Einsatz Künstlicher Intelligenz im Auditprozess können nicht nur stupide Arbeiten eliminiert, sondern es kann auch einer digitalen Transformation entgegengestrebt werden.

 Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten in allen Bereichen voran und macht auch vor dem Auditmanagement keinen Halt. Nicht zuletzt getrieben durch die Covid-Pandemie, erlebten vor allem Remote Audits nun eine Blütezeit. Als Grundlage für eine erfolgreiche Durchführung von Remote Audits setzen bereits einige Unternehmen auf digitale Auditplattformen. Mit einem digitalen Auditprozess lassen sich nicht nur Dokumentations- und Kommunikationsaufwand maßgeblich reduzieren, sondern auch erhobene Daten zentral speichern und auswerten. Auf diese Weise kann bereits ein erheblicher Mehrwert für die Unternehmensentwicklung entstehen.

Was aber passiert, wenn das Ganze noch einen Schritt weitergeht? Neue Technologien wie der Einsatz von künstlicher Intelligenz werden nicht nur den Digitalisierungsgrad des Auditprozesses erhöhen, sondern auch eine digitale Transformation im Auditmanagement ermöglichen.

Betrachtet man die Digitalisierung im unternehmerischen Kontext, lassen sich grob drei Stufen unterscheiden: Digitisierung, Digitalisierung und digitale Transformation (Bild 1).

<ul><li>Zu Beginn der Pandemie standen viele Unternehmen bei ihren Auditprozessen vor einer großen Herausforderung, denn schätzungsweise 95 Prozent der Unternehmen in Deutschland befinden sich noch auf der ersten Digitalisierungsstufe, der Digitisierung. Damit ist die Umwandlung analoger Daten in ein digitales Format gemeint, das in irgendeiner Form ausgewertet und weiterverarbeitet werden kann (z.B. bei der Nutzung von Excel-Tools oder Checklisten-Apps).</li><li>Erst ab der zweiten Stufe findet eine Digitalisierung statt, also wenn fortgeschrittene digitale Technologien genutzt werden und sich so die Prozesse signifikant ändern. Darunter fällt zum Beispiel der Einsatz digitaler Auditplattformen (z.B. die AuditCloud von nextAudit).</li><li>Digitale Transformation geht schließlich noch einen Schritt weiter und ermöglicht völlig neue digitale Geschäftsmodelle auf Basis von Auditdaten.</li></ul>

Wo genau uns die Reise letztendlich hinführt, ist noch unklar, aber aktuelle Erkenntnisse sprechen beispielsweise für Microconsulting mit bestehenden Auditdaten oder den Aufbau von Vertrauensnetzwerken im Lieferantenmanagement.

Neben vielen anderen technologischen Treibern (Smart Glasses, Breitband-Internet via Satellit, Indoor-Location-Systeme, Blockchain etc.) kann insbesondere der Einsatz von künstlicher Intelligenz den Auditprozess in Zukunft nachhaltig verändern und dabei nicht-wertschöpfende Tätigkeiten zu einem großen Teil beseitigen.

Viele triviale Prozessschritte wie simple Nachweisprüfungen lassen sich durch KI-Unterstützung erheblich vereinfachen und der Fokus kann mehr auf inhaltliche Arbeit gelegt werden. Das bedeutet gleichzeitig, dass Auditoren künftig noch mehr Fachexpertise benötigen und mehr Berater und Schiedsrichter als Berichtschreiber sind.

Für die Nutzung von KI-Algorithmen im Auditumfeld gibt es verschiedene Möglichkeiten, die den Auditalltag massiv erleichtern können. Die Überprüfung erbrachter Nachweise auf Plausibilität und Korrektheit lässt sich etwa mit automatischer Dokumentenverarbeitung wirksam umsetzen.

Sehr effizient und verlässlich funktioniert das Verfahren aktuell schon in der Rechnungsprüfung. Das Prinzip beruht darauf, dass bestimmte inhaltliche und strukturelle Merkmale eines Dokuments mit einer großen Datenbank abgeglichen werden und so aufgrund von Ähnlichkeiten eine Einschätzung über die Echtheit des Dokumentes getroffen werden kann. Bei einem ISO 9001-Zertifikat könnte das bedeuten, dass wesentliche Elemente wie Stempel, Unterschrift, Angabe des auditierten Standards sowie eine gültige Zertifikat-Registrier-Nummer vorhanden sein müssen, um einen positiven Abgleich zu erzielen.

Clustering von Feststellungen und  Maßnahmen

Mit Hilfe von Clusteranalysen, einer Disziplin des Data Mining, können versteckte Muster in Feststellungen und Maßnahmen aufgedeckt werden. Dabei werden die im Datenbestand gefundenen Objekte aufgrund von Ähnlichkeitsstrukturen bestimmten Gruppen zugeordnet. Das Ziel ist die automatisierte Erkennung von Mustern ohne menschlichen Pflegeaufwand. So können versteckte systematische Problemfelder deutlich besser und zuverlässiger erkannt werden und es kann proaktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens gearbeitet werden.

Da Verfahren des Data Mining in der Regel auf strukturierten Daten basieren, müssen die Informationen zunächst entsprechend aufbereitet werden. Hier kommt Text Mining zum Einsatz, eine Methode zur Identifikation und Extraktion relevanter strukturierter Informationen aus unstrukturierten Texten. Um eine feinkörnige semantische Analyse und somit eine gezielte Klassifizierung und Gruppierung von Feststellungen und Maßnahmen zu erreichen, müssen neuartige Methoden im Bereich von Text Mining und Auditmanagement erforscht und evaluiert werden.

In einem gemeinsamen Projekt mit nextAudit und Studierenden der RWTH Aachen konnten bereits vielversprechende Ergebnisse erzielt werden.

Im Bereich des Maßnahmenmanagements lassen sich Daten aus vergangenen Audits optimal nutzen, um Vorschläge für potenzielle Maßnahmen abzuleiten. Über Ähnlichkeitsanalysen, die auf dem Clustering und dabei insbesondere auf Natural Language Processing (NLP) Ansätzen basieren, können bestehende Feststellungen mit neuen verglichen und dabei aussagekräftige Empfehlungen für passende Maßnahmen getroffen werden.

Im sehr vereinfachten Beispiel der vergangenen Feststellung „Die Auditplanung ist unvollständig“ und der neuen Feststellung „Audits fehlen im Auditplan“ kann der Algorithmus die Kongruenz der beiden Feststellungen erkennen und die aus der Vergangenheit definierte Maßnahme „Auditplanungsprozess anpassen“ ebenfalls für die neue Feststellung vorschlagen.

Dem zugrunde liegt die Funktionsweise eines Recommender Systems, also eines Empfehlungsdienstes, der die vorhandenen Daten filtert und analysiert und daraus Empfehlungen generiert. Für automatisierte Maßnahmenvorschläge wird ein Recommender System benötigt, das den Kontext der Fragestellungen und Maßnahmen im Audit gezielt berücksichtigen kann.

Die Herausforderung besteht darin, dass eine Zuordnung von Feststellungen und geeigneten Maßnahmen nicht ausschließlich über eine inhalts- oder kontextbasierte Filterung erfolgen kann und darüber hinaus nur wirksame Maßnahmen empfohlen werden sollen.

Ansätze für effiziente und  wertstiftende Auditprozesse

 Auch wenn durch die Pandemie und die damit verbundene Durchführung von Remote Audits vermehrt Auditprozesse digitalisiert wurden, befinden sich die meisten Unternehmen zumindest in diesem Bereich noch in der Anfangsphase der Digitalisierung und können viele bestehende Potenziale nicht ausschöpfen.

Künstliche Intelligenz bietet vielversprechende Ansatzpunkte, um Auditprozesse in Zukunft effizienter und damit wertstiftender zu gestalten. Mit Ansätzen wie der automatischen Dokumentenprüfung, der intelligenten Empfehlung von geeigneten Maßnahmen und dem Clustering vorhandenen Wissens bestehen somit bereits jetzt aussichtsreiche Möglichkeiten für eine Zukunft intelligenter Audits und damit vielleicht auch einer digitalen Transformation von Auditprozessen:

Wer weiß, ob wir im Jahr 2030 noch jeden Lieferanten selbst auditieren und uns nicht auf eine Art „Kununu-Score“ für Audits verlassen werden oder unsere ermittelten Maßnahmen auf „<a href="http://frag-einen-auditor.de" target="_blank">frag-einen-auditor.de</a>“ vermarkten?

Digitale Audits_Stoffers

 Buschmann, D.; Stoffers, A.; Schmitt R. H.: Sind Audits immer zeitraubend und  unwirksam? Warum digitalisierte Audits großes Potenzial haben. In: QZ Qualität und Zuverlässigkeit, 65 (2020) 12, S. 42-45,  Carl Hanser Verlag München

Dipl.-Wirt.-Ing. Alexander Stoffers ist Gründer von nextAudit UG, Aachen und  digitalisiert auf Basis der AuditCloud unternehmensinterne und -übergreifende Auditprozesse seiner Kunden.

Alexander Stoffers T 0241 8943 7950 <a href="mailto:stoffers@next-audit.de">stoffers@next-audit.de</a>

Ein Recommender System ist ein Empfehlungsdienst, der vorhandene Daten filtert, analysiert und auf dieser Grundlage gezielte Empfehlungen erstellt, die für einen bestimmten Anwendungsfall relevant sind. Häufig werden Recommender Systems im Bereich E-Commerce und Werbung eingesetzt, um Konsumenten (weitere) geeignete Produkte vorzuschlagen.

Unter Data Mining versteht man eine Reihe von Verfahren zur Identifikation von Mustern und Zusammenhängen in einem strukturierten Datenset. Dazu zählen beispielsweise Datensätze in CRM- oder ERP-Systemen.

Natural Language Processing (NLP) beschreibt die computerbasierte Erfassung und Verarbeitung natürlicher Sprache unter Zuhilfenahme von Erkenntnissen aus der Sprachwissenschaft und Methoden der modernen Informatik sowie künstlichen Intelligenz.

Text Mining bezieht sich auf die Analyse unstrukturierter Datensätze und die Extraktion der erforderlichen strukturierten Daten, um diese für die weitere Verwendung aufzubereiten.

Typische Anwendungsbeispiele für Text Mining-Methoden sind etwa Spamfilter oder das Aufdecken von Plagiaten.

Audit / Auditierung

Qualitätsmethoden

Audit-Software, Auditmanagement

Software

Wie ein Reinraumhersteller mit integriertem Management GxP erfüllt

Ein Hersteller von Reinraum-Isolatoren setzt in der Umsetzung und Erfüllung unterschiedlicher Normen und Richtlinien für „Gute Arbeitspraxis“ (GxP) auf eine Softwarelösung von Consense. Das Integrierte Managementsystem unterstützt das wachsende Unternehmen mit papierloser Dokumentation, automatisierten Abläufen sowie der systematischen Organisation und Dokumentation von Schulungen.

Pharmazeutische Isolatoren sorgen für ein reines Arbeitsumfeld: Die Anlagen schützen Produkt, Nutzer und Umwelt. Sie schirmen beispielsweise die Produktionsbereiche zur Herstellung empfindlicher Güter hermetisch ab. Materialien und Gegenstände lassen sich keimfrei ein- und ausschleusen. Die Skan AG aus Allschwil in der Schweiz, einer der führenden Anbieter im Bereich der pharmazeutischen Isolatoren, zählt zu den Pionierfirmen in den Fachbereichen Reinraumausrüstungen und Bau von Reinraum-Isolatoren für die pharmazeutische Industrie. Das Unternehmen beschäftigt heute weltweit etwa 900 Mitarbeiter und hat Tochtergesellschaften in Japan und den USA. Es startete als Handelsunternehmen, begann später mit der Herstellung von Softwall-Isolatoren, die dann zu beständigen, gut zu reinigenden Zellen aus Edelstahl und Glas weiterentwickelt wurden. Sie sind für die aseptische oder aseptisch-toxische Anwendung ausgelegt und erfüllen höchste Anforderungen an die Reinheit.

Die Anlagen schützen überwiegend Produkte vor ihrer Umgebung. Sie werden beispielsweise zur Abfüllung biologischer Impfstoffe eingesetzt, die oft auf Protein-Basis hergestellt werden, steril sein müssen, aber keine Hitze vertragen. Daher müssen sie bei Raumtemperatur verarbeitet und abgefüllt werden. Für den gesamten Produktions- und Füllprozess wird eine reine Umgebung benötigt.

Kunden aus aller Welt vertrauen auf die erstklassige Qualität der Anlagen aus der Schweiz. Selbstverständlich nimmt das Qualitätsmanagement einen hohen Stellenwert im Unternehmen ein. Bis vor einiger Zeit nutzte Skan noch ein papierbasiertes Qualitätsmanagementsystem. Mit dem starken Wachstum des Unternehmens wurde der Aufwand für die Pflege des QM-Systems jedoch immer höher.

Regelmäßige Aufgaben wie die Aktualisierung von Dokumenten, die Nachverfolgung von Maßnahmen, kontinuierliche Mitarbeiterschulungen und vieles mehr waren kaum noch zu managen. Es wurde mit Unmengen von Papier und Tabellen gearbeitet. Das war sehr aufwendig und erschwerte die Kontrolle, sodass sich leicht Fehler einschleichen konnten.

Daher entschieden die Verantwortlichen, dass ein softwarebasiertes QM-System die Papierversion des Qualitätsmanagements ablösen sollte – vorzugsweise ein Integriertes Managementsystem, welches verschiedene Normen und Vorgaben unter einer einheitlichen Oberfläche verwaltet, damit sich Synergien nutzen lassen.

Nach intensiver Suche standen am Ende zwei Systeme zur Auswahl. Die Technologien ähnelten sich, Consense GxP Enterprise überzeugte aber vor allem durch die intuitivere Bedienbarkeit. Und auch das ergänzende Modul Consense Schulungsmanagement passte sehr gut zu den Anforderungen.

Einfachere Umsetzung der  Richtlinien für „Gute Arbeitspraxis“

 Consense GxP ist auf Unternehmen aus streng regulierten Branchen zugeschnitten, u. a. aus der Medizin, Medizintechnik, Pharmazie oder dem Gesundheitswesen.

Als Integriertes Managementsystem erleichtert die Software die Umsetzung und Erfüllung der Richtlinien für „Gute Arbeitspraxis“ und unterstützt mit vielen hilfreichen Funktionalitäten bei der Einhaltung verschiedener nationaler und internationaler Richtlinien, Gesetze und Normen. Dazu zählen u. a. der Einsatz elektronischer Freigabe-Workflows, eine lückenlose Dokumentation, ein zuverlässiger Zugriffsschutz durch ein detailliert festgelegtes Rollen- und Rechtekonzept, die Möglichkeit der Integration von Online-Tests und Schulungen sowie das Erstellen von Befähigungsprofilen, die Auskunft über den Stand der Mitarbeiterbefähigungen geben. Die Enterprise-Version ist zudem auf Organisationen mit mehreren Standorten und komplexeren Strukturen zugeschnitten.

Im Juni 2018 begann bei der Skan AG die Einführung des neuen Integrierten Managementsystems. Zunächst wurden die für die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 relevanten Prozesse und Dokumente in das QM-System integriert, die zuvor auf Aktualität überprüft worden waren.

 Zur Erstellung der Prozesse nutzte man das in die QM-Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem jegliche Abläufe einfach und schnell in Form von Flussdiagrammen abgebildet werden können. Funktionen und Arbeitsbereiche wurden den jeweils zuständigen Mitarbeitern zugeordnet und somit Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt. Abteilungsspezifische Prozesse, z. B. im Personalwesen, der Produktion oder im Lager des Isolatoren-Herstellers, wurden später von den jeweiligen Abteilungen selbst ausgearbeitet. Das Qualitätsmanagement prüfte am Ende nur noch die Einhaltung der vorgegebenen Form, bevor die Prozesse von den Vorgesetzten der jeweiligen Abteilungen freigegeben wurden.

Mitte 2019 fiel dann der Startschuss für Consense GxP Enterprise. Dabei war es kein Hindernis, dass zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle vorgesehenen Inhalte im System enthalten waren. Die Software bietet die Möglichkeit der Verlinkung. Noch nicht übertragene Dokumente wurden also zunächst verlinkt und dann nach und nach in das System eingepflegt.

Mit softwarebasiertem System  zu papierloser Dokumentation

Das Integrierte Managementsystem erleichtert nun den Arbeitsalltag bei der Skan AG. Es stellt für jeden der mehr als 530 Beschäftigten am Standort Allschwil automatisch die jeweils relevanten Informationen individuell zusammen.

Direkt auf der Startseite mit personalisierter Ansprache werden jedem Nutzer die wichtigsten Prozesse und aktuellen Aufgaben angezeigt. Das im System hinterlegte Rollen- und Rechtesystem regelt ebenfalls ganz individuell die Verteilung von Inhalten. Die Mitarbeiter erhalten nur die Informationen in der jeweils aktuellen und gültigen Version, die sie tatsächlich benötigen. Änderungen werden über das System kommuniziert, das die Nutzer dazu auffordert, ihre Kenntnisnahme zu bestätigen.

Auch die Suche nach Informationen ist jetzt für die Beschäftigten einfacher und schneller geworden. Die Software bietet hier verschiedene Wege: Entweder nutzt man die Suchfunktion oder man klickt einfach den entsprechenden Teilprozess in der Prozesslandkarte an. Dann gelangt man über Verknüpfungen zu den hinterlegten Informationen und Dokumenten. Das hat dazu beigetragen, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter für das QM-System deutlich gestiegen ist.

 Mit der Übertragung in die elektronische Form ist das Qualitätsmanagement insgesamt transparenter geworden. Die Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand und es gibt nahezu keine Redundanzen mehr im System.

Mit dem Go-live der Software wurde eine der wichtigsten Anforderungen der Skan AG an das neue Integrierte Managementsystem erfüllt: die papierlose Dokumentation. Das verschafft auch im Unterschriftenprozess eine große Arbeitserleichterung. Zuvor mussten Dokumente ausgedruckt werden, durchliefen die verschiedenen Stationen zur Freigabe und mussten schließlich in Papierform aufbewahrt werden.

Consense GxP Enterprise vereinfacht diesen Vorgang: Das System übernimmt nach festgelegten Workflows die automatisierte Dokumentenlenkung. Nachdem die Verantwortlichen das Dokument freigegeben und elektronisch unterschrieben haben, ist es als aktuelle und gültige Version im System dokumentiert und der Vorgang damit abgeschlossen. Denn das System übernimmt die automatische Benachrichtigung der entsprechenden Mitarbeiter, Tabellen müssen nicht mehr händisch aktualisiert werden und die elektronische Freigabe im validierten System macht die Papierordner überflüssig. Wird eine neue Version freigegeben und elektronisch unterschrieben, so wird die vorige Version automatisch archiviert.

Die Consense-Software ist modular aufgebaut. Anwender wie die Skan AG können ihr System durch viele verschiedene Module (z. B. Auditmanagement, Maßnahmenmanagement, Schulungsmanagement etc.) ergänzen, sodass es ihre individuellen Anforderungen abdeckt.

Das Unternehmen nutzt u. a. das Consense Maßnahmenmanagement, mit dem alle im Unternehmen anfallenden Maßnahmen, die sich z. B. aus Audits, Reklamationen, Verbesserungen oder zahlreichen anderen Quellen ergeben, zentral erfasst und verwaltet werden. Die Maßnahmen werden den entsprechenden Mitarbeitern oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen, die vollständige und termingerechte Erledigung wird nachverfolgt, transparent dokumentiert und in übersichtlichen Berichten aufbereitet. Die Software macht es nun leichter, Fehlerbehebungen zu überwachen.

Bei der Skan AG war man zwar schon immer gut darin, Fehler schnell zu beheben. Aber manchmal fehlten noch Details, die dann aufgrund von Arbeitsauslastung liegen bleiben. Das ist in der Pharmaindustrie nicht akzeptabel, denn alles muss richtig und vollständig dokumentiert werden.

Früher war das extrem mühsam und fand mithilfe von Excel-Tabellen und Papierformularen statt. Jetzt passiert das alles elektronisch. Das System toleriert keine unabgeschlossenen Maßnahmen, erinnert die zuständigen Personen und mahnt. Das hilft dabei, Maßnahmen – insbesondere aus Fehlermeldungen – sauber abzuschließen, vollständig zu dokumentieren und auf ihre Wirksamkeit hin zu prüfen.

Ein weiteres Modul, das Consense Schulungsmanagement, trug bei dem Hersteller von Isolatoren unter anderem mit zur Entscheidung für die Software aus Aachen bei. Denn Isolatoren werden unter anderem zur Herstellung von Impfstoffen genutzt. Maximale Sicherheit ist hier Pflicht. Dafür ist nachzuweisen, dass die Mitarbeiter in der Produktion die Prozesse und Dokumente genau kennen. In der Skan-Akademie finden regelmäßig Präsenzschulungen statt, die anschließend dokumentiert werden müssen. Dieser Nachweis kann nun auch über das Integrierte Managementsystem erbracht werden.

Das Modul Schulungsmanagement unterstützt bei der Planung und Durchführung von Schulungen bis hin zur automatischen Dokumentation der personalisierten Qualifikationen im Profil der jeweiligen Mitarbeiter. Dabei sorgt das Modul für optimale Übersicht und fördert effiziente Abläufe sowie eine strukturierte Organisation.

Bei wiederkehrenden Schulungsmaßnahmen erinnert die Software automatisch an die notwendige Auffrischung. Nur der Geltungsbereich sowie die jeweilige Befristung der Befähigung muss in Consense GxP Enterprise eingestellt werden, dann sehen die entsprechende Person und deren Vorgesetzter auf Ihren personalisierten Oberflächen die ausstehenden Schulungen.

Die Skan AG hat im vergangenen Jahr etwa 100 neue Mitarbeiter eingestellt. Seit Juli 2021 ist das Unternehmen in ein neues Gebäude in Allschwil umgezogen, nicht weit entfernt vom alten Standort. Es bietet dem kräftig wachsenden Unternehmen mehr Kapazitäten, um die internationale Kundschaft mit den Reinraum-Isolatoren zu versorgen.

Das elektronische Managementsystem bietet die Flexibilität, auch solche Veränderungen schnell und mit geringem Aufwand vollziehen zu können. Die Unternehmensstrukturen sind deutlich komplexer geworden, so dass ohne softwaregestütztes System heute nicht alle Prozesse gemeistert werden könnten.

Consense

Kontakt zum Anwender: Skan AG Christian Flüeler Director Group Quality & Compliance <a href="mailto:info@skan.ch">info@skan.ch</a>

Kontakt zum Anbieter: Consense GmbH T 0241-990 93 93-0 <a href="mailto:info@consense-gmbh.de">info@consense-gmbh.de</a>

Software für Integrierte Managementsysteme

Wie sich Pickert & Partner neu aufstellt und für die Zukunft rüstet

Viele Branchen haben aufgrund der Pandemie große Verluste erlitten. Klassische Geschäftsmodelle werden durch die Digitalisierung überholt, Unternehmen müssen sich neu erfinden und anders aufstellen. Sven O. Rimmelspacher hat das etablierte Softwarehaus Pickert & Partner neu strukturiert und erklärt seine Motive.

QZ Herr Rimmelspacher, Sie haben sich Anfang des Jahres aus dem Status Quo gewagt und einige Umstrukturierungen vollzogen. Warum?

Sven O. Rimmelspacher Das ist richtig. Wir möchten jedem unserer Produkte und Projekte und jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter den Raum geben, sich bestmöglich zu entfalten. Um an solchen Ideen fokussiert arbeiten zu können und erfolgreich zu werden, braucht es klare Ziele und einen zeitlichen und finanziellen Rahmen. Daher haben wir uns zum Jahreswechsel entschieden, unser Unternehmen aufzuteilen, daraus eine Unternehmensgruppe unter einer Holding zu bauen und so verschiedene Geschäftsbereiche und Produktlinien unabhängig voneinander besser zu organisieren.

QZ Wie sieht die neue Unternehmensstruktur aus?

 Rimmelspacher Durch die Aufteilung sind zunächst drei Unternehmen entstanden. Die about Zero UG als Holding, die als Beteiligungsgesellschaft, aber auch als Innovator agiert. Die Pickert GmbH, die als Servicegesellschaft für unsere Unternehmen, aber auch für externe Unternehmen auftritt. Und schließlich die Quality Miners GmbH, die ab sofort das gesamte operative Geschäft rund um unsere CAQ-Lösungen übernimmt.

 Rimmelspacher about Zero steht für Ideen rund um Qualität in allen Lebensbereichen. Dabei ist es unerheblich, ob es um die Produkt- und die Prozessqualität in der Industrie, um die Qualität der Zusammenarbeit in den Unternehmen oder auch um Lebensqualität wie Ernährung und Umwelt geht. Dafür investieren wir in vielversprechende Projekte. Das können eigene Ideen oder Start-ups sein, die wir mit unserem eigenen Inkubator und unseren Technologien unterstützen.

QZ Welche Rolle übernimmt nun das Stammhaus Pickert & Partner?

 Rimmelspacher Wir haben unser Geschäftsmodell im Zuge dieser Veränderung gänzlich neu gedacht. Zukünftig entwickelt und erbringt Pickert zentrale Services wie Infrastruktur, IT, Personal, Finanzen, Administration und entwickelt Basistechnologien und -funktionen, die alle Unternehmen einsetzen können. Auch Themen wie Gesundheit, Weiterbildung und Nachhaltigkeit werden behandelt.